A transformação digital ganhou velocidade nas empresas brasileiras, mas a gestão de documentos ainda apresenta desafios críticos. O volume massivo de informações geradas diariamente – estima-se que sejam 328 milhões de terabytes por dia no mundo – torna impraticável depender de processos manuais.
Consequentemente, muitas organizações enfrentam perda de eficiência: profissionais chegam a desperdiçar até 50% do tempo de trabalho procurando informações em meio a arquivos desorganizados. Não por acaso, um levantamento de 2023 mostrou que apenas 25% das empresas brasileiras possuem políticas claras de gestão documental, deixando a maioria “no escuro” ao gerenciar informações críticas.
Por outro lado, cresce a consciência sobre a importância da automação: a adoção de documentos digitais nas empresas saltou de 25% (antes da pandemia) para 54% (após a pandemia), impulsionada pelo trabalho híbrido. Além disso, 74% dos executivos brasileiros já reconhecem que digitalizar documentos é fundamental para a maturidade digital dos negócios. Tecnologias avançadas também ganham espaço – a aplicação de Inteligência Artificial (IA) em processos documentais teve um aumento de adoção de 60% nos últimos anos, permitindo processar arquivos em minutos, em vez de horas ou dias.
Diante desse cenário, é preciso agir. A seguir, apresentamos cinco estratégias essenciais para automatizar a gestão de documentos, impulsionar a produtividade e garantir compliance:
O primeiro passo para automatizar a gestão documental é eliminar o papel e centralizar documentos em um ambiente de guarda e gestão de documentos – geralmente oferecida por uma empresa especialista nesse tipo de serviço.
A ideia vai além de simplesmente escanear arquivos: trata-se de combinar digitalização de alta qualidade, captura de metadados e armazenamento seguro — físico e na nuvem — sob uma única governança. Sem essa estrutura, documentos extraviados e informações dispersas se tornam rotina: estima-se que entre 7,6 % e 10 % dos arquivos de uma empresa acabam perdidos ou arquivados incorretamente, acarretando prejuízos operacionais e riscos de não conformidade.
Além disso, colaboradores desperdiçam em média 400 horas por ano buscando arquivos em ambientes sem indexação adequada. Com uma solução de gestão documental, todos os documentos — físicos e digitais — recebem classificação, código de barras ou RFID e são indexados em um repositório central gerido pela Access. Assim, o usuário localiza instantaneamente um contrato ou relatório pelo nome, data ou metadados, sem precisar vasculhar pastas físicas ou redes isoladas. Os ganhos de eficiência e economia são notáveis: estudos mostram que as empresas destinam até 5 % do orçamento apenas para arquivamento físico e que 70 % do espaço de escritório pode estar tomado por papel (metade dele duplicado ou raramente acessado).
Ao centralizar tudo, a empresa drena esse custo oculto, libera espaço e reduz drasticamente a perda de documentos. Vale ressaltar que a Access integra a guarda física segura em centros especializados — com controle de temperatura, umidade e vigilância 24×7 — aos repositórios digitais em nuvem, oferecendo acesso remoto e SLA de disponibilização para cada solicitação. Dessa forma, o ciclo de vida dos documentos é plenamente controlado, desde a captação e digitalização até a guarda certificada e o descarte seguro quando chega o prazo legal. A solução de gestão documental estabelece, portanto, a base para todas as outras automações, garantindo que cada informação esteja disponível no formato certo, no momento certo e com total segurança.
Não basta ter os documentos em formato digital – é preciso automatizar como eles circulam na empresa. A segunda estratégia foca em Workflows digitais e BPM (Business Process Management) para orquestrar processos envolvendo documentos.
Em grandes corporações, documentos críticos passam por diversas etapas: requisições que precisam de aprovações, contratos que exigem revisões múltiplas, formulários que percorrem departamentos. Tradicionalmente, essas tramitações são lentas, sujeitas a falhas humanas – um e-mail esquecido, uma pasta física parada na mesa de alguém – e difíceis de rastrear. Com a automação de fluxos, cada documento segue um fluxo de trabalho pré-definido: por exemplo, ao cadastrar um novo contrato no sistema, ele é automaticamente enviado às áreas Jurídica e de Compliance para validação, notificando os responsáveis e registrando cada ação.
