Nos últimos anos, as empresas tiveram que adaptar seus processos para proteger documentos de forma mais eficiente. A adoção maciça do home office ou do trabalho híbrido se mostrou benéfica para empresas e funcionários, mas também abriu as portas para um novo conjunto de riscos cibernéticos que, até então, eram monitorados unicamente em uma rede compartilhada dentro do escritório.
Proteger documentos no home office, então, exige a implementação de algumas práticas diferentes de quando a equipe está no escritório. No lugar de usar apenas a rede interna e dispositivos no local, o funcionário consegue acessar documentos e informações diretamente em seus dispositivos, em qualquer lugar, e usando pra isso, até, redes abertas disponibilizadas em shoppings, cafés e na rua.
Apesar das violações de dados terem apresentado queda em 2022 – estudo da Surfshack mostra que durante o ano, 310,9 milhões de contas foram violadas contra 959 milhões em 2021 – isso não quer dizer que os hackers estão trabalhando menos, mas que, agora, concentram seus ataques em alvos mais lucrativos.
Isso deixa claro que os desafios ainda são muitos para proteger documentos e, à medida que os funcionários adotam o modelo de trabalho híbrido e passam a usar o transporte público ou trabalham de locais públicos, entender os riscos envolvidos na hora de manipular documentos entre a casa e o escritório é essencial para reduzir o acesso de hackers às informações críticas e confidenciais da empresa.
Práticas para proteger documentos no home office
Com o crescimento do número de trabalhadores remotos e híbridos, algumas práticas podem ser implementadas para reduzir riscos e proteger documentos com maior eficiência.
Separe o lado pessoal do profissional
Pode ser algo básico falar sobre a separação da vida pessoal e profissional, mas muitas pessoas ainda misturam as duas, o que pode representar riscos para a segurança da empresa. Usar dispositivos pessoais para fins profissionais tem impacto direto nas políticas de segurança das empresas e torna muito mais complexa a aplicação. Normalmente, dispositivos pessoais não contam com um nível de proteção adequado, o que representa riscos de violação de dados e desperdícios de recursos quando o equipamento fornecido pela empresa não é utilizado.
Use VPN ou Endpoints protegidos
Basta ter uma conexão com a internet que o trabalho remoto pode ser executado com eficiência. Entretanto, contar com redes de acesso públicas trazem riscos desnecessários aos dados da empresa. O uso de VPNs ou Endpoints protegidos permite que a equipe de segurança cibernética determine quem pode acessar a rede e os recursos disponíveis, evitando um possível ataque hacker.
Elimine documentos físicos
Documentos em papel são um ponto fraco na hora de proteger documentos e podem comprometer toda sua estratégia de segurança. Portanto, para que o trabalho remoto ou híbrido seja realizado com eficiência e segurança, é fundamental digitalizar esses documentos e permitir, apenas, que sejam acessados digitalmente.
Esses documentos, então, devem ser armazenados corretamente e um cronograma de destruição precisa ser criado para que eles sejam destruídos conforme a legislação vigente e tipo de documento.
Criptografe o disco rígido
Normalmente, com uma equipe híbrida, os funcionários carregam seus dispositivos do escritório para a casa e vice-versa. Nesse trajeto, infelizmente, dispositivos podem ser roubados ou simplesmente perdidos, aumentando o risco de vazamento de dados. A criptografia, então, protege essas informações com o uso de senha ou chave, impedindo que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados.
Invista em tecnologia de segurança
Antivírus, firewall, autenticação de dois fatores, proteção de endpoints, VPNs. A tecnologia está aí para tornar a tarefa de proteger documentos mais eficiente, reduzindo riscos e tornando a segurança cibernética mais resiliente. Quanto maior a dificuldade para um cibercriminoso invadir a rede, menor a probabilidade de ter dados confidenciais vazados.
Treine a equipe para detectar ameaças
Treinamento é fundamental para proteger documentos e reduzir o risco de ataques cibernéticos. Então, quanto mais informações os funcionários tiverem sobre os mais diferentes vetores de ataque, mais fácil será para eles identificarem um possível ataque. Para isso, é necessário implementar um programa de treinamento que, regularmente, atualize as equipes sobre as mais novas ameaças e como identificá-las.
A importância do gerenciamento de documentos
O aumento do número de pessoas trabalhando remotamente fez com que as organizações buscassem meios de flexibilizar o acesso aos documentos ao mesmo tempo que tornaram seus processos mais eficientes, melhorando a transparência e conformidade. Reduzir o uso de papel, facilitar o acesso e compartilhamento de documentos e tornar esse processo mais seguro fazem parte da solução de gerenciamento de documentos oferecida pela Access.
Mas quando considerar uma solução de gerenciamento de documentos (DMS)? A resposta é simples. Agora. Se a empresa ainda conta com muitos processos baseados em papel, então é essencial iniciar a digitalização desses documentos. Se já conta com processos digitalizados, é preciso saber organizá-los para tornar seu acesso rápido e seguro.
Além disso, com a crescente digitalização pela qual a maioria das empresas está passando, torna-se fundamental criar e gerenciar documentos de forma digital para garantir maior produtividade, melhor atendimento e experiência ao cliente e reduzir custos operacionais e, claro, embarcar na jornada da transformação digital contribui para tornar a segurança cibernética mais eficaz.
Uma solução de gerenciamento de documentos permite proteger documentos com maior eficiência, integrando controles de segurança robustos e garantindo que regras regulamentares sejam atendidas mais facilmente.
Como o DMS melhora a segurança cibernética:
- Registra todas as atividades relacionadas aos documentos
- Oferece a possibilidade de realizar backups na nuvem
- Permite a organização eficiente dos documentos e facilita a criação de um cronograma de destruição
Com isso, cada vez mais empresas procuram a Access para implementar uma solução de gerenciamento de documentos que atenda suas necessidades ao mesmo tempo em que também atendem às preocupações de segurança cibernética emergentes.
Como a Access mantém os documentos em segurança
A solução de gerenciamento de documentos da Access visa atender às normas de conformidade LGPD, garantir uma governança sobre as informações mais eficientes, gerenciar documentos usando políticas de acesso, retenção e tráfego, e facilitar o acesso a esses documentos e informações por meio do Portal All Store, que centraliza as informações físicas e digitais da empresa.
Entre em contato com um dos nossos especialistas e saiba como podemos tornar o gerenciamento de documentos da sua empresa mais eficiente e seguro.
