Milhares de empresas estão trabalhando para reduzir sua dependência de papel e processos baseados em folhas, e estão fazendo isso por um bom motivo. A crise humanitária que assolou o mundo nos últimos dois anos impulsionou uma grande mudança no mercado de trabalho, trazendo o modelo híbrido e remoto em pauta e uma maior necessidade da digitalização de documentos. Além disso, reduzir a dependência do papel é uma medida que deveria ser adotada por todas as corporações a fim de ajudar a reduzir o lixo e os impactos no meio ambiente.
De acordo com um estudo feito pela Universidade de Michigan, mais de 15 bilhões de árvores são cortadas todos os anos no planeta para produzir papel. A eliminação total desse material nas grandes empresas, reduz o impacto ambiental e aproxima a economia global da sustentabilidade, mas essa não é a única razão pela qual as organizações estão retirando a folha sulfite dos seus processos.
Armazenar documentos e dados em formato digital economiza tempo, dinheiro e espaço, ao mesmo tempo em que oferece um meio seguro e acessível para acessar as informações. Este momento da história pode ser considerado como A Era da Informação. Hoje, o mercado de negócios é extremamente competitivo, e é mais importante do que nunca que as operações comerciais sejam feitas da forma mais eficiente e segura possível, por isso é de extrema importância investir em segurança de dados.
Primeiros passos para a digitalização de documentos
Quando se trata do processo de digitalização de documentos, não existe uma abordagem única. Cada organização possui uma cultura e está em diferentes estágios em sua jornada digital. É importante entender que o processo deve ser levado como um desafio tecnológico e não como uma demanda. O primeiro passo é entender o que e como é o processo de digitalização de documentos e, em seguida, compreender o seu estado atual.
No processo de digitalização, capturar um documento significa levar o documento do formato de papel para o formato digital. Para compreender melhor, vamos focar nos processos que envolvem a gestão de um novo registro gerado pela sua organização. Um exercício para isso é responder algumas perguntas:
Quando o assunto é armazenamento de documentos físicos, um dos principais pontos levantados é o custo financeiro, que pode ser considerável, especialmente se sua organização não estiver aderindo a um cronograma rígido de retenção de registros e descartando documentos no final de seu ciclo de vida. À medida que as necessidades de armazenamento crescem, aumentam também os custos de espaços físicos. Para compreender, responda as seguintes perguntas:
Muitas vezes, existem custos elevados associados à habilitação do acesso a documentos físicos, incluindo solicitação, recuperação e devolução. Por outro lado, os arquivos ativos digitais são compartilhados com muito mais facilidade e economia com colegas e clientes porque a tarefa trabalhosa de imprimir, empacotar e enviar pacotes de arquivos grandes pode ser evitada. Para ajudar a determinar a produtividade que pode ser obtida, tente responder às seguintes perguntas sobre as necessidades de acesso às informações em sua organização:
Os registros físicos são mais difíceis de rastrear do que os arquivos digitais. Um documento específico foi recebido, atualizado ou removido de uma pasta? Se sim, quando aconteceu e quem fez? Esse processo de rastreio torna ainda mais importante ter registros em formatos digitais para fornecer metadados auditáveis. Você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:
Essas são algumas perguntas iniciais para entender em que fase do processo de digitalização sua empresa está e o quão importante é saber respondê-las. Na próxima publicação, voltaremos com a parte ll abordando outras fases do processo. Acompanhe nosso blog.
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