Normes et définitions des services de conversion

 I. Modalités et conditions diverses

1. Le CLIENT fournira à ACCESS toutes les informations raisonnablement requises afin de permettre à ACCESS de fournir les services liés au projet.
2. Tarification : Tous les services sont soumis à la tarification d’ACCESS figurant dans la Grille tarifaire du CLIENT. La Grille tarifaire est basée sur les volumes estimés et inscrits dans le barème des spécifications.
   Si la tarification d’un service mentionné dans le présent EDT ne figure pas dans la Grille tarifaire du CLIENT, ce service sera soumis aux tarifs alors en vigueur d’ACCESS, sauf entente contraire entre les Parties.
3. Heures d’ouverture : Les services décrits dans le présent EDT seront fournis pendant les heures normales d’ouverture dans la Succursale de service locale. Si le CLIENT réclame des services en dehors des heures d’ouverture habituelles, une prime de 1,5 fois le tarif normal est appliquée.
4. Facturation et modalités de paiement : Sauf indication contraire aux présentes, et uniquement en ce qui concerne le paiement au titre du présent EDT, la facturation et les modalités de paiement sont celles indiquées dans le contrat entre ACCESS et le CLIENT.
5. Échange de garde :
   1. Le CLIENT fournira une liste électronique (Excel/txt) de tous les Dossiers qui comprendra au moins les champs/colonnes suivants :
      1. ID/Code à barres de la boîte du client
      2. ID/Code à barres de l’article
      3. Champs de métadonnées de l’article
   2. ACCESS numérisera le code à barres de la boîte sur le bon de travail pour chaque boîte collectée,
      ce qui indiquera la garde de la boîte à Access.
   3. Une fois dans les locaux d’ACCESS, ACCESS balayera le code à barres de chaque article et établira un rapprochement avec la liste électronique fournie par le CLIENT. Un rapport de rapprochement sera fourni au CLIENT pour confirmer tous les articles reçus ainsi que les exceptions éventuelles.
   4. Pour tout article ne figurant pas sur la liste du client, ACCESS saisira les informations minimales suivantes afin de mener à bien le processus d’échange de garde :
      1. Code à barres de l’article du client – balayé à partir de l’étiquette du code à barres
      2. Description de l’article du client – à partir de l’étiquette de l’article
6. Le CLIENT examinera les exceptions et confirmera les mesures à prendre avec ACCESS.
7. Préparation des dossiers – ACCESS :
   1. Générera des fiches de codes à barres intelligentes (« fiche intelligente ») à partir de la liste de rapprochement d’échange de garde.
   2. Fera correspondre une fiche intelligente à chaque article en comparant l’ID de l’article de la fiche intelligente avec l’ID de l’article physique.
   3. Préparera l’article physique pour le balayage en:
      1. insérant les fiches intelligentes supplémentaires (fiches de séparation/marquage) qui seront insérées pour chaque section, grand format, etc.;
      2. retirant les agrafes, les reliures et les trombones;
      3. retirant ou jetant les papillons adhésifs qui n’ont pas de contenu;
      4. collant des papillons adhésifs ou d’autres petits objets avec du contenu sur un coin vide de la page ou au verso de la page, en s’assurant qu’aucune information existante n’est cachée.
   4. Les documents et les pages ne seront ni déplacés ni corrigés. Les pages seront numérisées dans l’ordre où elles sont reçues.
   5. Tout article qui ne peut pas être balayé sera retourné au CLIENT dans une enveloppe.
8. Assurance de la qualité – ACCESS :
   1. Générera des fiches de codes à barres intelligentes (« fiche intelligente ») à partir de la liste de rapprochement d’échange de garde.
   2. Fera correspondre une fiche intelligente à chaque article en comparant l’ID de l’article de la fiche intelligente avec l’ID de l’article physique.
   3. Préparera l’article physique pour le balayage en :
      1. insérant les fiches intelligentes supplémentaires (fiches de séparation/marquage) qui seront insérées pour chaque section, grand format, etc.;
      2. retirant les agrafes, les reliures et les trombones;
      3. retirant ou jetant les papillons adhésifs qui n’ont pas de contenu;
      4. collant des papillons adhésifs ou d’autres petits objets avec du contenu sur un coin vide de la page ou au verso de la page, en s’assurant qu’aucune information existante n’est cachée.
   4. Les documents et les pages ne seront ni déplacés ni corrigés. Les pages seront numérisées dans l’ordre où elles sont reçues.
   5. Tout article qui ne peut pas être balayé sera retourné au CLIENT dans une enveloppe.

