Não existe uma abordagem única quando se trata do processo de digitalização documental. Cada empresa possui seu próprio tempo e ritmo para integrar novos processos, ainda mais quando são complexos e exigem grande responsabilidade – como é o caso da digitalização documental. Um passo errado e você pode colocar informações confidenciais de clientes e colaboradores em risco.
Neste artigo, trouxemos algumas dicas sobre como você pode elaborar um projeto piloto e sair do papel para a digitalização documental. Acompanhe.
Como elaborar um projeto piloto?
Uma parte importante da jornada de digitalização documental é obter uma compreensão clara da escala necessária para a transformação. A realização de um piloto garantirá que seu caminho a seguir seja estratégico, gerenciável e alinhado para atender às metas de negócios dentro dos prazos que você definiu para sua organização. Dentro do projeto, você deverá definir também se essa transição será feita pela própria empresa ou por uma especialista no assunto.
Comece com pequenos passos. Você pode resolver problemas menores e estar em uma posição melhor para apresentar oportunidades de otimização em processos internos, como economia de espaços físicos, aumento de velocidade no atendimento e retorno aos clientes, ampliação da eficiência e produtividade da equipe. Todas as melhorias podem ser alcançadas com a substituição do papel pela digitalização documental.
Dicas para a transição do papel para a digitalização documental
Dica l
Peça que sua equipe acompanhe o tempo de preparação do arquivo em papel para a digitalização, incluindo a remoção de clipes, grampos, desdobramento de papel, remontagem etc. Dessa forma, na hora de comparar tempo e custos internos, em relação aos custos do fornecedor, você obtém uma comparação de preço exata e completa de tempo/custo da equipe versus tempo/custos do fornecedor.
Dica ll
Atualmente, sua organização possui funcionários com o conjunto de habilidades apropriadas para efetuar o processo de transição do papel para a digitalização documental? Os custos adicionais com possíveis novos colabores devem ser inseridos no projeto piloto.
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Observe a qualidade das imagens de arquivos digitalizados. Certifique-se de conhecer os padrões mínimos, testar e registrar as configurações de digitalização para garantir que sua empresa consiga atender aos requisitos de conformidade e outros.
Dica lV
Faça uma lista de possíveis parceiros para efetuar a transição. Fazer a transição do papel para o mundo digital e o gerenciamento de arquivos parece uma tarefa fácil, principalmente para colaboradores que já possuem um amplo conhecimento sobre o acervo de arquivos que a empresa possui. No entanto, a realidade não é tão doce. Existem várias nuances para tal, a principal delas é: em um passo errado, você pode acabar expondo informações sigilosas de parceiros ou pode instalar um sistema de gerenciamento de documentos que não funciona, tendo que regredir para o zero.
Portanto, se você determinar que a terceirização é o caminho a seguir, é hora de conversar com potenciais parceiros. Faça uma lista com o nome das principais empresas que podem auxiliar o seu negócio, cada uma trará benefícios, serviços exclusivos e abordagens diferentes para o projeto. É importante analisar as cinco áreas principais, como:
- Competência: verifique se as empresas selecionadas possuem capacidade para trabalhar com organizações do seu ramo e com a quantidade de arquivos que você possui.
- Capacidade: quanto volume eles podem gerenciar? Qual é a capacidade máxima deles? Com que velocidade eles podem efetuar os trabalhos?
- Conformidade: como é o processo de cadeia de custódia? Eles entendem o que isso implica e podem demonstrar?
- Técnica: os equipamentos com que a empresa trabalha são capazes de realizar o processo? Eles oferecem tecnologia baseada em IA para otimizar a automação da indexação?
- Custo: estude se eles oferecem faturamento digital, se existem cobranças ocultas ou solicitações de alteração.
Nem sempre ser 100% digital é a solução para todas as organizações. Por isso, é preciso investigar, analisar e conhecer o trabalho que as empresas de digitalização documental oferecem. Existem sistemas tecnológicos que podem simplificar processos complexos e aumentar a eficiência sem afetar a qualidade dos documentos.
A Access é uma empresa de digitalização documental que atua no mercado há mais de 17 anos, sendo 7 no Brasil. Possui experiencia global comprovada e trabalha atualmente com mais de 40.000 clientes. Acesse o site e conheça os serviços de gestão da informação da Access.
