Basicamente, uma solução de gestão de documentos organiza informações e facilita sua busca, acesso e compartilhamento. O seja, a solução precisa ser fácil e segura de usar, sem armazenar documentos desnecessários, como cópias e arquivos desatualizados, tornando essas informações inúteis e impactando negativamente nos negócios.
Apesar de, em um primeiro momento, criar essa estratégia pareça ser um grande desafio, os benefícios são claros e vão desde a economia de tempo para encontrar um documento até a redução de custos com armazenagem e pessoal, além de evitar o stress e a frustração de não encontrar a informação desejada.
Como desenvolver uma estratégia de gestão de documentos
Independentemente da empresa não ter uma estratégia ou estar buscando melhorar a que já está em uso, algumas práticas podem ser seguidas para tornar a gestão de documentos mais eficiente.
Formação de uma equipe
Esse primeiro passo envolve montar uma equipe multidisciplinar e que contemple todos os departamentos da empresa para conhecer os diferentes processos utilizados internamente e garantir que a estratégia a ser adotada seja seguida por todos os setores.
Conhecendo o processo atual de gestão
Com a equipe criada, é necessário analisar os processos em uso e começar a desenvolver um sistema de gestão unificado, mas que contemple as particularidades de cada setor. Por exemplo, os setores de RH e Marketing contam com documentos diferentes e usa as informações de formas também diferentes.
Então, ao analisar os processos, é preciso prestar atenção em como eles são as informações são coletadas, gerenciadas, compartilhadas e excluídas. Com esses dados, é possível ter uma ideia do que está funcionando e quais os pontos que precisam ser melhorados.
Metas e requisitos
Qualquer estratégia bem-sucedida precisa ter seus requisitos e objetivos bem definidos, e isso não é diferente na gestão de documentos. Então, saber quais as necessidades da empresa e o que é preciso ser feito para atendê-las é fundamental para uma gestão eficiente.
Inventário
Conhecer os documentos em poder de cada departamento da empresa é um passo essencial para gerenciá-los e também saber quais as responsabilidades de cada setor e como saber categorizá-los no sistema.
Para isso, é importante analisar o sistema de gestão de documentos utilizado pela empresa, avaliando a quantidade de documentos físicos e digitais e entender qual o melhor processo para a digitalização. O segundo passo é criar uma lista com esses documentos separados por departamentos e categorizá-los. E, por último, escolher um ou dois departamentos para analisar como eles lidam com suas informações.
Documentos desnecessários
Com o apoio da equipe multidisciplinar é possível criar uma lista com os documentos usados com maior regularidade pelos setores da empresa e também os que não foram utilizados dentro de um determinado período.
Esses documentos precisam ser analisados para entender se ainda precisam ser mantidos – devido à normas regulatórias – ou se são irrelevantes, redundantes e se já podem ser destruídos, claro, sempre consultando as políticas de retenção da empresa e regulamentos para o setor.
Desenvolvimento da estratégia de gestão de documentos
Com essas informações em mãos, é possível começar a detalhar a estratégia de gestão, para isso:
- Liste desafios enfrentados no passado, como documentos desatualizados e duplicados, o que pode ser eliminado; quais os processos e fluxos de trabalho que podem ser automatizados;
- Crie um padrão para categorização dos documentos
- Treine os funcionários sobre como manter essa categorização
- Trabalhe junto à equipe de Ti para garantir a segurança das informações digitalizadas
- Estabeleça uma política de permissões para monitorar o acesso e garantir que apenas usuários autorizados terão acesso a cada tipo de documento
- Não se esqueça de seguir práticas de gestão de documentos para garantir o acesso com segurança e facilidade às informações
Com a estratégia de gestão de documentos criada, um programa piloto em poucos setores pode ser implementado. Esse piloto irá servir para tirar possíveis dúvidas dos usuários e resolver problemas que possam aparecer.
Com tudo funcionando de maneira eficiente a estratégia pode ser expandida para toda a empresa.
Uma solução de gestão de documentos
Obviamente, é possível realizar a gestão de documentos internamente, mas uma das formas mais tranquilas e eficientes é buscar apoio com um provedor de soluções de gestão de documentos.
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