II. Contrôles de qualité standard:

Les procédures et les processus suivants de contrôle de la qualité s’appliquent à ce projet (liste non exhaustive) :

Préparation des documents :

• Toutes les reliures existantes sont examinées et éliminées au besoin, et les pages sont placées dans la bonne orientation pour une image numérisée lisible.
• De nouveaux séparateurs avec codes à barres adéquats sont ajoutés au dossier ou au document.
• Tous les défauts dans l’état physique du papier, comme des coins déchirés ou des feuilles déchirées, trouées, etc. qui peuvent nuire à l’efficacité et à la qualité des images produites pendant la numérisation sont repérés.
• Les boîtes ne sont jamais divisées ou partagées, et aucun opérateur ne travaille sur plus d’une boîte à la fois.

Numérisation par balayage de documents

• Pas de numérisation par balayage aveugle. Les opérateurs de numérisation par balayage préparent une pile de documents de taille efficace et guident manuellement les pages dans le numériseur, en effectuant
  la capture par la vue, la sensation et le son.
• La validation de la page à l’écran préparée pendant la capture est effectuée en examinant un
  moniteur d’image.
• Le numériseur (équipement) utilise la vérification de la densité optique de chaque page pour valider l’alimentation d’une seule page; en outre, les numériseurs effectuent certains réglages automatiques pour corriger l’alignement et le chatoiement, supprimer les pages blanches et recadrer automatiquement.

 

Indexation manuelle

• Des indexeurs humains saisiront manuellement, à partir des images, les champs d’indexation indiqués dans le présent EDT.
• Des indexeurs humains effectueront l’indexation des documents, soit à partir des images, soit à partir des fichiers physiques (création d’un manifeste pour la production de codes à barres qui seront insérés lors de la préparation des documents).
• Si un manifeste est créé et que les fichiers sont munis d’un code à barres, une lecture automatisée du code à barres remplacera l’indexation manuelle faite par des indexeurs.

Validation de documents

• Les agents de contrôle de la qualité analysent les résultats du processus automatisé tout au long de la plateforme de capture.
• Les agents de contrôle de la qualité examinent des échantillons statistiquement valides de toutes les images et données capturées pour en vérifier la précision et la qualité. La taille de l’échantillon est ajustée en fonction des résultats initiaux du contrôle de qualité.
• Le cas échéant, les étapes de numérisation et de contrôle de la qualité sont effectuées à nouveau avant la soumission du lot pour finalisation.

Finalisation

• Les opérateurs de finalisation humains valident les métadonnées et les images, en utilisant les exigences
  et normes établies en matière d’exportation de données.
• Validation des champs d’indexation et des pointeurs d’image.
• Suivi de l’achèvement du lot et de la sortie par rapport à la boîte originale ou au manifeste au niveau du fichier.
• Validation de l’enregistrement adéquat de toutes les métadonnées et les images sur le site SFTP et/ou sur le support pour la livraison.

Définitions de qualité/erreur

Les index suivants définissent les éléments qui seront considérés comme des erreurs, les éléments qui ne seront pas considérés comme des erreurs et les éléments qui seront traités dans la mesure du possible pour le projet.

