Se a sua empresa ainda guarda todos os documentos em pastas suspensas, gavetas e armários, está mais do que na hora de embarcar na era do outsourcing na gestão de documentos. Terceirizar o armazenamento de arquivos economiza tempo, dinheiro e mantém a conformidade de cada documento, avaliando o seu ciclo de vida até o ponto, se for o caso, de passar pela destruição segura.
Acompanhando diversos projetos de implantação de sistemas de gestão documental, comprovamos inúmeros benefícios para as empresas, que começam com a capacidade de entender quais são os documentos que circulam pelos departamentos da companhia.
Somente um programa visando reduzir o uso de papel não traz bons resultados para o gerenciamento, já que, sem a digitalização, muitos documentos acabam sendo perdidos ou mesmo parando em mãos erradas. O principal nessa fase é ter critérios de indexação e processos definidos, o que mais tarde facilitará a pesquisa e localização de um documento. Aliás, conforme o modelo de serviço de armazenamento, você nem precisa procurar o documento, nós o entregamos onde e quando você precisar.
A realidade é que o formato em papel e o formato digital ainda coexistem em muitas empresas, mas é claro que a conservação, se você optar por terceirizar o armazenamento, concede níveis mais altos de segurança, economia e, acima de tudo, mais espaço disponível no seu escritório.
Investir no outsourcing na gestão documental permitirá armazenar um grande volume de documentos que, mesmo que não sejam mais necessários no dia a dia, devem ser preservados por conta de leis e normas de cada setor.
Do ponto de vista dos custos, terceirizar o armazenamento oferece total transparência. Não há despesas gerais ocultas após a contratação do serviço. E o custo também pode ser flexível, atendendo a possibilidade de expandir ou reduzir o volume do arquivo.
E, finalmente, chegamos a um dos pontos principais: a segurança física e digital dos arquivos. Contamos com salas cofre que oferecem medidas máximas de segurança para garantir a integridade dos arquivos, e a máxima confidencialidade das informações com os mais modernos recursos de segurança digital.
O outsourcing na gestão de documentos é, portanto, uma opção que permite a muitas empresas se concentrar em seus negócios sem perder tempo, e sem precisar contratar pessoal qualificado para assumir internamente a tarefa de desenvolver e implantar um sistema de gestão documental. Terceirizar o armazenamento também garante a proteção de documentos contra risco de deterioração, acidentes ou desastres naturais em instalações não preparadas (umidade, inundações, incêndio), garantindo a continuidade dos negócios. É hora de dar adeus às pastas suspensas.
Por Carlos Alberto Ferraiuolo Jr., diretor de tecnologia e produtos da Access
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