A digitalização de documentos é essencial para aumentar a produtividade e a eficiência organizacional em um cenário digital. Com benefícios como acessibilidade aprimorada, necessidades de armazenamento físico reduzidas e segurança reforçada, esse processo ajuda a otimizar fluxos de trabalho e melhorar a eficácia operacional.
No entanto, embora ofereça muitas vantagens, a digitalização de documentos em massa pode ser complexa e exigir um investimento significativo. Afinal, ao converter milhares de documentos, o gerenciamento ineficaz pode levar ao desperdício de recursos e problemas de segurança de dados.
Nossa equipe listou os quatro erros mais comuns de digitalização de documentos e, explicou como mitigar esses problemas e quais as etapas necessárias para preveni-los.
As empresas precisam contar com um processo robusto de etiquetagem para evitar problemas causados pela digitalização de documentos que impeçam o acesso aos arquivos. Quando não existe um sistema claro de etiquetagem, tempo e recursos serão gastos para buscar esses arquivos, em vez do usuário se concentrar em tarefas mais produtivas.
Um sistema de gerenciamento de documentos digitais só é eficaz se permitir que as partes interessadas, os tomadores de decisão e os usuários acessem informações importantes quando necessário.
O sistema de etiquetagem deve ser adaptado aos requisitos específicos de cada empresa e aos tipos de documentos que serão digitalizados. Assim como arquivos em papel bem gerenciados são armazenados sistematicamente usando categorias úteis para recuperação futura, como nome do cliente, ano, número de identificação do funcionário, entre outros.
Os arquivos eletrônicos devem adotar uma abordagem semelhante com a indexação de metadados estruturada e hierárquica. Os metadados ajudam a categorizar e resumir dados essenciais, enquanto a indexação captura metadados relevantes durante a pesquisa, reduzindo a necessidade de escavação excessiva.
Um sistema de etiquetagem desorganizado pode ter consequências graves para os negócios, afetando potencialmente as relações com os clientes, levando a multas ou litígios se os documentos não estiverem acessíveis quando necessário.
Para documentos que devem ser retidos em formato físico, pode parecer conveniente armazená-los no local. No entanto, isso pode levar a problemas se a empresa não tiver as medidas de segurança adequadas para proteger informações confidenciais ou um plano de continuidade de negócios caso ocorra um desastre natural. Por isso, mover registros para fora do local oferece diversos benefícios, como:
Além do armazenamento externo, a parceria com uma empresa de gestão de registros e digitalização de documentos permite que sua empresa digitalize qualquer coisa, de uma única folha a centenas de caixas de arquivos.
Os arquivos podem ser carregados diretamente para a nuvem ou armazenados em um computador para acesso imediato, para que os usuários nunca mais precisem se preocupar em perder um arquivo importante.
A digitalização de documentos em massa é uma tarefa demorada, que exige muitos recursos, sendo desafiadora para ser gerenciada internamente. Como a maioria das empresas não está equipada com equipamentos atualizados, a parceria com uma parceira especializada na digitalização de documentos é muito mais econômica, pois não exige a compra ou a manutenção de novos sistemas.
Além disso, gerenciar a digitalização de documentos exige internamente a contratação e o treinamento de funcionários que possam operar o equipamento e utilizar corretamente o sistema de etiquetagem.
A entrada manual de dados aumenta o potencial de erro humano se o software de digitalização não estiver atualizado ou não ser operado por serviços profissionais, o que geralmente leva à perda ou etiquetam incorreta de documentos e também a riscos potenciais de segurança de dados.
Ao mover os processos de digitalização de documentos para fora do local, é possível realocar recursos e liberar espaço valioso para uso mais estratégico. Além disso, saber que os dados estão em segurança durante todo o processo de digitalização não tem preço.
Nem todos os provedores de digitalização de documentos são iguais. Portanto, pesquise antes de assinar o contrato. O parceiro escolhido deve orientar sua equipe durante todo o ciclo de vida de suas necessidades de digitalização de documentos e oferecer diversos serviços agregados, incluindo sistemas de segurança, armazenamento seguro, cronogramas de retenção e destruição, e suporte para manter a conformidade regulatória.
Se você estiver avaliando a confiabilidade de um provedor, examinar suas certificações e afiliações pode oferecer insights valiosos sobre seu comprometimento com os padrões do setor. Nesta página, você pode conhecer as certificações e afiliações que a Access faz parte.
Adotar a digitalização de documentos pode aumentar significativamente a produtividade da sua empresa e fornecer uma vantagem competitiva significativa.
No entanto, digitalizar um grande volume de registros pode ser assustador para qualquer empresa, especialmente para aquelas sem experiência ou recursos. É por isso que a parceria com a Access para dar início a sua jornada de transformação digital permite que a organização evite erros de digitalização de arquivos.
Abra caminho para uma implementação mais bem-sucedida e prepare sua empresa para o sucesso no longo prazo. Nossas soluções digitais abrangentes incluem:
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