O cenário educacional está evoluindo rapidamente. Com a necessidade de atender às exigências de uma nova geração de alunos, a gestão de registros está se tornando desafiadora para as organizações. Com boa parte das aulas de graduação em modelos on-line ou híbridos, esses alunos esperam por uma experiência de aprendizado que se assemelhe ao mundo digital sob demanda, substituindo os dias de folga por falta de professor por dias de aprendizado on-line, não importando se eles estejam no ensino fundamental, médio ou superior.
A forma encontrada pelas organizações educacionais para se manterem competitivas foi adotar e dominar uma rede complexa de tecnologias, incluindo sistemas de informações do aluno, sistemas de gerenciamento de aprendizagem e outras ferramentas projetadas para atender à crescente demanda por ambientes de aprendizagem híbridos.
Esse aumento na tecnologia educacional destaca a necessidade de as instituições acadêmicas avançarem seus sistemas de gestão de registros para estarem mais alinhadas às demandas da era digital, priorizando a privacidade do aluno. No entanto, muitas instituições precisam de apoio para adotar essa transformação digital devido ao suporte limitado de TI, falta de pessoal com as habilidades necessárias, treinamento inadequado e custos crescentes.
Neste artigo, a equipe da Access listou algumas estratégias para aprimorar a gestão de registros, proteger a privacidade do aluno e criar uma experiência de aprendizagem mais uniforme e eficiente.
A gestão de registros no setor educacional não é uma tarefa fácil ou simples. As instituições atualmente enfrentam mudanças constantes nas leis de privacidade, ameaças cibernéticas e desafios de conformidade que precisam ser analisados e superados. Alguns desses problemas mais urgentes incluem:
A demanda por ambientes de aprendizado on-line continua aumentando. Portanto, as instituições de ensino devem ser altamente adaptáveis, com uma solução de gestão de registros que atenda às necessidades emergentes de dados e manutenção de registros associadas a essa tendência.
As instituições de ensino devem implementar planos de retenção robustos para garantir que os registros sejam mantidos pelo período correto e sejam descartados adequadamente quando não forem mais necessários. Isso ajuda a garantir a conformidade com os requisitos legais e salvaguarda os direitos dos alunos.
Uma vez que os regulamentos mudam com frequência, as instituições devem se manter atualizadas e alocar recursos para modificar os cronogramas de retenção sempre que preciso.
As instituições devem aderir às leis e regulamentos que determinam os períodos de retenção para diferentes tipos de registros. Esses documentos precisam ser armazenados da seguinte forma:
Além disso, a LGPD exige que a instituição adote práticas de gestão de registros seguras e compatíveis para proteger a privacidade dos alunos.
A coordenação entre vários sistemas, como sistemas de informações do aluno e sistemas de gerenciamento de aprendizagem, pode ser cara e complexa, principalmente quando os sistemas nem sempre podem ser integrados perfeitamente, impactando na precisão e acesso aos registros.
Embora a digitalização de registros possa aumentar significativamente a eficiência e a acessibilidade para as instituições educacionais, é essencial reconhecer que digitalizar tudo nem sempre é a melhor abordagem. Abaixo explicamos os fatores que devem ser considerados.
A transição para processos 100% digitais pode ser complexa e demorada e que requer treinamento extensivo da equipe, manutenção contínua e esforços significativos de gerenciamento de mudanças. Essencialmente, isso não é algo muito rápido.
Os sistemas de armazenamento digital podem ser suscetíveis a hackers e ataques cibernéticos, especialmente se tiverem software desatualizado, representando uma ameaça significativa à privacidade dos alunos.
A dependência excessiva de sistemas digitais pode ser um problema durante quedas de energia ou falhas no sistema, interrompendo potencialmente o acesso aos registros críticos quando eles são necessários imediatamente.
Um projeto de digitalização de backfile geralmente tem um custo proibitivo para a maioria das instituições de ensino com coleções extensas de registros físicos.
A combinação de soluções digitais com métodos tradicionais de gestão de registros permite que as instituições de ensino naveguem por esses desafios de forma eficaz, ao mesmo tempo em que aproveitam os benefícios das tecnologias atuais.
Entre professores híbridos, cursos on-line e mandatos de retenção de registros, as instituições de ensino entendem a necessidade de digitalizar processos e documentos, adotando uma solução de gestão de registros realmente eficaz.
Entretanto, soluções caras, falta de conhecimento técnico e orçamentos abaixo do necessário interromperam muitos esforços de transformação. É aqui que a Access pode ajudar a levar a instituição para a era digital.
Na Access, temos a experiência adquirida no setor educacional para entender os diferentes departamentos e processos que escolas, faculdades e universidades administram diariamente. Essa experiência e conhecimento garantem o atendimento às necessidades específicas de pequenas e grandes instituições. Para isso, dispomos de sistemas inovadores equipados com tecnologia de ponta para acessar, monitorar, gerenciar e recuperar informações com facilidade.
Nossas soluções de gestão de registros e documentos incluem:
Dessa forma, a Access simplifica as operações, apoiando a instituição em sua missão educacional, garantindo que os arquivos sejam acessíveis, identificáveis e prontamente disponíveis, mantendo a conformidade.
Isso garante a melhor experiência digital para alunos, professores e funcionários, contribuindo para aumentar a produtividade da equipe e otimizar a acessibilidade e a capacidade de pesquisa de dados com a aplicação e indexação de metadados.
Se você está pronto para começar a construir um ambiente de aprendizagem que permita que seus alunos e funcionários prosperem, entre em contato e saiba como a Access pode revolucionar a gestão de registros educacionais físicos e digitais.
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