Você tem ideia de quanto tempo e dinheiro a sua empresa perde mantendo arquivos em papel, sem investir em uma estratégia de digitalização de documentos? E como fica a produtividade? Para se ter uma ideia, confira os dados levantados por uma pesquisa da consultoria PwC sobre os problemas causados pela inadequada gestão, ou total falta de gestão, de documentos:
- Gestores perdem em média 1 mês, dos 12 meses do ano, procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados
- Gastos de 5% a 15% do tempo dos profissionais lendo informações em documentos, mas que pode chegar até 50% do tempo de procura por tais documentos
- Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados
- No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias
E não estamos aqui levando em consideração o risco de multas, processos ineficientes, retrabalho… Como, então, é possível calcular o ROI (Return on Investiment) na implantação de uma estratégia de outsourcing de digitalização de documentos? Como avaliar a redução de custos com esse passo básico para a transformação digital?
Inicialmente, podemos citar 5 pontos:
Redução de espaço para armazenamento – considerando que um funcionário pode gerar cerca de 10 mil páginas de papel, o que corresponde a quatro caixas, por ano, uma empresa com centenas de colaboradores pode criar uma quantidade significativa de papel em um curto período de tempo. Em um ano, 200 funcionários podem gerar 800 caixas de documentos. Quanto isso representa em aluguel de espaço físico, o chamado Arquivo Morto? Além disso, diversos documentos já podem ser nato digitais – aqueles que já nascem no meio digital. Com isso, a empresa começa a economizar custos com papel, impressões, cópias, toner e outros suprimentos.
Redução do investimento em equipamentos – com uma parceria, a sua empresa deixa de investir na compra e manutenção de equipamentos para a digitalização de documentos, e passa a contar com recursos apropriados para a sua demanda. Para se ter uma ideia, um scanner de boa qualidade, com capacidade para escanear 50 páginas por minuto, pode custar mais de R$ 10 mil. Some-se a esse custo as despesas com manutenção e operação.
Redução de custos com funcionários especializados– manter o sistema de digitalização de documentos internamente implica em gastos, além dos equipamentos, em pessoal especializado, tanto na parte operacional quanto no que diz respeito a normas e regulamentos e também manter essa equipe em treinamento contínuo, por conta das inovações tecnológicas e mudanças nas leis. Com um parceiro, você garante que pessoas especializadas avaliarão os requisitos de conformidade, assim como irá contar com equipes capacitadas para operar os equipamentos com mais eficiência, a um custo bem inferior do que se o serviço fosse realizado com recursos internos.
Evita multas em auditorias e perda de ações judiciais – quando o processo é feito manualmente, o tempo demandado para a organização de documentos das áreas financeira, jurídica e RH, por exemplo, é significativo. Por isso, a sua localização é bem complicada e ainda temos o risco de extravio de documentos. Contar com a expertise de um parceiro na digitalização de documentos também vai contribuir para a redução de custos a partir do momento em que a sua empresa esteja em conformidade com normas e regras, e também encontre com facilidade documentos fundamentais para que a sua empresa não perca ações judiciais abertas com má fé.
Mais produtividade – e, finalmente, a digitalização irá permitir ter acesso ágil a todas as informações, internamente aumentando a produtividade e, externamente, gerando insights que podem levar o atendimento ao cliente a um novo patamar. O parceiro certo é capaz de entregar sistemas e serviços customizados que irão otimizar processos e aumentar a produtividade.
E as vantagens vão além…
Além dos pontos acima, também podemos destacar outros pontos de redução de custos e ganho de produtividade conseguidas com a digitalização de documentos e implantação de uma estratégia de gestão documental – GED (Gestão Eletrônica de Documentos):
- Total controle no processo de negócio
- Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos
- Mais agilidade em transações entre empresas
- Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade
- Melhoria no processo de tomada de decisões
- Maior velocidade na implementação de mudanças em processos
- Obtenção de vantagem competitiva sustentável
- Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas
- Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas)
- Evita extravio ou falsificação de documentos
- Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa
- Integração com outros sistemas e tecnologias
- Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI
- Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes
- Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes
Então, você está convencido das vantagens de contar com um parceiro na digitalização e documentos para a redução de custos na empresa? Ainda tem dúvidas? Entre em contato e comprove todas as vantagens.