INDEX D’ERREURS (Utilisé dans le calcul du taux de précision d’Access)	INDEX DE NON-ERREURS (Non utilisé dans le calcul du taux de précision d’Access)	INDICE D’EFFORT MAXIMAL (Non utilisé dans le calcul du taux de précision d’Access)
Alimentation de plusieurs feuilles	Coins écornés cachant des informations non essentielles*	Numérisation par balayage de photos
Pages pliées ou repliées cachant des informations essentielles*	Numérisations originales de mauvaise qualité	Erreurs typographiques d’indexation ou de reconnaissance optique de caractères (ROC), utilisation erronée des majuscules, sélection incorrecte de métadonnées
Pages blanches †	Ligne(s) à travers une image si cette dernière est lisible et consultable	ROC et/ou orientation des éléments suivants : Pages colorées Organigrammes Originaux peu lisibles Timbres Très petite police Cartes, dessins, photos Onglets de page Écriture manuscrite
Orientation incorrecte	Capture d’image résultant de l’encre qui traverse le papier (p. ex., si de l’encre a traversé du papier pelure et que l’image arrière n’a pas pu être effacée).
Copie de mauvaise qualité (par rapport à l’original)
ROC non fonctionnel pour l’image (exceptions détaillées sur ce tableau)	Orientation des images qui semble inclinée, alors que les trous sont parfaitement alignés.
Coupure d’image (par rapport à l’original)	Inclinaison ou ombrage dû à la qualité du papier d’origine (p. ex. : beaucoup de plis sur des pages de grand format).
Inclinaison ou ombrage qui cachent des informations essentielles et qui ne sont pas causées par la qualité du papier original.
Affectation incorrecte des feuilles de séparation (compte pour une erreur par séparateur incorrect)

* Les informations essentielles et non essentielles sont définies dans le tableau ci-dessous. † Une page blanche est définie comme une image contenant 5,5 kb ou moins de données. Les images résultant d’une page physique originale contenant plus de 5,5 kb de données ne sont pas considérées comme des erreurs (p. ex. : de l’encre qui a traversé du papier fin ou pelure, plus de 5,5 kb de données résultant d’une mauvaise qualité de papier ou de trous).

Les informations essentielles sont définies comme suit :	Les informations non essentielles sont définies comme suit :
Numéro d’ID (p. ex. : numéro de facture)	Titre et en-têtes de la formule type
Montants financiers	Numéro de téléphone de la formule type
Dates saisies	Adresse de la formule type
Informations écrites	Numéro de télécopie de la formule type
Informations saisies	Liste de distribution de la formule type
Toutes les informations d’en-tête de bloc sur les dessins	Numéro de la formule type
Autres informations essentielles qui ne figurent pas habituellement sur toutes les formules types	Filet d’encadrement sur les formules, les documents et les dessins
	Autres informations non essentielles qui ne figurent pas habituellement sur toutes les formules types

DIRECTIVES DE NUMÉRISATION POUR D’AUTRES TYPES DE DOCUMENTS

Ce qui suit propose des exigences de base pour les types de documents suivants :

Type de document	Format	PPP min.	Paramètres
Photos	JPG	Résolution minimale de 300 PPP	Couleur ou échelle de gris
Diagraphie de forage	TIFF	Résolution minimale de 300 PPP	Compression LZW en couleurs ou en échelle de gris Noir et blanc Compression CCITT du groupe 4
Grand format	TIFF	Résolution minimale de 300 PPP	Compression LZW en couleurs ou en échelle de gris Noir et blanc Compression CCITT du groupe 4
Coupes sismiques	TIFF	Résolution minimale de 300 PPP	Compression LZW en couleurs ou en échelle de gris Noir et blanc Compression CCITT du groupe 4
Microfiche	TIFF	Résolution minimale de 300 PPP	Compression LZW en couleurs ou en échelle de gris Noir et blanc Compression CCITT du groupe 4

Définitions de la qualité de numérisation des grands formats

Critère	Mauvais	Partiel	Bon
Fond	Sombre	Clair	Clair
Premier plan (police)	Flou	Clair	Clair
Désalignement de l’image (degrés)	Élevé (>10)	Modéré (<5)	0
Distribution des couleurs	Non uniforme	Non uniforme	Uniforme

 

PROCESSUS DE COPIE DE BANDE

Réception de l’expédition

Une confirmation est envoyée au client une fois l’expédition reçue. Les contrôles ponctuels de la transmission/du manifeste sont effectués, les erreurs ou les éléments manquants/supplémentaires sont reconnus, et les documents justificatifs sont mis à jour en conséquence. Les clients sont informés de tout écart au sein de l’expédition au moment de l’identification.

Gestion et suivi des articles

Les bandes reçues sont triées en fonction des exigences et de la priorité du projet. Les informations pertinentes sur la bande sont enregistrées et numérisées pour créer une fiche de suivi.

Une fois créées, les fiches de suivi permettent de suivre et de gérer la progression des bandes lors du processus de transcription. L’opérateur utilise également les fiches de suivi afin de prendre en note toute observation ou tout problème lors de la copie.