Caso haja atraso, lembretes automáticos são disparados, garantindo que nada fique estagnado. Essa abordagem aumenta a agilidade e transparência: processos que antes levavam dias ou semanas tornam-se questão de horas. Além disso, os gestores ganham visibilidade em tempo real do status de cada documento – é possível saber exatamente em que etapa está um procedimento e quem é o responsável atual. Segundo especialistas, integrar o GED com ferramentas de workflow e assinatura digital otimiza o tempo de ciclo dos processos e reduz custos associados ao manuseio de papel.
Para levar a automação a um nível superior, as grandes empresas estão adotando RPA (Robotic Process Automation) e Inteligência Artificial em seus processos documentais.
RPA consiste em “robôs de software” que executam tarefas repetitivas exatamente como um humano faria – por exemplo, ler dados de um documento e lançá-los em um sistema legado, ou mover arquivos entre pastas conforme regras pré-definidas. Já a IA, incluindo técnicas de machine learning e OCR avançado, dá inteligência ao processo: consegue classificar automaticamente documentos, extrair informações relevantes e até tomar decisões básicas, como identificar a prioridade de tratamento de um documento.
Essas tecnologias combinadas possibilitam a Automatização Inteligente de Documentos. Ferramentas de RPA já são usadas no Brasil para atividades como classificação, arquivamento e recuperação de documentos, liberando os funcionários para tarefas de maior valor estratégico.
Por sua vez, soluções de IA como o IDP (Intelligent Document Processing) permitem extrair dados de notas fiscais, contratos, formulários e diversos outros tipos de documentos com rapidez e acurácia impressionantes – muitas vezes com precisão superior a 99%, superando o desempenho humano na identificação de dados.
Essa automação inteligente reduz drasticamente erros de digitação e inconsistências no cadastro de informações. Um case comum é o processamento de faturas: enquanto no processo manual uma equipe levaria horas para ler dezenas de notas e inserir dados no ERP, um conjunto de algoritmos de IA pode fazer o mesmo em minutos, validando campos e sinalizando discrepâncias automaticamente.
A adoção de IA na gestão documental cresceu cerca de 60% recentemente, evidenciando que as empresas já enxergam seu valor. Um estudo da McKinsey quantificou esse potencial, apontando que a automação pode aumentar a produtividade em até 40% nas empresas brasileiras. Não surpreende que, segundo a Gartner, 75% das empresas de grande porte no mundo (inclusive no Brasil) usarão IA para aprimorar a gestão de documentos até 2027.
Para colher esses benefícios, é recomendável começar identificando tarefas manuais de alto volume e baixo valor agregado – como lançamento de dados, verificação de formulários ou classificação de e-mails – e aplicar RPA/IA de forma piloto. Com os resultados positivos (redução de tempo, diminuição de erros e ganho de escala), expande-se gradativamente o escopo. Vale lembrar que a tecnologia não atua sozinha: investir em treinamento da equipe para trabalhar com essas ferramentas e ajustar processos é essencial para atingir o máximo retorno.
Empresas que investem em treinamento e gestão da mudança alcançam taxas de adoção muito superiores, garantindo que os “robôs” e algoritmos trabalhem em sinergia com as pessoas, e não em isolamento.
Mesmo com documentos digitalizados e fluxos automatizados, muitas organizações ainda imprimem contratos ou formulários para coletar assinaturas manuscritas, interrompendo o processo digital. Para uma automação completa, é fundamental adotar assinaturas eletrônicas/digitais e estabelecer processos paperless.
As assinaturas digitais conferem validade jurídica aos documentos eletrônicos, eliminando a necessidade de vias físicas. No Brasil, graças à Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) e à evolução das leis, **documentos digitalizados podem ter a mesma validade legal que originais em papel, desde que assinados digitalmente conforme as normas do ICP-Brasil.
Ou seja, hoje é plenamente possível firmar contratos, aprovações e despachos de forma 100% eletrônica, com garantia de integridade e autenticidade reconhecida. Essa estratégia traz agilidade sem precedentes: um contrato que antes levava dias ou semanas em trânsito (via correios ou portador) agora pode ser revisado e assinado por várias partes em minutos, independentemente da localização geográfica de cada um.
