A gestão de registros está relacionada a uma abordagem estratégica para capturar, organizar, armazenar e manter os registros durante seu ciclo de vida. Esse processo envolve a gestão de registros físicos e digitais para garantir a conformidade com regulamentos e procedimentos operacionais.
O gerenciamento de registros não se trata apenas de implementar ferramentas tecnológicas, mas também abrange processos, como a criação, classificação, indexação, armazenamento, recuperação e retenção de registros. Além disso, envolve a criação de políticas, procedimentos e controles para que a empresa atenda à conformidade.
Em uma época em que as empresas criam e coletam uma quantidade gigantesca de documentos e registros diariamente, sem o gerenciamento adequado, os processos operacionais podem se tornar ineficientes, sobrecarregando os funcionários e impactando negativamente nos negócios.
A má gestão de registros tem um grande impacto nos negócios. Pode resultar em baixa produtividade, dificuldades para recuperar informações, erros e imprecisões nos dados, custos mais altos para armazenamento e recuperação, danos à reputação e à confiança do cliente, riscos cibernéticos e não conformidade com regulamentos, como a LGPD, entre outros.
Um dos problemas mais comuns causados pela má gestão de registros é a perda de tempo para buscar informações e, consequentemente, a diminuição da produtividade. Documentos desorganizados tornam sua recuperação mais difícil, levando a atrasos na tomada de decisões, dificuldade para cumprir prazos e processos ineficientes. Adotar um sistema de gestão de registros e informações (RIM) é a maneira mais eficiente de tornar os registros acessíveis e seguros.
Uma gestão de registros ineficiente aumenta o risco de erros e imprecisões na coleta de dados. Documentos não organizados e falhas no controle de versão podem levar a informações desatualizadas ou incorretas, causando falhas de comunicação entre a empresa e seus clientes e prejudicando a tomada de decisões. Além disso, a má gestão de registros pode levar à duplicação das informações, resultando em informações imprecisas, redundâncias e aumento dos custos operacionais. Para lidar com o problema, é necessário aderir a protocolos eficazes de manutenção de registros.
As empresas brasileiras precisam estar adequadas à conformidade com requisitos legais e regulatórios, como a LGPD. A não conformidade pode causar danos à reputação da organização, penalidades e processos legais. A má gestão de registros pode tornar o cumprimento das obrigações mais difícil, principalmente em relação à retenção e descarte de documentos. A melhor maneira de evitar esses riscos é implementando práticas que tornem a gestão de registros mais eficaz.
A má gestão pode levar a processos de backup e recuperação insuficientes, deixando a empresa mais vulnerável à perda de dados, inatividade não planejada e interrupções inesperadas nas operações. No caso de falhas de sistema, desastres naturais ou ataques cibernéticos, as organizações que não contam com uma estratégia adequada de backup e recuperação podem sofrer para recuperar seus registros. Uma estratégia robusta de recuperação de registros envolve a realização de backups regulares e automatizados de registros, garantindo redundância e integridade.
O mundo digital apresenta para as organizações um número cada vez maior de ameaças à segurança cibernética, impactando diretamente na proteção e integridade dos registros e comprometendo as informações da empresa, levando a acesso não autorizado e violações de dados. Por isso, as organizações precisam implementar uma estrutura robusta de segurança de dados, com controles de acesso que incluam autenticação de usuários, níveis de autorização e trilhas de auditoria. Assim, é possível garantir que somente usuários autorizados tenham acesso aos registros com base em suas funções e responsabilidade.
O treinamento inadequado também contribui para prejudicar a integridade e segurança dos registros de uma organização. A falta de conhecimento e habilidades dos usuários aumentam o risco de manusear incorretamente os registros, causando possíveis violações de dados, não conformidade e processos ineficientes. É fundamental implantar uma estratégia de treinamento para que os usuários possam entender a importância de seguir os protocolos de gestão de registros, incluindo processos de manuseio e retenção mais seguros.
A falta de qualidade dos registros é um risco significativo para as empresas, pois impacta na confiabilidade e eficácia dos processos operacionais, principalmente relacionados à tomada de decisões. Informações imprecisas, incompletas ou desatualizadas são um perigo para os negócios e iniciativas estratégicas, levando a decisões equivocadas e prejudicando a capacidade da organização responder com agilidade às mudanças do mercado. Para evitar esse risco, as empresas devem priorizar práticas que melhorem a qualidade dos dados, como implementar um sistema de gestão de registros e informações.
Descartar de forma inadequada seus registros, sejam físicos ou digitais, pode expor informações confidenciais, resultando em acesso não autorizado e infringindo normas de conformidade. Além disso, o não cumprimento dos requisitos relativos ao descarte leva pode levar a penalidades pesadas. Para evitar esse risco, a empresa precisa aplicar práticas consistentes de descarte seguro, incluindo políticas para destruição de registros físicos e exclusão permanente de arquivos digitais.
A gestão de registros tem grande impacto na reputação da empresa, consequentemente é vital para atrair e reter clientes. No entanto, a demora para acessar determinado documento e responder a uma solicitação do cliente pode levar a uma má experiência e à perda de oportunidades de negócios.
Apesar de gerar custos, investir em soluções eficazes de gestão de registros e informações podem transformar os riscos citados acima em oportunidades de negócios, reduzindo a perda de tempo para encontrar informações, registros imprecisos, não conformidade e violações de segurança, além de garantir que a reputação da organização não seja afetada.
Para isso, avalie as causas que geraram a má gestão de registros, estabeleça um plano para mitigar riscos e melhorar a eficiência com a Access. Contamos com soluções para a gestão de registros e informações projetadas para garantir um controle eficiente dos registros e documentos da sua empresa, fornecendo acesso rápido e seguro, sempre que necessário. Entre em contato com nossos especialistas agora mesmo e obtenha mais informações sobre nossas soluções para tornar a gestão de registros e informações da sua empresa mais eficiente.
Share