Processus de copie

Le travail ou les lots spécifiques de bandes sont attribués à un opérateur pour la transcription. L’opérateur commence alors le processus de copie, selon les besoins du client, en utilisant diverses techniques selon le type de support d’entrée présenté.

Pour chaque bande, une liste électronique est générée à partir du/de l’/des :

• Manifeste ou de l’inventaire fourni par le client
• Métadonnées de la bande
• Informations saisies par l’opérateur au moment de la copie.
• Les listes sont ensuite utilisées pour contrôler la qualité des données et vérifier leur cohérence.

Vous trouverez ci-dessous une description des processus utilisés pour copier les différents types de supports.

Bandes de suivi 9 et 21

Les bandes sont transcrites bit-à-bit au format RODE pour extraire toutes les données et minimiser les pertes
de données. Les fichiers RODE sont ensuite convertis au format de données d’origine ou convertis au format standard de l’industrie ou selon les exigences du client. Tout format inconnu sera évalué et converti comme il convient.

Les sorties standard pour les données sismiques sont SEG A, B, et C converties au format SEG-Y. Les formats
SEG-D ne sont pas convertis en SEG-Y, sauf demande expresse du client.

Cartouches

Access peut transcrire plusieurs supports de cartouches différents. Certains lecteurs ont des empileurs compatibles permettant de charger et de copier automatiquement plusieurs bandes. Comme précédemment, les données sont copiées bit-par-bit, et peuvent être sorties bande par bande, ou concaténées en une seule sortie, selon les besoins
du client.

Access peut copier différents formats de supports d’entrée, décrits ci-dessous. D’autres supports peuvent être disponibles sur demande.

• Exaoctet de 8 mm
• Clés USB portables
• CD-ROM, disque
• DVD
• Disquette 3 ½ po
• 9-Pistes
• 3 480
• 3 490
• 3 590
• 3 592
• DLT
• LTO versions 1 – 8

Disque dur

Il est courant d’avoir besoin de plusieurs copies de diverses données. Ces données peuvent être copiées d’un disque dur ou de tout support d’entrée vers tout support de sortie, y compris la sauvegarde générale ou l’archivage de fichiers au format TAR.

Frottement statique

En raison de l’âge et de conditions de stockage inappropriées, de nombreux supports à bande anciens, tels que les bandes à 9 ou 21 pistes, peuvent devenir instables. En présence de frottement statique, les bandes doivent être soigneusement préparées pour être lisibles, ce qui implique un nettoyage et/ou une cuisson. La cuisson assèche la colle de liaison sur les bandes, ce qui permet de récupérer les données.

Si les bandes nécessitent une cuisson, il est important de comprendre l’élément d’urgence suivant la cuisson; vous ne disposerez en effet que d’’une période de 24 heures pour récupérer les données avant que la bande ne retrouve son état d’origine. En outre, une fois le processus de cuisson terminé, la fragilité du ruban augmente, ce qui rend les futures tentatives de récupération de plus en plus complexes.

Contrôle de la qualité/Assurance de la qualité

L’accès est synonyme d’expertise, d’expérience, de capacité et de qualité. Notre équipe consacre du temps et des efforts considérables pour garantir que toutes les ressources transcrites et remédiées, ainsi que les métadonnées associées, sont produites de manière à respecter ou à dépasser nos normes de qualité les plus élevées. Access comprend les données, les supports, les formats et les problèmes d’organisation qui accompagnent les grands projets patrimoniaux. Access comprend que seules des données numériques de haute qualité peuvent être obtenues lorsque le personnel dûment formé adhère strictement à des procédures complètes d’assurance qualité/contrôle de qualité et de gouvernance telles que :

• Tous les flux de travail comprennent des points de décision intégrés qui forment des processus de qualité et de gouvernance solides. Le processus peut être revu et modifié pour répondre aux besoins et exigences spécifiques en matière de gouvernance.
• Access travaille en partenariat avec le client pour comprendre et intégrer les règles commerciales définies afin de s’assurer que le produit final répond aux attentes.
• Chaque flux de travail comporte plusieurs étapes de contrôle de qualité afin d’assurer la continuité et la cohérence du produit.

