2020 mudou quase instantaneamente a forma com que as empresas trabalham, com milhões de pessoas trocando sua mesa no escritório por outra mesa, mas na própria residência. Da noite para o dia, o trabalho remoto se tornou regra e todos, funcionários e gestores, tiveram que descobrir como continuar a realizar seu trabalho em um novo ambiente.
Para as empresas que dependem de documentos e registros, isso se tornou um problema gigantesco. Afinal, como acessar todas essas informações críticas remotamente? E para aquelas que ainda dependem de documentos em papel, essa mudança também se tornou um desafio logístico. E isso ficou evidente na maioria dos escritórios de advocacia, deixando claro o real estágio da transformação digital para cada escritório e criando uma série de desafios:
- Como acessar os documentos que são enviados para o endereço do escritório?
- Como recuperar um documento que está armazenado em um depósito?
- O que acontece quando vários advogados atuam em um caso e um deles está com um documento em casa?
- Como saber onde está o documento necessário para trabalhar?
Essa migração acelerou a substituições de documentos em papel por processos digitais. Mas, até recentemente, a jornada era lenta e parecia muito longa, mesmo com os benefícios óbvios de acessar mais rapidamente as informações, padronizar os processos e torná-los mais seguros e resilientes e facilitar o compartilhamento de informações. Entretanto, os custos envolvidos, os recursos disponíveis e gerenciar as mudanças que certamente ocorreriam eram entraves que atrapalhavam a adesão a uma estratégia de transformação digital. Aparentemente, os escritórios de advocacia não foram feitos para serem inovadores.
Com a crise causada pela COVID-19, o setor jurídico brasileiro acelerou o passo para a adoção da digitalização, e isso não diz respeito unicamente a digitalizar documentos em papel, mas a trabalhar com mais inteligência e eficiência.
O trabalho em um escritório de advocacia gera um grande volume de registros – contratos, acordos, peças processuais, autos, testamentos, atas, entre vários outros documentos. O volume de informações e a natureza colaborativa da área deixam claros os benefícios de uma estratégia de transformação digital bem-sucedida. Ainda assim, essas empresas se mostram mais resistentes a mudanças, e isso faz parte da natureza da profissão, pois o papel é um formato estabelecido, com processos conhecidos, que garantem a conformidade com os padrões de confidencialidade e ética do cliente.
Dessa forma, uma solução digital precisa ser analisada profundamente para garantir que atenda aos códigos de responsabilidade profissional que regem e ética do advogado.
Muito mais que apenas digitalizar
A transformação digital na área jurídica envolve o uso de tecnologias inovadoras para melhorar a eficiência e também garantir o retorno sobre o investimento mais rápido. Por meio de tecnologias como Inteligência Artificial (IA) e automação elas ajudam a empresa a processar e analisar grandes volumes de informações melhorando o fluxo de trabalho, processos, colaboração e o relacionamento com o cliente.
E a pressão por trabalhar com maior eficiência é constante. Tribunais buscam maneiras de reduzir custos e se tornarem mais eficientes, eliminando o uso de papel e desenvolvimento processos digitais para arquivar processos. Em 2019, mais de 77 milhões de processos judiciais tramitaram por tribunais brasileiros, e esse número mostra também a quantidade de dados que podem ser usados para tornar o setor jurídico mais inteligente e assertivo.
Além disso, os escritórios de advocacia se mantêm ativos para atrair novos e talentosos advogados, e é importante perceber que essa nova geração que sai das faculdades de direito cresceu em um mundo digital, tornando imperativo para o recrutamento ter a capacidade de apoiar essa habilidade para recrutar os melhores talentos.
E a pandemia chegou para agilizar esse processo.
Reduzindo custos por meio da transformação digital
À medida que o fluxo de trabalho se torna digital, o papel tende a desaparecer, com isso salas de arquivos, armários, caixas cheias de papel estão com os dias contados. Correspondência recebida está sendo verificada e encaminhada eletronicamente para os destinatários. Outros arquivos são digitalizados e também entregues eletronicamente. E toda a papelada mais antiga é encaminhada para ser digitalizada e, caso algum documento seja necessário, ele é entregue via sistema.
Mas, para essa estratégia ser bem-sucedida, o primeiro passo é abandonar a mentalidade de que o papel ainda é necessário. O comportamento de imprimir e criar uma versão em papel de um documento é um hábito que perpetua a necessidade de gerenciar e armazenar registros físicos, sobrecarregando a equipe que cuida dos arquivos. Adotar a transformação digital apresenta uma oportunidade de criar uma estratégia para reduzir e eliminar o uso de papel no escritório e alavancar os recursos tecnológicos projetados para gerenciar documentos e processos digitais para criar distribuir, colaborar, armazenar, rastrear e descartar documentos.
Claro, isso exige esforço, vontade e dinheiro. Muitos escritórios já possuem sistemas capazes de iniciar a transformação digital, mas que não são totalmente utilizados, deixando claro que o caminho ainda pode ser longo, mas a pandemia mostrou que isso precisa mudar.
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