Gerenciar pessoas de maneira eficaz é uma função essencial para o RH, da mesma forma, contar com um bom plano de gestão de documentos e organização de arquivos de RH contribui para tornar o setor mais eficiente e produtivo, reduzindo o tempo gasto em diversos processos e reduzindo riscos de perder algum documento, além de atender com eficiência a normas de conformidade e à LGPD.
Para isso, além de implementar as ferramentas digitais corretas, algumas práticas precisam ser seguidas para realizar uma gestão de documentos realmente eficaz e lidar com o ciclo de vida dos documentos sem correr riscos. Esse processo consiste, além da gestão de documentos em si, lidar com o gerenciamento de políticas da empresa e garantir o acesso, armazenamento e descarte de documentos corretamente, de forma a proteger a privacidade dos dados e capacitar a equipe para que tome as melhores decisões baseadas em dados.
Benefícios de criar um sistema de gestão de documentos de RH
Criar uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH pode ser um processo demorado, então quando mais cedo for implementado, maiores serão os benefícios.
Conformidade
Talvez o maior benefício seja atender mais facilmente às diversas normas de conformidade e proteção de dados. Por lei, o RH precisa armazenar diversos documentos por períodos diferentes, que podem chegar a 30 anos, além disso, esses documentos precisam ser armazenados com segurança e sem um sistema de gestão de documentos eficiente, dificilmente esses processos serão realizados com eficiência.
Processos legais
O setor também pode responder a auditorias e solicitações judiciais relacionadas a reclamações dos funcionários, o que exige maior agilidade para rastrear e recuperar informações sobre avaliações de desempenho, remuneração, ponto, entre outros documentos.
Segurança e privacidade
O sistema de gestão de documentos e organização de arquivos de RH deve atender aos mais exigentes protocolos de segurança e normas, como a LGPD, para garantir a segurança e privacidade das informações dos funcionários.
Eficiência organizacional
Investir uma estratégia paperless garante uma maior eficiência administrativa, tornando os processos mais confiáveis e permitindo rápido acesso às informações dos funcionários.
Fluxo de dados
Uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH torna o acesso e compartilhamento de informações mais simples, o que faz com que o fluxo de trabalho se torne mais eficiente, garantindo que os documentos estejam facilmente acessíveis no momento correto.
Melhores práticas para a gestão de documentos de RH
Não importa o porte da empresa, implementar uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH é fundamental para economizar tempo e reduzir possíveis riscos para o setor. Para isso, algumas práticas podem ser seguidas.
Mapeie os documentos
Identificar todos os documentos é o primeiro passo para tornar uma estratégia de gestão de documentos eficiente.
- Recrutamento:
Anúncios de vagas, descrição de cargos, currículos, entrevistas e resultados dos testes. - Contratação
Documentos do funcionário, documentos de apoio, contratos de trabalho, etc. - Contratos de trabalho
Acordos de confidencialidade, políticas de RH, alterações nas políticas, etc. - Documentos médicos
Registros de deficiência, registros de saúde, solicitações de licenças, etc. - Benefícios
Planos e documentos
- Registros de pessoal
Revisões de desempenho, remuneração, documentos de promoção, registros disciplinares, referências, etc. - Folha de pagamento
Registros de ponto, holerites, formulários de impostos, etc. - Licenças
Solicitações de licenças e documentos de suporte. - Segurança e acidentes
Relatórios de incidentes, registros médicos, materiais de treinamento de segurança, registros do comitê de segurança, etc. - Treinamento
Registros e recursos de treinamento.
Definição de acesso
Os documentos de RH não devem ser acessados por todos os funcionários do setor. Para isso, algumas questões devem ser feitas:
- Quem precisa acessar o documento?
- Com que frequência?
- Como deve ser esse acesso?
Requisitos e metas de retenção
Criar um cronograma de retenção de documentos, com gatilhos de expiração, é essencial para identificar o prazo que cada documento deve ser retido e quando deve ser destruído, por exemplo, alguns documentos de RH precisam ser armazenados por até 30 anos. Para definir esses requisitos é necessário entender quais documentos devem ser mantidos, por quanto tempo, quais eventos levam ao seu arquivamento ou descarte.
Nível de segurança
A solução de gestão de documentos deve oferecer recursos de segurança que obedeçam a normas de conformidade e leis voltadas para a privacidade e permitam seu armazenamento, acesso e descarte seguro, reduzindo riscos de vazamento de dados. Para isso, alguns fatores devem ser observados de acordo com o tipo de documento envolvido, por exemplo, informações médicas e pessoais contam com a privacidade protegida por lei. É essencial implementar uma política de segurança para os documentos e criar um plano de treinamento eficaz.
Crie um plano de armazenamento e arquivamento
Esse plano envolve além do armazenamento, garantir o acesso às informações, descrever o fluxo de trabalho, armazenamento e descarte. É o momento ideal para determinar quais arquivos serão mantidos em sua forma física e quais serão digitalizados.
- Agrupe os documentos por ponto de acesso para entender o fluxo de acesso
- Destaque documentos que exigem recursos de segurança, como proteção por senha, entre outros recursos
Software de gestão de documentos
Muitos processos do RH já são gerenciados por meio digital, então, é crítico implementar uma solução de gestão de documentos para automatizar os processos, facilitar o acesso e criar fluxos de trabalho mais eficientes.
Documentos são um ativo importante para os negócios e implementar as melhores práticas para a gestão de documentos e organização de arquivos de RH é crucial para reduzir custos, melhorar os serviços, aumentar a produtividade e atender a requisitos de conformidade.
E a tecnologia torna a gestão mais eficiente e fácil, automatizando tarefas, transformando fluxos de trabalho e permitindo acesso fácil às informações dos funcionários, ou seja, permite um maior controle sobre os documentos, algo essencial para lidar com possíveis reclamações ou solicitações judiciais.
Além disso, com o acesso facilitado às informações, a equipe de RH consegue criar estratégias baseadas em dados, tornando as decisões mais seguras. Fale com nossos especialistas e saiba como a Access pode ajudar sua empresa a tornar a gestão de documentos de RH mais eficiente.
