O gerenciamento de registros digitais pode revolucionar a maneira com que uma organização é administrada ao eliminar aquelas pilhas de papel espalhadas por escritórios, gavetas e armários. Estudo da PwC descobriu que, em média, 7,5% dos documentos em papel são perdidos e outros 3% são arquivados incorretamente. Isso custa para as empresas milhares de reais em termos de horas de trabalho perdidas para encontrar um documento e, muitas vezes, simplesmente não saber onde ele está.
Como a maneira com que as organizações lidam com seus documentos é totalmente diferente de como era há alguns anos, cada vez mais sistemas de gerenciamento de registros digitais são implementados não apenas para localizar rapidamente documentos e registros, mas para a implementação de uma estratégia eficaz de gestão de documentos que contribua para otimizar a produtividade e eficiência dos processos de negócios.
O que é um sistema de gerenciamento de registros digitais?
O gerenciamento de registros digitais, ou gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é um processo utilizado pelas empresas para organizar seus registros em um único local. O sistema cria trilhas de auditoria, para mostrar quando determinado registro é acessado, alterado ou excluído, permite localizar facilmente documentos e registros e também torna o controle de documentos e gerenciamento avançado de registros mais efetivo.
As soluções de gerenciamento de registros digitais ainda integram toda gestão de documentos e registros em um sistema centralizado, que pode ser hospedado na nuvem para facilitar o acesso às informações. Algumas soluções atribuem identificadores aos registros para melhorar a segurança e proteger sua autenticidade e, além disso, trazem recursos voltados para garantir que a empresa atenda às normas de conformidade vigentes.
Ao implementar um sistema de gerenciamento de registros digitais, a organização consegue visualizar todo o ciclo de vida desse registro, desde sua captura até seu descarte. Dessa forma, pode implementar mais facilmente uma política de gestão de documentos e registros realmente eficaz e que trate da criação, armazenamento, manutenção e prazos de retenção que previamente são estipulados no sistema.
Características do gerenciamento de registros digitais
Implementar uma solução de gerenciamento de registros digitais vai além de apenas contar com um sistema de armazenamento eletrônico, ele se torna parte crítica do dia a dia da empresa.
Armazenamento de documentos
Sim, esse é o foco principal da solução, afinal, lidar com uma quantidade de documentos físicos que cresce diariamente se torna um desafio gigantesco na hora de buscar e encontrar documentos e registros importantes para os negócios. Para tornar esse processo mais simples, a solução GED recebe os dados relativos ao documento e o armazena adequadamente de forma eletrônica, organizando as informações de forma a facilitar sua busca e recuperação.
Classificação e categorização
Outro recurso importante é a classificação e categorização dos registros para facilitar sua indexação e reduzir o tempo para recuperar a informação desejada.
Acesso controlado
Soluções completas de gerenciamento de registros digitais permitem que um administrador defina permissões de acesso a diferentes arquivos, fornecendo aos usuários acesso apenas aos registros necessários para que realizem seu trabalho. Isso evita que documentos confidenciais sejam acessados por todos os funcionários da empresa e possam cair em mãos erradas.
Comunicação
Da mesma forma, uma solução GED possui recursos para gerar alertas quando um determinado documento é acessado, editado ou compartilhado, indicando qual usuário realizou a ação. Além disso, o sistema permite que usuários se comuniquem com outros e façam marcações sem que precisem migrar para outro aplicativo.
Benefícios do gerenciamento de registros digitais
O GED pode parecer como um grande arquivo eletrônico, mas fornece uma solução mais simples para uma estratégia de gestão de registros e armazenamento de documentos físicos, além de oferecer custos muito mais baixos.
Segurança aprimorada
Manter documentos e registros em segurança pode ser um desafio, entretanto, uma solução de gerenciamento de documentos digitais garante maior segurança às informações por meio de recursos voltados para o gerenciamento de identidade e acesso, além de permitir o rastreio de qualquer alteração realizada nos registros. O GED também contribui para que as empresas consigam atender mais facilmente às normas de conformidade e leis de proteção à privacidade, como a LGPD.
Segurança jurídica
Um sistema de gerenciamento de registros digitais garante que os registros sejam organizados corretamente e sejam encontrados mais rapidamente, e isso é extremamente importante para a empresa gerenciar melhor seus riscos e até mesmo para atender a uma solicitação judicial. Além disso, registros organizados tornam os processos de negócios mais eficientes, impactando positivamente na produtividade da empresa.
Acessibilidade e eficiência melhoradas
Da mesma forma, ao adotar uma estratégia eficiente de gerenciamento de registros digitais, o acesso aos documentos é facilitado, afinal, os funcionários não precisam perder tempo para encontrar a informação que precisam em uma pilha de documentos em papel ou até mesmo buscar por um arquivo digital perdido entre os diversos computadores usados pela empresa. Além disso, com os registros organizados, os negócios se tornam mais eficientes, com os funcionários usando seu tempo para tarefas mais importantes que inserir dados manualmente no sistema.
Redução de riscos
Os riscos em manter registros físicos são vários, destruição acidental, perda de documentos e até mesmo o vazamento de informações confidenciais e críticas da organização. O sistema de gerenciamento de registros digitais permite que a empresa implemente uma estratégia de recuperação de desastres e proteja os registros, por meio de backups, contra possíveis incidentes que levem à perda dos documentos.
Por que contratar uma solução de gerenciamento de registros digitais
Com a quantidade de registros que são criados diariamente crescendo assustadoramente, é simplesmente inviável manter uma estratégia tradicional de gestão de documentos e registros. E isso vale para organizações de todos os tamanhos, principalmente por uma boa parte desses registros serem confidenciais e críticos para os negócios, o que exige uma solução que garanta a privacidade e segurança dessas informações.
Mas qual a melhor solução? A resposta é simples: a melhor solução de gerenciamento de registros digitais é aquela que realmente atenda às necessidades da empresa. A Access conta com uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos que permite, por meio do portal All Store às informações com total segurança, agilidade e facilidade. Entre em contato e saiba mais.
