Preencha o formulário abaixo para acessar o material
Em uma era digital, onde as conversas são frequentemente dominadas por tecnologias de ponta, a captura de dados é a base para o sucesso do uso da inteligência artificial, aprendizado de máquina e blockchain pelas empresas. Apesar de ser um elemento fundamental, é muitas vezes esquecido em meio ao burburinho que tecnologias inovadoras causam no dia a dia das operações.
Imagine construir um grande castelo sem uma base sólida. Muito arriscado, não? Da mesma forma, no domínio da transformação digital e da governança da informação, a captura de dados feita de maneira eficaz serve como uma pedra angular sobre a qual são construídas estratégias bem-sucedidas.
Desde melhorar a acessibilidade e a segurança dos dados até permitir uma tomada de decisões mais inteligente, a captura de dados é vital para o sucesso dos negócios. No entanto, as tecnologias em evolução e o elemento humano sempre presente criam desafios únicos que precisam ser considerados ao construir ou melhorar os processos de captura em uma empresa.
Em um mundo onde os dados são o novo petróleo, a captura de dados e a gestão eficaz das informações não é mais apenas uma boa prática, é um imperativo estratégico. Sem uma estratégia de captura implementada, as organizações correm o risco de ficarem soterradas por montanhas de dados não estruturados e se tornam incapazes de aproveitar o seu potencial transformador.
A captura de dados está no início do ciclo de vida da informação e serve como base para todas as etapas subsequentes. Por isso, processos e procedimentos sólidos de captura de dados são essenciais para alcançar:
A captura eficaz de informações, agiliza os processos, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e minimizando erros. Isso leva a tempos de processamento mais rápidos e uma maior produtividade.
A captura de dados quando feita da maneira adequada garante que todas as informações necessárias sejam registradas e armazenadas de acordo com padrões legais e do setor, evitando possíveis penalidades e questões legais.
A recuperação e acesso aos dados é facilitada com uma captura sistemática de informações. Isso é vital para responder a dúvidas, realizar auditorias e para as operações do dia a dia.
Com uma captura de dados precisa e oportuna, as empresas conseguem tomar decisões mais bem informadas. O acesso a informações confiáveis contribui para a análise de tendências, realizar previsões e planejamento estratégico.
A captura adequada de informações deve incluir medidas para proteger dados confidenciais contra acessos não autorizados e violações. Isto é crucial para garantir a confidencialidade e proteger as informações da organização.
À medida que as organizações crescem, o volume de dados também aumenta. Processos de captura de dados eficientes garantem que a empresa consiga lidar com esse crescimento sem comprometer a precisão ou a eficácia da análise de dados.
Preencha o formulário abaixo para acessar o material
No webinar “Elevando o gerenciamento de informações com uma captura eficaz”, um painel de profissionais experientes em gerenciamento e registros e informações debateu os desafios enfrentados para a captura de dados. A seguir, listamos alguns dos principais desafios discutidos por Laurie Carpenter, Diretora da Redgrave LLP, Schana Penzone, Gerente Sênior de registros e informações da Cisco Systems e Cadis Stuart-Hodges, Gerente Global de registros da West Rock.
O controle de versão apresenta desafios significativos no gerenciamento de múltiplas cópias de documentos armazenados em locais diferentes. Estabelecer um sistema único de registro e designar um proprietário oficial de registro são passos fundamentais, mas conseguir a adesão dos usuários pode ser mais difícil, uma vez que as pessoas estão habituadas a manter suas próprias cópias.
Além disso, é essencial definir uma filosofia clara de controle de versão. Por exemplo, em plataformas como o Microsoft Online, pequenas alterações podem criar inúmeras versões desnecessárias, complicando o gerenciamento de documentos. É fundamental, então, decidir se deve substituir as versões existentes ou criar novas e treinar os usuários sobre a abordagem adotada.
Para superar os desafios de controle de versão, é recomendável envolver as partes interessadas e realizar sessões de quadro branco para desenvolver convenções e estruturas eficazes de nomenclatura de arquivos que todos possam apoiar.
A pandemia de COVID-19 forçou as empresas a adotar novas formas de trabalho, mas também alimentou a criação de silos, uma vez que os usuários preferem ferramentas e sistemas de armazenamento diferentes. Para mitigar isso, é crucial estabelecer processos e diretrizes claras para captura de informações, controle de versões e gerenciamento de documentos, além de obter a adesão dos funcionários.
Schanna Penzone, Gerente Sênior de registros e informações da Cisco Systems, recomenda pensar sobre o futuro para estabelecer políticas relacionadas à captura de dados. “É realmente importante poder pensar no futuro em termos de como podemos usar essas informações ou do que podemos precisar para reter essas informações por um período de tempo e, em última análise, descartá-las”, comentou. O planejamento adequado hoje ajuda a melhorar as decisões de amanhã.
Depois de serem questionados sobre “as convenções de nomenclaturas necessárias com a IA”, os participantes do webinar reconheceram o valor da inteligência artificial na gestão de documentos, particularmente na pesquisa e recuperação. Entretanto, eles enfatizaram a importância de ter uma convenção de nomenclatura e uma taxonomia em vigor para realizar a marcação e pesquisas eficazes. Simplificando, é preciso marcar a informação para que a IA consiga encontrá-la.
Nota: Os riscos de conformidade e governança associados à IA também devem ser considerados, exigindo a adoção de políticas de governança de IA bem definidas.
Em suma, capturar dados e armazená-los adequadamente é mais do que apenas digitalizar cópias impressas. Envolve mapeamento detalhado de processos, colaboração contínua, utilização sólida de tecnologia e adesão a políticas. Esses elementos se combinam para gerar os melhores resultados e impactar positivamente a jornada de informações críticas de negócios — desde o início até o arquivamento.
Quer você seja um profissional experiente que busca otimizar os processos existentes ou um novato ansioso para navegar pelas complexidades do gerenciamento de informações, o e-book “Captura eficaz: a fundação da governança da informação e da transformação digital” pode ajudar a navegar em um caminho preparado para o sucesso. Aproveite e fale com nossos consultores para conhecer nossas soluções de captura de dados e digitalização de documentos.
Share