A má gestão de documentos e registros é algo, infelizmente, muito comum nas empresas e pode tornar os processos organizacionais um caos, prejudicando os negócios. E, claro, esses documentos não dizem respeito unicamente aos armazenados fisicamente ou digitalmente, mas todos as informações em poder da empresa: e-mails, imagens, arquivos de áudio e vídeo.
Entre os riscos estão a falta de documentação, falta de espaço para armazenamento, custos para armazenamento, dificuldade para recuperar informações, falhas para cumprir normas de conformidade e exclusão acidental de registros. Ou seja, são problemas que podem levar à perda de informações críticas para os negócios, mas que também impactam diretamente na rentabilidade da empresa, pois aumentam os custos para recuperação e backup dos dados quando necessário.
Essa má gestão é fruto de diversos fatores, sendo que a forma com que o armazenamento é realizado é o fator principal que leva as empresas a buscarem um serviço de gestão de documentos eficiente e profissional, como o oferecido pela Access. Além disso, a LGPD exige que as empresas sigam algumas regras para armazenar, manipular e excluir informações com segurança e preservando a privacidade dos dados.
A má gestão de documentos e registros leva a:
- Incapacidade de encontrar as informações
- Incapacidade de cumprir regulamentos e normas
- Fluxo de trabalho ineficiente
- Redução na produtividade dos funcionários
Riscos da má gestão de documentos e registros
A gestão de documentos e registros pode ser um processo complexo e que envolve diversos departamentos diferentes, portanto, as consequências podem ser enormes quando esses documentos não são categorizados, armazenados e descartados corretamente.
- Falta de documentação
A falta de documentação causada pela má gestão de documentos e registros leva a lacunas de informações e até mesmo a uma má interpretação dos dados. Por outro lado, a documentação correta permite que os documentos sejam facilmente encontrados e fiquem disponíveis para os usuários autorizados.
- Falta de espaço de armazenamento
Armazenamento não é algo ilimitado ou barato, o que exige que a empresa escolha o que deve ser armazenado e por quanto tempo isso é necessário. Por exemplo, entre um arquivo digital e um documento físico, o arquivo digital é muito mais fácil de ser armazenado e recuperado.
- Falta de visibilidade
Pesquisar e visualizar facilmente documentos e registros é fundamental para a saúde dos negócios, mas isso se torna complexo se eles estiverem armazenados em diversos locais, prejudicando sua visualização.
- Falta de segurança
A falta de visibilidade é um dos fatores de risco para a segurança de dados. Ao não saber quais são e onde estão armazenados seus dados críticos e confidenciais, a segurança dessas informações se torna mais difícil, obrigando a empresa a gastar mais para localizá-los e protegê-los e até mesmo para destruí-los na época correta.
- Custos de armazenamento
A má gestão de documentos e registros implica em um alto custo para armazenamento, já que a empresa não tem controle sobre quais documentos estão em seu poder e pode não conseguir destruí-los ou excluí-los quando não têm mais uso, onerando seu armazenamento.
- Recuperação das informações
Da mesma forma, como não consegue recuperar a informação quando precisa, negócios e o cumprimento de obrigações legais é prejudicado. Ao não organizar as informações e encontrá-las facilmente, o dia a dia de trabalho se torna ineficiente e improdutivo.
- Cumprimento de normas de conformidade
A má gestão de documentos e registros impacta diretamente no cumprimento das normas da LGPD e outras regras de conformidade, o que pode render multas e penalidades pesadas às empresas, além de ser extremamente prejudicial para os negócios e reputação.
- Exclusão acidental
Cada documento e registro precisa seguir um cronograma de armazenamento que, dependendo do tipo de documento, precisa ficar guardado por até 30 anos. A má gestão de documentos e registros, por sua vez, pode levar à sua exclusão indevida ou proposital, o que pode ser evitado com a automatização dos processos.
Como evitar a má gestão de documentos e registros
A má gestão de documentos e registros pode ocasionar em documentos perdidos ou corrompidos e que também levam a outros problemas sérios, como violação de dados. Mas há algumas práticas que tornam a gestão mais eficiente.
- Crie uma política de retenção
É o processo que garante que os documentos estejam armazenados em local correto e com segurança até que chegue o momento de descartá-los.
- Indique um funcionário para assumir a gestão de documentos e registros
O “controlador” é o funcionário responsável por definir a política de acesso e contribuir para a estratégia de segurança da informação para reduzir possíveis vulnerabilidades.
- Implemente a padronização da nomenclatura dos arquivos
A padronização reduz os riscos de má gestão de documentos e registros, melhora o desempenho e eficiência dos processos
- Defina uma política de controle e acesso de documentos
É o processo pelo qual a empresa permite que cada usuário tenha acesso unicamente aos documentos que precisa para realizar seu trabalho e o que podem fazer com os documentos que tem acesso. Crie níveis de controle de acesso para os diferentes tipos de documentos e forneça maneiras para recuperar a arquivar esses documentos.
- Crie um local centralizado para armazenar documentos
Documentos críticos e confidenciais precisam ser mantidos em um local central para facilitar sua recuperação, portanto, forneça uma ferramenta que permita o rastreamento dos documentos, suas alterações e revisões.
- Treine a equipe
O treinamento é essencial para que todos saibam lidar com as informações e para acessar, alterar e descartar documentos de forma eficaz.
- Implemente um sistema de gestão de documentos e registros
O objetivo é manter todos os documentos e registros identificados, armazenados e que possam ser acessados facilmente. Dessa forma é possível garantir que os processos de gestão de documentos e registros sejam definidos, que o conteúdo flua facilmente pela empresa e que as informações sejam integradas à estratégia de negócios.
Documentos e registros são um dos maiores ativos de qualquer empresa e a má gestão de documentos pode impactar diretamente no futuro e saúde dos negócios. Com isso, aumentar a eficiência dessa gestão é essencial, e a Access pode te ajudar nessa jornada. Entre em contato e conheça nossos serviços.
