Adotar uma estratégia de escritório sem papel não se trata apenas de ajudar o meio ambiente, mas também evitar que um funcionário perca tempo pesquisando documentos físicos enquanto poderia se dedicar a tarefas mais importantes.
Além disso, reduzir ou eliminar o uso de papel no escritório também contribui para a empresa encontrar vantagens operacionais e econômicas, devido à maior eficiência de seus processos e fluxo de trabalho.
Pesquisas mostram que, em média, um funcionário perde até 40% de seu tempo de trabalho procurando documentos físicos, ou seja, um armazenamento mal feito impacta diretamente na produtividade da empresa.
Da mesma forma, o uso de papel representa um desperdício desnecessário, com cópias jogadas no lixo no final do expediente ou simplesmente esquecidas em uma impressora. E esse é um dos principais motivos para que empresas de todos os tamanhos busquem uma estratégia paperless.
Benefícios do escritório sem papel
De acordo com a Forbes, adotar práticas sustentáveis contribuem para que valores como diversidade, saúde e transparência atraiam e retenham talentos, aumentem a fidelidade do cliente e façam com que a empresa esteja mais preparada para lidar com regulamentações, além de melhorar a eficiência, agilidade e produtividade.
E o escritório sem papel é, sem dúvida, um ótimo exemplo de que a digitalização causa impactos positivos e sustentáveis em todos os aspectos dos negócios. Pesquisa realizada pela Corp! Magazine mostra que, em média, as empresas gastam US$ 20 para arquivar um documento físico.
Assim, a alternativa óbvia é investir em uma solução de gestão de documentos para reduzir esse custo significativamente. Mas esse não é o único benefício.
Mais espaço no escritório
Sem papel não há a necessidade de dispositivos, arquivos ou suprimentos. Dessa forma, o espaço utilizado até então pode ser usado para outras funções, seja para a melhoria das operações ou visando ao bem estar dos funcionários - e isso é ainda mais importante em tempos de trabalho remoto.
Redução de custos
Além de reduzir custos com o armazenamento de documentos físicos, a empresa não precisa alocar recursos para comprar ou alugar impressoras, trituradoras e outros suprimentos e, também, economiza deixando de comprar papel para impressões.
Maior eficiência
Documentos digitais são mais fáceis de serem armazenados e localizados rapidamente, poupando o funcionário de perder horas de seu trabalho buscando a informação de que precisa, além de atender mais facilmente a normas de conformidade e necessidades de auditoria.
Oportunidades de negócios
O ganho para o meio ambiente é claro, com menos papel no escritório, menos árvores serão cortadas e menos energia será gasta para transformá-las em papel ou para que esse material chegue ao escritório. Além disso, um escritório sem papel também contribui para que a empresa seja vista por seus clientes e funcionários como mais responsável.
O escritório sem papel é apenas o primeiro passo para que a empresa abra um grande leque de possibilidades de negócios com outras empresas que adotem compromissos sociais e ambientais. E isso não se restringe aos negócios, mas também a atrair novos talentos.
A possibilidade de esse candidato trabalhar à distância permite à empresa buscar esse talento em qualquer lugar, não importando se ele mora na cidade em que ela esteja localizada.
Maior segurança
Documentos físicos podem ser extraviados, arquivados incorretamente, jogados fora, roubados ou destruídos em um acidente. Ou seja, podem cair mais facilmente nas mãos de criminosos e usados de maneira indevida, possivelmente prejudicando a empresa.
Migrar para um escritório sem papel significa que todos esses documentos serão digitalizados, o que elimina esses riscos, já que podem ser criptografados para a armazenagem e controlados para que apenas funcionários autorizados tenham acesso a eles.
Implementar a digitalização e a gestão de documentos no fluxo de trabalho da empresa acelera processos de negócios e torna as decisões mais rápidas, mas também exige uma mudança cultural para que processos manuais estabelecidos sejam trocados por outros automatizados e digitais.
Não importa em que ponto sua empresa está na jornada de digitalização, você pode contar com a Access para tornar seu escritório sem papel mais rapidamente. Fale conosco e saiba mais.