Dépôt des dossiers

Tous les dossiers seront conservés dans les entrepôts d’Access jusqu’à ce que le responsable du service ou le client ne réclame leur renvoi ou leur suppression de manière contrôlée.

Flux de travail de la transcription sur bande

Demandes de documents pendant le processus de conversion

Si le CLIENT prévoit demander des documents pendant que ces derniers sont en cours de traitement par ACCESS dans le cadre du présent cahier des charges, le CLIENT devra suivre les procédures suivantes :

Pour toutes les demandes, le CLIENT passera sa commande par l’intermédiaire du superviseur des opérations d’ACCESS dont la liste figure à la section I de l’EDT.

Demandes d’analyse prioritaires

Il est possible de demander à ce que jusqu’à 10 dossiers par jour soient retirés et placés en tête de la file d’attente;
ils seront livrés dans le délai de traitement standard.

Requêtes standard de numérisation par balayage sur demande

Les requêtes standard de numérisation par balayage sur demande (livraison de fichiers numériques) jusqu’à une moyenne de cinq fichiers placées avant 10 h 00 un jour ouvrable seront renvoyées au client avant la fin du jour ouvrable suivant, sous réserve du tarif par fichier en plus des frais standard par image.

Demandes urgentes/rapides de numérisation par balayage sur demande

Les requêtes urgentes de numérisation par balayage sur demande (copie de commodité d’un fichier numérique) jusqu’à une moyenne de trois fichiers par jour ouvrable seront retournées au client dans les quatre heures ouvrables, sous réserve du tarif par fichier en plus des frais standard par image.

• Ces fichiers ne seront pas imagés avec les mêmes hypothèses que le livrable final du projet.
• Ces fichiers seront numérisés par balayage à l’aide d’un numériseur de bureau ou multifonction. La qualité
  de l’image, la ROC et le taux de précision selon les spécifications ci-dessus ne sont pas garantis.
• Tous ces fichiers seront renvoyés à la production d’images pour une imagerie complète, conformément
  à l’ensemble des exigences de l’EDT.
• Cela signifie qu’une version ne répondant pas aux normes requises sera délivrée pour l’utilisation immédiate et la commodité du CLIENT; la version complète sera toutefois traitée et livrée conformément aux exigences complètes de l’EDT.

Demandes de récupération physique

Les demandes d’extraction standard du CLIENT seront soumises aux tarifs en vigueur d’ACCESS et aux délais de livraison standard. Le dossier physique sera également supprimé de la portée du projet. S’il est renvoyé, il sera ajouté au champ d’application conformément aux processus établis dans le présent EDT.

III. Processus de gestion du changement

La procédure décrite ci-après sera suivie si une rectification au présent EDT est requise :

1. Une commande rectificative (« CR ») sera le mécanisme de communication de ladite rectification. La CR doit décrire la rectification, sa justification et son incidence sur le projet.
2. Le gestionnaire de projet désigné de la Partie requérante (ACCESS ou CLIENT) examinera la rectification proposée et déterminera s’il convient de soumettre la requête à l’autre Partie.
3. Une CR écrite doit être signée par les deux Parties afin d’autoriser la mise en application des rectifications.
4. Plusieurs hypothèses ont été formulées concernant la nature des services et des Livrables, lesquelles sont incorporées au niveau des postes de détermination du prix et des multiplicateurs unitaires décrits dans la Grille tarifaire. Tout au long des descriptions des processus opérationnels incluses dans le présent EDT, des hypothèses supplémentaires (ou des clarifications de celles déjà établies) peuvent être répertoriées au niveau des sections des processus opérationnels applicables.
5. Des rectifications apportées à ces hypothèses pourraient affecter les prix unitaires et se répercuter sur les taux de transfert ou les unités rencontrées (et, par conséquent, les coûts réels supplémentaires facturés) pour chaque tâche effectuée dans le cadre des services. Dans tous les cas, la facturation de toutes les tâches effectuées sera basée sur les unités réelles rencontrées lors de la conversion. Les écarts significatifs par rapport à ces hypothèses seront traités au fur et à mesure qu’ils se présenteront et ce, par le biais d’une CR. Cette CR peut engendrer des révisions du calendrier, de la portée, du budget, des processus, des hypothèses, des Livrables et/ou des prix unitaires du projet.
6. L’analyse et l’approbation des modifications de processus et de méthodes proposées dans le cadre de la présente procédure de requête de rectification, ainsi que la mise en application résultant des modifications ainsi proposées et approuvées, seront effectuées par des membres expérimentés et autorisés des équipes d’ACCESS et du CLIENT, après accord mutuel écrit entre les deux Parties.

