Gerenciar pessoas de maneira eficaz é uma função essencial para o RH, da mesma forma, contar com um bom plano de gestão de documentos e organização de arquivos de RH contribui para tornar o setor mais eficiente e produtivo, reduzindo o tempo gasto em diversos processos e reduzindo riscos de perder algum documento, além de atender com eficiência a normas de conformidade e à LGPD.
Para isso, além de implementar as ferramentas digitais corretas, algumas práticas precisam ser seguidas para realizar uma gestão de documentos realmente eficaz e lidar com o ciclo de vida dos documentos sem correr riscos. Esse processo consiste, além da gestão de documentos em si, lidar com o gerenciamento de políticas da empresa e garantir o acesso, armazenamento e descarte de documentos corretamente, de forma a proteger a privacidade dos dados e capacitar a equipe para que tome as melhores decisões baseadas em dados.
Criar uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH pode ser um processo demorado, então quando mais cedo for implementado, maiores serão os benefícios.
Talvez o maior benefício seja atender mais facilmente às diversas normas de conformidade e proteção de dados. Por lei, o RH precisa armazenar diversos documentos por períodos diferentes, que podem chegar a 30 anos, além disso, esses documentos precisam ser armazenados com segurança e sem um sistema de gestão de documentos eficiente, dificilmente esses processos serão realizados com eficiência.
O setor também pode responder a auditorias e solicitações judiciais relacionadas a reclamações dos funcionários, o que exige maior agilidade para rastrear e recuperar informações sobre avaliações de desempenho, remuneração, ponto, entre outros documentos.
O sistema de gestão de documentos e organização de arquivos de RH deve atender aos mais exigentes protocolos de segurança e normas, como a LGPD, para garantir a segurança e privacidade das informações dos funcionários.
Investir uma estratégia paperless garante uma maior eficiência administrativa, tornando os processos mais confiáveis e permitindo rápido acesso às informações dos funcionários.
Uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH torna o acesso e compartilhamento de informações mais simples, o que faz com que o fluxo de trabalho se torne mais eficiente, garantindo que os documentos estejam facilmente acessíveis no momento correto.
Não importa o porte da empresa, implementar uma estratégia de gestão de documentos e organização de arquivos de RH é fundamental para economizar tempo e reduzir possíveis riscos para o setor. Para isso, algumas práticas podem ser seguidas.
Identificar todos os documentos é o primeiro passo para tornar uma estratégia de gestão de documentos eficiente.
Os documentos de RH não devem ser acessados por todos os funcionários do setor. Para isso, algumas questões devem ser feitas:
Criar um cronograma de retenção de documentos, com gatilhos de expiração, é essencial para identificar o prazo que cada documento deve ser retido e quando deve ser destruído, por exemplo, alguns documentos de RH precisam ser armazenados por até 30 anos. Para definir esses requisitos é necessário entender quais documentos devem ser mantidos, por quanto tempo, quais eventos levam ao seu arquivamento ou descarte.
A solução de gestão de documentos deve oferecer recursos de segurança que obedeçam a normas de conformidade e leis voltadas para a privacidade e permitam seu armazenamento, acesso e descarte seguro, reduzindo riscos de vazamento de dados. Para isso, alguns fatores devem ser observados de acordo com o tipo de documento envolvido, por exemplo, informações médicas e pessoais contam com a privacidade protegida por lei. É essencial implementar uma política de segurança para os documentos e criar um plano de treinamento eficaz.
Esse plano envolve além do armazenamento, garantir o acesso às informações, descrever o fluxo de trabalho, armazenamento e descarte. É o momento ideal para determinar quais arquivos serão mantidos em sua forma física e quais serão digitalizados.
Muitos processos do RH já são gerenciados por meio digital, então, é crítico implementar uma solução de gestão de documentos para automatizar os processos, facilitar o acesso e criar fluxos de trabalho mais eficientes.
Documentos são um ativo importante para os negócios e implementar as melhores práticas para a gestão de documentos e organização de arquivos de RH é crucial para reduzir custos, melhorar os serviços, aumentar a produtividade e atender a requisitos de conformidade.
E a tecnologia torna a gestão mais eficiente e fácil, automatizando tarefas, transformando fluxos de trabalho e permitindo acesso fácil às informações dos funcionários, ou seja, permite um maior controle sobre os documentos, algo essencial para lidar com possíveis reclamações ou solicitações judiciais.
Além disso, com o acesso facilitado às informações, a equipe de RH consegue criar estratégias baseadas em dados, tornando as decisões mais seguras. Fale com nossos especialistas e saiba como a Access pode ajudar sua empresa a tornar a gestão de documentos de RH mais eficiente.
Share