L’externalisation de la gestion des informations vous permet de vous concentrer sur vos activités principales

La gestion des informations prend du temps. Il faut une équipe dévouée. Il faut de l’espace physique et numérique. Si ce n’est pas votre expertise, vous risquez de tomber à travers les mailles du filet.

La gestion des informations dédiée protège l’information de votre organisation, de vos clients et de vos employés. Lorsque vous vous associez à Access, vous disposez d’un système de gestion des documents unique et dédié. Ce système comprend ces éléments :

  • Des processus cohérents et documentés pour le stockage des dossiers, la destruction des données et la gestion globale des dossiers et des informations;
  • Une gestion complète des dossiers physiques, hybrides et électroniques au niveau des documents;
  • Une conformité totale aux politiques de gouvernance de l’information établies;
  • Une expertise en gestion documentaire dans votre industrie, assurant la conformité à toutes les réglementations propres à votre secteur;
  • Une gestion des fournisseurs tiers pour assurer une communication sécurisée entre les plateformes;
  • L’intégration, l’extraction, l’indexation, la catégorisation et la validation des données dans les magasins de données internes et externes;
  • La conversion des dossiers physiques en dossiers numériques;
  • Le processus normalisé d’extraction numérique et de téléversement dans toutes les sources;
  • Une gamme complète de solutions hébergées.

Access n’est pas qu’un autre fournisseur. Nous sommes votre partenaire pour une meilleure gouvernance de l’information.

Nos partenaires économisent en moyenne 30 % en externalisant leur gestion des informations

L’externalisation de la gestion des informations crée une conformité à la gouvernance de l’information dans l’ensemble de votre organisation

Lorsque l’information se trouve dans plusieurs pièces ou même dans plusieurs silos d’information, la conformité devient plus compliquée. Quand vous connaissez une hausse, ou une baisse, cela devient encore plus complexe.

La gestion des documents externalisés consolide vos informations, créant un dépôt physique et numérique central qui permet aux utilisateurs certifiés de télécharger des informations, d’y accéder et de les partager.

En interagissant avec vos utilisateurs finaux, nous nous assurons que l’information passe par son cycle de vie conformément au plan.

Évitez les tracas et le risque des systèmes de gestion des informations internes

Traiter votre gestion des informations à l’interne semble être une excellente façon d’économiser de l’argent. Malheureusement, ce n’est généralement pas le cas. Il y a beaucoup de défis, dont ceux-ci :

Formation et roulement du personnel

Vous avez besoin d’un personnel assigné pour gérer la gouvernance et la conformité de l’information. Qu’il s’agisse d’un employé à temps plein ou d’une gestion par plusieurs personnes qui occupent plusieurs postes, il s’agit d’une énorme responsabilité. Il arrive parfois que des difficultés surviennent, notamment dans ces situations :

  • Roulement du personnel;
  • Maladie ou vacances;
  • Périodes de pointe des activités;
  • Acquisitions, fusions, vérifications et autres périodes de pointe.

L’information ne cesse pas de s’accumuler parce que vous manquez de personnel. Garder le cap est une tâche quotidienne qui comporte un risque de non-conformité réglementaire potentielle.

Espace

Si vous entreposez vos dossiers physiques sur place, vous avez besoin d’espace physique. Mais ce n’est pas seulement un espace. Il doit satisfaire aux exigences suivantes :

  • Être suffisamment grand pour gérer la demande de pointe prévue;
  • Être sécurisé de manière à éviter les entrées par effraction;
  • Être climatisé pour prévenir la dégradation;
  • Fournir un accès aux documents en temps opportun au personnel approuvé;
  • Restreindre l’accès aux documents à ceux qui n’ont pas les autorisations appropriées;
  • Être en sécurité en cas d’incendie, de catastrophe naturelle ou d’autres situations d’urgence.

Vous ne voulez pas manquer d’espace pour l’information ni avoir trop d’espace qui est gaspillé. L’une ou l’autre des approches représente un gaspillage d’argent. Nos solutions d’entreposage hors site peuvent vous aider.

Mise à l’échelle

Que vous soyez en pleine croissance ou que vous fassiez des compressions, votre volume d’information peut changer. Cela pourrait signifier d’avoir un manque ou un surplus de personnel. Cela pourrait signifier d’avoir trop ou pas assez d’espace. Cela pourrait signifier de devoir créer un nouveau plan de gouvernance de l’information à la volée, ou pire, de ne pas en tenir compte.

La mise à l’échelle dans n’importe quelle direction signifie un changement à vos processus opérationnels. Cela signifie qu’il est temps de gérer le changement.

Comment l’externalisation de la gestion des documents résout ces problèmes

Ces problèmes ne doivent pas nécessairement être compliqués. Ils peuvent être résolus avec un partenaire de confiance dans les services d’information gérés. Lorsque vous travaillez avec Access, vous obtenez tous les avantages d’un des principaux noms en matière de gestion des informations et de services de gestion de documents à grande échelle.

  • Stockage sécurisé des documents dans des endroits pratiques en Amérique du Nord;
  • Accès facile aux informations physiques et numériques;
  • Coûts prévisibles et réduits : plus besoin de payer pour l’espace excédentaire;
  • Personnel plus productif axé sur les compétences essentielles de l’entreprise;
  • Conformité rigoureuse dans toute votre organisation.

L’externalisation résout plusieurs défis avec une plus grande efficacité. Il est payant de travailler avec un partenaire dédié à votre réussite en matière de gestion des informations.

Solutions d’externalisation de la gestion des dossiers pour votre secteur d’activité

Les règlements varient selon les industries. Les normes de conformité changent au fil du temps. Les lois diffèrent d’un pays à l’autre. Chez Access, nous possédons une expérience approfondie de certaines des industries les plus réglementées au monde, ce qui nous permet de définir ainsi que de gérer vos dossiers et vos informations, et de les adapter facilement à plusieurs compétences.

Ressources des services gérés

Intégration des programmes de confidentialité et de GI

Indexation et structure des métadonnées : Remettre de l’ordre dans le chaos