A gestão de registros é uma tarefa de extrema importância para empresas que lidam com documentos e informações de terceiros, porém, nem sempre essa função é atribuída a uma pessoa com experiência. A quantidade de dados vindos de várias fontes, nos mais diferentes formatos e mídias, torna o processo um desafio para qualquer corporação.
Quando uma empresa armazena ou processa registros confidenciais, incluindo dados de saúde, jurídicos e financeiros, ela está sujeita a uma série de obrigações administrativas e legais. O gerenciamento de registros é uma jornada complexa e desafiadora, mas, quando bem-feita, pode gerar valor real para o seu negócio. No entanto, sem uma abordagem eficaz ao gerenciamento de registros, as empresas normalmente enfrentam uma variedade de pontos problemáticos que prejudicam a eficiência e a conformidade do trabalho.
Pensando nisso, separamos 5 pontos negativos do gerenciamento de registros e o que fazer para superá-los. Acompanhe.
Armazenamento inseguro
O Brasil assumiu o 6º lugar no ranking de países com mais vazamentos de dados no mundo. De janeiro a novembro de 2021, 24,2 milhões de brasileiros tiveram suas informações expostas na internet, a partir de ataques a sistemas ou vazamento de dados, de acordo com a Surfshark, empresa de privacidade e segurança online. O levantamento também destaca o ataque ao aplicativo ConectSUS que ficou fora do ar por cerca de dez dias em todo Brasil, e o vazamento de dados envolvendo a Polícia Federal.
É importante destacar que a maioria das exposições de dados resulta de erros humanos, mesmo as principais empresas e maiores autoridades do país estão sujeitas a esse tipo de situação, e podem pôr em risco milhares de pessoas.
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, o descumprimento das normas pode acarretar uma multa de até R$50 milhões ou 2% do faturamento anual de uma instituição.
Dificuldade em localizar registros
Os registros são úteis apenas se você puder usá-los para encontrar as informações de que precisa. Mas para permitir o acesso eficiente e preciso aos registros, eles devem ser classificados, categorizados e armazenados em um sistema pesquisável. Isso se torna cada vez mais desafiador à medida que o volume de documentos cresce. Consequentemente, esse processo se torna cada vez mais complexo e muitas organizações possuem pouco conhecimento sobre os arquivos que armazenam.
Má administração no acesso aos arquivos
O gerenciamento inadequado de identidade e acesso é uma causa comum de exposições de dados e falhas de conformidade. Por um lado, os registros devem ser acessíveis apenas a indivíduos autorizados. Por outro lado, o acesso deve ser direto para quem precisa. Em muitos casos, a eficiência operacional é afetada quando os funcionários lutam para obter as informações de que precisam para realizar seus trabalhos.
A implementação de um sistema de gerenciamento de identidade seguro nem sempre é simples; é por isso que tantos registros vazam de plataformas em nuvem, mesmo que forneçam aos usuários as ferramentas para gerenciar o acesso com segurança. Muitas empresas ainda estão errando. A verdade é que aproveitar as poderosas ferramentas de gerenciamento de acesso de uma plataforma de nuvem moderna não garante que a segurança, a privacidade e a confidencialidade dos dados possam ser mantidas.
Vida útil dos registros
Os padrões regulatórios exigem que as empresas armazenem registros por um período específico e os destruam com segurança após o término desse período.
Muitas empresas acham isso desafiador por vários motivos:
- Eles precisam entender quais regulamentos se aplicam a cada registro, o que significa que os registros devem ser classificados e categorizados;
- Os registros devem ser monitorados ao longo de seu ciclo de vida para garantir que sejam armazenados e destruídos de acordo com os regulamentos relevantes;
- Os requisitos legais e regulamentares de retenção diferem dependendo da natureza dos registros.
Não acompanhamento da evolução
Nosso último ponto problemático a destacar é que nada do que discutimos aqui até agora é estático. À medida que as regulamentações evoluem, as empresas também devem alterar seus processos e sistemas de armazenamento de registros para atender a quaisquer novos requisitos. Isso pode ser particularmente oneroso para empresas de serviços financeiros, onde os requisitos de retenção e produção de registros mudam com frequência. Também afeta serviços de saúde, jurídicos, seguros, RH, manufatura, educação e governamentais, entre outros.
Como um sistema de gerenciamento de registros eficaz pode ajudar?
Para recapitular, a seguir está um resumo dos pontos problemáticos acima e como um sistema de gerenciamento de registros eficaz pode oferecer soluções para cada um deles. Acompanhe.
Armazenamento seguro:
Os sistemas de gerenciamento de registros fornecem armazenamento externo seguro para registros físicos e digitais.
Facilidade em localizar registros:
Os sistemas de gerenciamento de registros podem classificar e categorizar registros. Dessa forma, eles podem ser facilmente pesquisados por meio de um portal online seguro, permitindo que usuários autorizados encontrem as informações de que precisam rapidamente.
Fácil administração no acesso aos arquivos:
O software de gerenciamento de registros desenvolvido especificamente inclui gerenciamento de identidade e acesso robusto e sofisticado e um registro abrangente de solicitações de acesso.
Vida útil dos registros:
Um agendamento atualizado garante que os registros sejam gerenciados ao longo de seu ciclo de vida de acordo com os requisitos regulamentares relevantes e, em seguida, sejam destruídos com segurança.
Acompanhamento da evolução:
O software de retenção e conformidade rastreia continuamente centenas de milhares de requisitos, atualizando sistemas e controles conforme necessário.
Para saber mais sobre como os serviços de gerenciamento de documentos, informações e registros da Access ajudam as empresas a reduzir custos e ao mesmo tempo, aliviar a carga de conformidade, entre em contato hoje mesmo com um dos especialistas em gerenciamento de informações e registros.
