Com a pandemia e a consequente adoção do home office, muitas empresas se viram obrigadas a oferecer rapidamente acesso remoto a diversos documentos críticos para que os colaboradores cumprissem as suas tarefas com eficiência. Esse cenário levou a um movimento acelerado rumo à digitalização e gestão documental, ao lado de uma grande preocupação sobre requisitos operacionais e jurídicos envolvidos na redução nos processos baseados em papel.
Mas, ao lado de um parceiro com expertise sobre os requisitos do seu setor, a jornada de digitalização de documentos críticos é tranquila e apresenta diversas vantagens. Vamos conferir algumas delas:
1 – Gaste seu tempo com sabedoria
Um colaborador gasta, em média, 1,8 horas por dia procurando informações. Mais de 9 horas semanais. Isso significa que, para cada cinco pessoas contratadas, apenas quatro estão realmente fazendo seu trabalho. Imagine ter esse tempo de volta? E se você pudesse encontrar documentos em 30 segundos ou menos? Pense nisso … Imagine ter todos os documentos críticos de negócios disponíveis ao seu alcance. Agora, imagine esses documentos em um ambiente organizado e estruturado, otimizando e agilizando processos.
2 – Onde estão seus documentos?
O segundo motivo vale para organizações geograficamente distribuídas. Não pense que isso não se aplica a você porque geograficamente distribuída pode significar diferentes estados, cidades ou até mesmo andares de um edifício.
Veja os documentos de RH, por exemplo. Normalmente, a contratação é feita em cada um dos escritórios, enquanto a papelada é centralizada. Existem alguns desafios neste processo. O primeiro é a logística. Como a papelada da nova contratação vai do ponto A ao ponto B? Como o gerente de contratação acessa esses documentos? Eles acabam mantendo cópias? Quantas idas e vindas ocorrem para garantir que a papelada seja completa e preenchida corretamente?
Os desafios continuam a ocorrer com a mobilidade dos funcionários. Aqui está um cenário: um funcionário é promovido para um novo departamento. Como a papelada flui do ex-gerente para o novo gerente? Da mesma forma, se esse funcionário se mudar entre escritórios, unidades de negócios ou mesmo regiões, como o novo gerente obtém acesso ao arquivo do funcionário? Ou o RH está criando vários arquivos para esse indivíduo?
3 – Quem pode ver o quê?
Você precisa de uma maneira fácil e segura de compartilhar documentos com pessoas internas que precisam colaborar. Você também pode precisar compartilhar esses documentos com terceiros, como governo, auditores ou advogados. O segredo é compartilhá-los de maneira segura. Uma pesquisa com profissionais de RH indicou que 69% dos entrevistados compartilham documentos importantes com terceiros pelo menos uma vez por trimestre ou mais, e 11% precisam compartilhar pelo menos uma vez por semana! A pesquisa também descobriu que 76% usam e-mail como seu principal método de entrega e 67% entregam cópias físicas dos arquivos.
O seu sistema de digitalização de documentos críticos deve permitir uma auditoria completa de quem os viu e quando. E você deve ser capaz de restringir o acesso apenas para visualização, de forma que nenhuma cópia extra seja feita ou encaminhada, com permissões somente para as pessoas que realmente precisam ter acesso aos documentos críticos.
4 – Como saber se os arquivos estão completos?
Você pode dizer com segurança que tem controle total de todas as informações confidenciais? Tem certeza de que está tudo atualizado? Infelizmente, nossos arquivos não nos informam quando os documentos estão faltando ou estão expirados. O momento em que você precisa de um documento é o momento errado para descobrir que você não o tem.
Com forte fluxo de trabalho e controles de monitoramento, seu sistema de gerenciamento de documentos deve examinar constantemente todos os arquivos críticos, avaliando sua integridade e procurando por documentos expirados e aqueles que precisam de atualização.
5 – Você está mantendo apenas o que deve e eliminando o que deve?
Você provavelmente tem uma política de retenção de registros. De acordo com uma pesquisa feita com executivos seniores de TI em 500 empresas, a necessidade de um plano de retenção formal certamente está recebendo mais atenção. Mas a sua adoção ainda não é grande o suficiente.
O problema para a maioria das organizações, de acordo com esta pesquisa, é a implementação da política de retenção. Devido a silos de informações, registros em papel e e-mail como o principal método de compartilhamento de informações, quão confiante você está de que está implementando e seguindo a política de retenção de sua empresa?
Cada tipo de documento tem um período de retenção específico. Na maioria dos casos, o período de retenção é acionado por um evento – rescisão do funcionário, vencimento do contrato ou data de pagamento da fatura são alguns exemplos comuns. Quando os documentos estão no papel, eles vão todos para uma pasta, e é totalmente impraticável monitorar constantemente cada arquivo e limpar os que precisam ser destruídos. Frequentemente, as pastas de funcionários desligados da empresa ou contratos de longo prazo são colocadas em uma caixa e enviados para o Arquivo Morto, onde ninguém vai buscar informações por um bom tempo.
Entendeu por que você deve investir em uma estratégia de digitalização de documentos críticos?