Além do ganho de tempo, há economia de custos de impressão, transporte e armazenamento de arquivos físicos, bem como redução de erros (como extravios de documentos assinados). Ferramentas de assinatura eletrônica amplamente utilizadas – de plataformas globais a soluções nacionais – oferecem funcionalidades como carimbo de tempo, certificados digitais ICP-Brasil e autenticação dos signatários, adicionando camadas de segurança. Integradas ao sistema de gestão documental, essas soluções permitem acompanhar em tempo real quais documentos já foram assinados e por quem, gerando trilhas de auditoria automáticas.
No contexto de compliance, isso é valioso: a empresa demonstra conformidade e controle sobre documentos oficiais. Importante destacar que a adoção de assinaturas digitais anda de mãos dadas com a mudança cultural “Digital First” – os líderes devem incentivar que sempre se busque a via eletrônica em vez do papel. Ao eliminar o papel do ciclo de vida dos documentos (desde a criação até a aprovação final e arquivamento), a organização não só automatiza, mas também simplifica seus processos. Os resultados incluem respostas mais rápidas ao cliente interno e externo, melhor experiência para parceiros (que podem assinar remotamente em qualquer dispositivo) e um ambiente corporativo mais sustentável e seguro.
Por fim, a automação da gestão de documentos deve ser acompanhada de uma forte governança documental, assegurando que toda essa tecnologia opere dentro dos padrões legais e das melhores práticas de segurança da informação. Grandes empresas lidam com requisitos rigorosos – seja a LGPD na proteção de dados pessoais, normas ISO de gestão documental, ou regulamentações setoriais (financeiro, saúde, etc.).
Uma estratégia eficaz é incorporar regras de compliance diretamente nos sistemas: por exemplo, configurar políticas de retenção que automatizam os prazos de guarda e descarte de documentos conforme a lei. Dessa forma, documentos fiscais são eliminados quando expiram os prazos da legislação tributária, dados pessoais são removidos após o término de sua necessidade, e assim por diante, reduzindo o acúmulo desnecessário de informação e o risco de manter dados além do devido.
Empresas brasileiras já reconhecem que compliance e eficiência andam juntos – sem uma política automatizada, correm-se riscos significativos. Por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige armazenar dados pessoais de forma segura e somente pelo tempo adequado; organizações que não seguirem essas diretrizes ficam sujeitas a multas milionárias e sanções severas.
A boa notícia é que a mesma tecnologia pode ajudar: soluções modernas de gestão documental oferecem criptografia de arquivos, controle de acesso por usuário, trilhas de auditoria e backups automáticos, garantindo confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação. De fato, observa-se um movimento forte de investimento em segurança da informação no contexto documental – muitas empresas adotam criptografia avançada e autenticação multifator para proteger seus repositórios de documentos digitais.
Isso significa que, mesmo que um arquivo caia em mãos erradas, seu conteúdo permanece protegido, e apenas usuários autorizados conseguem acessá-lo mediante múltiplas verificações. Outra frente de governança automatizada é o monitoramento de conformidade: sistemas conseguem identificar acessos indevidos ou alterações não autorizadas em documentos sensíveis e alertar instantaneamente a equipe de Compliance.
No âmbito de auditorias e relatórios, a automação também mostra seu valor – gerar reportes de quais documentos foram acessados, alterados ou destruídos em determinado período vira uma tarefa de minutos, facilitando demonstrar conformidade às auditorias internas e externas. Por fim, é importante cultivar internamente a cultura da informação: treinar colaboradores em boas práticas de gestão documental, classificação de conteúdo confidencial e respeito às políticas estabelecidas. Porém, quando a tecnologia está bem implementada, seguir as regras torna-se parte natural do fluxo de trabalho (por exemplo, o sistema já classifica documentos automaticamente como “restritos” ou “públicos” conforme seu tipo, aplicando as restrições de acesso pertinentes). Assim, a empresa garante não apenas produtividade, mas também tranquilidade jurídica e regulatória, sabendo que seus documentos estão sob controle em todo o seu ciclo de vida.
Se a sua organização deseja alcançar esses resultados, conte com a Access. Somos especialistas em automação e gestão documental, oferecendo desde serviços de digitalização e armazenamento seguro até plataformas de workflow e inteligência artificial sob medida. Entre em contato com a Access e descubra como podemos ajudar a implementar essas estratégias, impulsionando a produtividade e a segurança da informação na sua empresa. A evolução da gestão de documentos começa agora – e a Access está preparada para guiá-lo nesse processo.
Share