Quando se trata de gestão de registros e informações (RIM), há várias causas de práticas de má gestão de registros e riscos associados a não manter um programa RIM atualizado. Negligenciar ou ignorar completamente esses riscos podem levar a consequências sérias e graves, como retenção excessiva, perda de dados ou acesso não autorizado.
Se sua empresa está pensando em tomar medidas para melhorar as iniciativas de gestão de registros e informações, mas ainda não as priorizou, ou não tem ideia de por onde começar, este artigo fornece algumas dicas sobre o caminho mais tranquilo.
Abaixo, nossa equipe listou cinco áreas que a empresa precisa concentrar esforços de modernização para que práticas desatualizadas de gestão de registros e informações não se tornem prejudiciais e impactem negativamente na manutenção dos seus registros.
Então, quais são as causas da má manutenção de registros? O primeiro risco que uma empresa pode estar correndo se concentra na garantia de qualidade. Se a organização não for diligente sobre os protocolos de gestão de registros adotados, essa apatia pode se tornar uma das causas de práticas que levam a uma má gestão. Provavelmente, todo mundo já ouviu o ditado que diz que se “entra lixo, vai sair lixo”. Isso certamente se aplica aqui. Uma boa gestão de registros começa com uma captura e arquivamento de informações eficiente, especialmente no mundo acelerado e cheio de documentos de hoje.
Com a quantidade de informações sendo criada diariamente, é muito fácil ser vítima desse risco. Na verdade, 26% dos funcionários relataram ter criado um documento de trabalho que mais tarde descobriram que já existia. Portanto, se não houver estruturação nos dados registrados, sua precisão, locais de armazenamento e controles de versão, todo o sistema pode rapidamente enfrentar um caos devido aos efeitos da má gestão de registros adotada pela organização.
Sem uma gestão de registros robusta, até mesmo os funcionários mais confiáveis podem expor a organização a riscos legais e de conformidade ao manusear documentos incorretamente, mesmo que sem intenção. Por exemplo, quem nunca encontrou um formulário importante na máquina de fotocópias no escritório? Ou compartilhou um arquivo com um colega de trabalho sem primeiro verificar suas permissões? Ou, ainda, tenha jogado fora um documento ou registro que precisava ser retido ou destruído com segurança? Esses erros podem colocar a organização em risco, enquanto a implementação de um programa de gestão de registros e informações sólido abre oportunidades para a organização crescer em segurança.
Quer sejam gerenciados registros médicos, registros legais ou outras formas de informações pessoais e financeiras, uma política sólida de retenção de documentos é essencial para evitar as consequências da má gestão de registros. Sem ela, é muito fácil correr o risco de sofrer multas ou punições, especialmente se destruir registros muito cedo ou não puder produzi-los durante uma auditoria.
Também é possível incorrer em mais riscos do que deveria em uma descoberta legal ou uma violação culposa ao manter registros além de suas datas de retenção. Um exemplo disso aconteceu há alguns anos com o JPMorgam Chase & CO, quando o SEC multou a organização em US$ 125 milhões devido a falhas generalizadas na manutenção de registros. Essa é uma lição cara e evitável de se aprender como lidar com as informações, causada simplesmente pela má gestão de registros.
Desastres naturais, como inundações e incêndios podem causar estragos em uma empresa, destruindo documentos armazenados incorretamente para sempre. Registros críticos e insubstituíveis devem ser armazenados em cofres subterrâneos com controle de temperatura e em centros de registros profissionais em locais escolhidos para minimizar os riscos ambientais. Certifique-se de que o provedor de armazenamento externo com o qual a empresa escolher trabalhar tenha acesso físico e controles de segurança em vigor, além de tecnologia de supressão de incêndio.
Além disso, ter um plano de recuperação de desastres em vigor pode salvar uma empresa de riscos, incluindo perdas financeiras, violações de conformidade, ameaças à segurança e falhas operacionais. A Federal Alliance for Safe Homes estima que 75% das empresas sem um plano de continuidade de negócios desapareçam dentro de três anos após um desastre.
A má gestão de registros tem impacto direto no dia a dia das organizações, diminuindo a produtividade quando os funcionários são forçados a rastrear as informações de que precisam para concluir as tarefas. Todo esse tempo e energia se somam a custos reais que afetam os resultados financeiros. Na verdade, funcionários de empresas de todos os tamanhos afirmam gastar até 25% de sua semana de trabalho procurando documentos e informações de que precisam para fazer seu trabalho com eficiência.
Não deixe que os cinco riscos listados acima façam com que seu programa e operações de gestão de registros e informações se tornem um caos. Ao focar na captura de informações de qualidade, garantir a conformidade, se proteger contra desastres e melhorar a eficiência em todo o ciclo de vida das informações, é possível proteger uma empresa contra os efeitos nocivos da manutenção deficiente de registros e estabelecer uma base sólida para o crescimento e sucesso futuro dos negócios.
Por isso, avalie as causas das práticas de gestão de registros deficientes, estabeleça um plano, recupere o controle sobre suas informações, mitigue os riscos e melhore a eficiência com a ajuda da Access. Nossas soluções de armazenamento externo são projetadas para manter seus documentos seguros, sem prejudicar a acessibilidade, e a solução de agendamento de gestão de registros pode ajudar sua empresa a automatizar processos de agendamento enquanto fornece um serviço de cliente de classe mundial.
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