Normes et définitions relatives aux services de copie papier

1. PROCÉDURE RELATIVE À UNE REQUÊTE DE RECTIFICATION

 La procédure décrite ci-après sera suivie si une rectification au présent énoncé des travaux est requise :

Une commande rectificative (« CR ») sera le mécanisme de communication de ladite rectification. La CR doit décrire la rectification, sa justification et  son impact  sur le projet.

Le gestionnaire de projet désigné de la partie requérante (ACCESS ou CLIENT) examinera la rectification proposée et déterminera s’il convient de soumettre la requête à l’autre partie.

Une CR écrite doit être signée par les deux parties afin d’autoriser la mise en application des rectifications.

Plusieurs hypothèses ont été formulées concernant la nature des services et des éléments livrables, lesquelles sont incorporées au niveau des postes de prix et des multiplicateurs unitaires décrits dans le barème de prix. Tout au long des descriptions des processus opérationnels incluses dans le présent énoncé des travaux, des hypothèses supplémentaires (ou des clarifications de celles déjà établies) peuvent être répertoriées au niveau des sections des processus opérationnels applicables.

Des rectifications apportées à ces hypothèses pourraient affecter les prix unitaires et se répercuter sur les taux de transfert ou les unités rencontrées (et, par conséquent, les coûts réels supplémentaires facturés) pour chaque tâche effectuée dans le cadre des services. Dans tous les cas, la facturation de toutes les tâches effectuées sera basée sur les unités réelles rencontrées lors de la conversion. Les écarts significatifs par rapport à ces hypothèses seront traités au fur et à mesure qu’ils se présenteront et ce, par le biais d’une CR. Cette CR peut engendrer des révisions du calendrier, de la portée, du budget, des processus, des hypothèses, des éléments livrables et/ou des prix unitaires du projet.

L’analyse et l’approbation des modifications de processus et de méthodes proposées dans le cadre de la présente procédure de requête de rectification, ainsi que la mise en application résultant des modifications ainsi proposées et approuvées, seront effectuées par des membres expérimentés et autorisés des équipes d’ACCESS et du CLIENT, après accord mutuel écrit entre les deux parties.

Nom du CLIENT :		Description du projet :
Reçu par :		Gestionnaire de projet ACCESS :
Date du document :		Numéro de la commande rectificative :

 

Thèmes de rectification :

Situations et solutions proposées :

Date de démarrage suggérée :

 

Rectifications de prix/facturation :	ACCESS facturera à _______ les rectifications décrites, comme suit : (a) (b)
ACCESS :		CLIENT :   Accepté           Rejeté
Signature autorisée ACCESS :		Signature autorisée CLIENT :
Nom en caractères d’imprimerie :		Nom en caractères d’imprimerie :
Titre en caractères d’imprimerie :		Titre en caractères d’imprimerie :
Date :		Date :

 

2. ENTENTE DE NIVEAU SERVICE

Priorité	Délais de livraison Initiaux	Délais de livraison supplémentaires
Commandes de livraison/ramassage physique standard (LST)	Commandez avant 15 heures – Recevez dans les 3 jours ouvrables	Commande après 15 heures – 4 jours ouvrables
Commandes de service le même jour ouvrable (MÊME)	Commandes passées avant 12 heures (midi) le même jour	Après 12 heures (midi) – Jour ouvrable suivant
Commandes de services urgents (EMBH)	Commande avant 14 heures – Dans les 4 heures ouvrables	Après 14 heures – Jour ouvrable suivant

 

Les commandes de livraison/ramassage physique standard (LST) seront livrées avant 17 heures le jour de l’échéance. L’échéance dépend de l’heure à laquelle vous soumettez votre commande. Les commandes passées avant 15 heures, du lundi au vendredi, seront dues dans les trois jours ouvrables suivants. Un jour supplémentaire sera ajouté aux commandes passées après cette heure. Si la date de la commande coïncide avec un samedi ou un dimanche, les calculs de la date d’échéance sont effectués sur la base du jour ouvrable valide suivant, à savoir le lundi. Toute commande qui dépasse 50 boîtes sera planifiée.

Les commandes de service le même jour ouvrable (MÊME) seront livrées avant 17 heures. L’échéance dépend de l’heure à laquelle vous soumettez votre commande. Les commandes passées avant 12 heures (midi), du lundi au vendredi, seront dues le jour même. Un jour supplémentaire sera ajouté aux commandes passées après cette heure. Si la date de la commande coïncide avec un samedi ou un dimanche, les calculs de la date d’échéance sont effectués sur la base du jour ouvrable valide suivant, à savoir le lundi.

Les commandes de services urgents (EMBH) seront livrées dans les 4 heures suivant leur soumission. L’heure de coupure est fixée à 14 heures, du lundi au vendredi. Toute commande passée après cette heure sera livrée par défaut avant 11 heures le jour ouvrable valide suivant, sauf si une livraison en dehors des heures ouvrables est requise. Si la date de la commande coïncide avec un samedi ou un dimanche, les calculs de la date d’échéance sont effectués sur la base du jour ouvrable valide suivant, à savoir
le lundi.

3. SUIVI DU VOLUME DES COPIES PAPIER

Un exemple de données de suivi pour le volume des entrées est présenté ci-dessous. Cet outil est utilisé par le service de gestion de projet (SGP) pour gérer tous les besoins de production et pour contribuer à l’assurance qualité des services fournis.

 

Détails du volume des projets du SGP (données d’échantillonnage)

Détails des marchés/fournisseurs/départements individuels du SGP (données d’échantillonnage)

Suivi hebdomadaire du SGP (données d’échantillonnage)