Goste ou não, a privacidade é um tema que deve ser levado a sério pelas empresas. Normas regulatórias, como a LGPD, tornam a conformidade com a privacidade um processo necessário para qualquer empresa.
Isso significa que, se uma empresa ainda não implementou um programa que garanta a privacidade, esse processo precisa ser iniciado urgentemente.
Mas não basta apenas criar o programa e deixá-lo de lado, é preciso atualizá-lo constantemente para atender a requisitos regulatórios que estão em constante evolução, portanto, é essencial se manter informado em relação a qualquer mudança que possa impactar no programa.
Como melhorar a privacidade das informações
Vazamentos de dados recentes, como o vazamento de chaves PIX em poder do Banco do Estado de Sergipe, mostra que as preocupações das pessoas em relação ao que as empresas fazem com suas informações não são infundadas.
Então, para evitar riscos, algumas práticas podem ser seguidas para melhorar continuamente a conformidade em relação às informações pessoais.
- Esteja ciente das obrigações que a empresa precisa cumprir para se manter de acordo com a LGPD e leis semelhantes. A conformidade não é exclusiva de uma única empresa, mas, se houver compartilhamento de dados com outra companhia, as obrigações se entrelaçam e devem ser rigidamente controladas.
- A área jurídica da empresa precisa estar familiarizada com questões sobre o tema para analisar o impacto de políticas de retenção de documentos e o papel da privacidade na governança da informação, que também devem ser consideradas em contratos com outras empresas.
- O tema não deve ser negligenciado durante fusões e aquisições. O gerenciamento e controle desses dados não devem ficar em segundo plano e, durante as transações de M&A, deve haver um processo ordenado e seguro de transferência e transição dos ativos de informação.
- A TI deve considerar as implicações de privacidade ao realizar alterações nas práticas de coleta de dados, modificações em sistemas de TI ou implementação de um novo sistema para que não violem direitos de privacidade.
- Políticas de retenção de documentos devem ser desenvolvidas tendo a conformidade como foco. Manter informações pessoais por mais tempo que o necessário é uma violação grave e pode resultar em penalidades e multas. Uma vez que novas leis são criadas, é necessário atualizar o programa de privacidade com rapidez.
- Prestar atenção nas ações relacionadas à conformidade é a melhor maneira de “aprender com os erros dos outros”. No caso de decisões relacionadas a ações regulatórias, a estratégia de conformidade deve ser informada, servindo de lição para outras empresas não cometerem os mesmos erros.
- O privacy by design é um conceito de gestão de processos e tecnologias que lidam com informações pessoais e é enxergado como um caminho para a conformidade, portanto, deve ser considerado em todas as ações da empresa.
- A privacidade é um dos elementos-chave em um programa de governança da informação, então deve ser integrada ao programa para torná-lo sólido, de forma que cumpra com as regulamentações vigentes.
- As leis de privacidade estão em constante mudança no mundo todo, isso significa que as empresas precisam estar atentas para interpretar continuamente esses requisitos, entender como são aplicados e atualizar suas estratégias.
- Uma política de conformidade robusta pode melhorar o relacionamento com clientes, parceiros e com o público e geral.
A conformidade é conduzida em parte por requisitos regulamentares, mas também por fundamentos morais e éticos. Atualmente, clientes e empresas analisam seus parceiros de negócios para ver se eles se comportam de forma ética em relação à privacidade e outros temas sensíveis.
Empresas que entendem e respeitam os aspectos éticos da privacidade desfrutam de maior adesão organizacional para conformidade, bem como de níveis mais elevados de boa vontade entre os principais stakeholders, como clientes e o público em geral.
A conformidade é um mundo cada vez mais complexo e que se estende a muitos aspectos das operações de uma empresa. Uma mentalidade de melhoria contínua é a chave para se manter atualizado sobre novos requisitos e para agir rapidamente para modificar processos quando necessário.
Entre em contato para saber como a Access pode ajudar sua empresa a gerenciar a conformidade com a privacidade.