IV. Politique de traitement des données

Au cours du mandat, le transfert d’informations et de données peut être nécessaire pour garantir la prestation des services. La politique suivante ne s’applique qu’au présent cahier des charges et ne remplace ni ne modifie aucun des accords existants qui peuvent être en place entre ACCESS et le CLIENT.

1. Les informations permettant de vous identifier, les informations médicales protégées ou toute autre information hautement confidentielle doivent être désignées comme telles par le Client avant la transmission afin de garantir un traitement approprié.
2. ACCESS recommande que ces informations repérées soient transmises uniquement par le biais de HTTPS ou de SFTP (ou des protocoles sécurisés similaires).
3. Seules les informations transmises en toute sécurité seront utilisées par ACCESS aux fins de l’EDT.
4. Si des exceptions à ce qui précède sont nécessaires, l’approbation du CLIENT et d’ACCESS est requise
   par écrit.
5. Les documents physiques convertis en documents numériques seront traités par lots dans les systèmes de capture d’images (« SCI ») d’ACCESS avant d’être livrés au CLIENT. Toutes les copies numériques et le format des documents (p. ex. : images numériques, données numériques ou métadonnées) seront conservés dans le SCI pendant une période de trente (30) jours à compter de leur conversion initiale par ACCESS. Par la suite, toutes les images et les données associées d’un lot de documents électroniques téléchargés seront supprimées du SCI. Tout travail à refaire sur les documents purgés devra être retraité à partir du format physique original.

V.  Déclaration de conformité de l’ONGC

Access comprend et soutient l’importance de la conformité du programme de gestion des dossiers (« Programme de gestion des dossiers ») de toute organisation canadienne à la norme CAN/CGSB-72.34-2017 de l’Office des normes générales du Canada intitulée « Les dossiers électroniques en tant que preuve documentaire » (« norme ONGC »).

Bien qu’il incombe à toute organisation d’autoriser et d’élaborer le programme de gestion des risques et le manuel des systèmes informatiques requis pour être conforme à la norme de l’ONGC, Access travaillera en étroite collaboration avec chaque organisation pour respecter les normes existantes, y compris les exemples suivants, selon les
services visés :

Services de numérisation :

1. Entreposage temporaire des documents physiques dans une zone sécurisée et désignée.
2. Accès sécurisé et limité aux dossiers physiques par le personnel d’accès autorisé à travailler avec les dossiers des Clients.
3. Substitution numérique de haute qualité des enregistrements analogiques
4. Contrôles d’assurance qualité tels que documentés dans l’EDT
5. Certification de l’assurance par un échange de garde et une validation appropriés
6. Certification de la destruction physique et électronique sur autorisation du Client ou à l’expiration du délai pour les documents électroniques stockés sur les serveurs de numérisation d’Access.
7. Métadonnées requises pour tous les documents numérisés, notamment : Heure – horodatage, ID du lot et emplacement de l’original lors de la numérisation par balayage; Personnes – nom de l’opérateur de numérisation par balayage; Identité – telle que fournie par le Client et validée lors de l’échange de garde, et/ou capturée par le processus de classification/indexation établi dans l’EDT.

Services de gestion des documents physiques :

8. Entreposage temporaire des documents physiques dans une zone sécurisée et désignée.
9. Accès sécurisé et limité aux dossiers physiques par le personnel d’accès autorisé à travailler avec les dossiers des Clients.
10. Respect de la politique et des procédures établies du Client pour le programme de gestion des ressources humaines, dans la mesure où elles ont été communiquées et intégrées dans le cadre des services en cours.
11. Suivi des enregistrements à code à barres jusqu’au lieu de stockage physique
12. Validation de l’échange de garde, piste de vérification pour toutes les demandes de documents, les activités de circulation et les mises à jour, conformément à la politique et aux procédures établies.
13. Certification de la destruction physique et électronique sur autorisation du Client pour les documents électroniques stockés sur les serveurs de numérisation d’Access.