Milhares de empresas estão trabalhando para reduzir sua dependência de papel e processos baseados em folhas, e estão fazendo isso por um bom motivo. A crise humanitária que assolou o mundo nos últimos dois anos impulsionou uma grande mudança no mercado de trabalho, trazendo o modelo híbrido e remoto em pauta e uma maior necessidade da digitalização de documentos. Além disso, reduzir a dependência do papel é uma medida que deveria ser adotada por todas as corporações a fim de ajudar a reduzir o lixo e os impactos no meio ambiente.
De acordo com um estudo feito pela Universidade de Michigan, mais de 15 bilhões de árvores são cortadas todos os anos no planeta para produzir papel. A eliminação total desse material nas grandes empresas, reduz o impacto ambiental e aproxima a economia global da sustentabilidade, mas essa não é a única razão pela qual as organizações estão retirando a folha sulfite dos seus processos.
Armazenar documentos e dados em formato digital economiza tempo, dinheiro e espaço, ao mesmo tempo em que oferece um meio seguro e acessível para acessar as informações. Este momento da história pode ser considerado como A Era da Informação. Hoje, o mercado de negócios é extremamente competitivo, e é mais importante do que nunca que as operações comerciais sejam feitas da forma mais eficiente e segura possível, por isso é de extrema importância investir em segurança de dados.
Primeiros passos para a digitalização de documentos
Quando se trata do processo de digitalização de documentos, não existe uma abordagem única. Cada organização possui uma cultura e está em diferentes estágios em sua jornada digital. É importante entender que o processo deve ser levado como um desafio tecnológico e não como uma demanda. O primeiro passo é entender o que e como é o processo de digitalização de documentos e, em seguida, compreender o seu estado atual.
Processo de captura
No processo de digitalização, capturar um documento significa levar o documento do formato de papel para o formato digital. Para compreender melhor, vamos focar nos processos que envolvem a gestão de um novo registro gerado pela sua organização. Um exercício para isso é responder algumas perguntas:
- Quanto da sua informação existe apenas em papel?
- Existem processos em andamento que consomem mais papel do que outros? Quais são?
- Quantas etapas são necessárias agora para converter documentos físicos em formatos digitais?
- A maioria dos novos registros em papel é gerada interna ou externamente?
- Qual porcentagem desses documentos em papel são legados versus ativos?
Processo de armazenamento
Quando o assunto é armazenamento de documentos físicos, um dos principais pontos levantados é o custo financeiro, que pode ser considerável, especialmente se sua organização não estiver aderindo a um cronograma rígido de retenção de registros e descartando documentos no final de seu ciclo de vida. À medida que as necessidades de armazenamento crescem, aumentam também os custos de espaços físicos. Para compreender, responda as seguintes perguntas:
- Qual a porcentagem dos registros em papel que são armazenados no local? E fora do local?
- Qual a metragem quadrada que a empresa está gastando apenas para armazenar registros em papel no local? Quanto custa essa metragem quadrada/imóveis?
- A corporação está armazenando arquivos legados no local ou apenas arquivos ativos? Alguns deles podem ser transferidos para armazenamento externo?
Acesso
Muitas vezes, existem custos elevados associados à habilitação do acesso a documentos físicos, incluindo solicitação, recuperação e devolução. Por outro lado, os arquivos ativos digitais são compartilhados com muito mais facilidade e economia com colegas e clientes porque a tarefa trabalhosa de imprimir, empacotar e enviar pacotes de arquivos grandes pode ser evitada. Para ajudar a determinar a produtividade que pode ser obtida, tente responder às seguintes perguntas sobre as necessidades de acesso às informações em sua organização:
- Quanto tempo leva para um funcionário rastrear um arquivo?
- Quão fácil é para os funcionários acessarem os arquivos digitalizados?
- Os metadados e indexação são precisos para permitir uma recuperação rápida dos documentos?
- Existe um hub de documentos centralizado para facilitar o acesso?
Processo de rastreio do documento
Os registros físicos são mais difíceis de rastrear do que os arquivos digitais. Um documento específico foi recebido, atualizado ou removido de uma pasta? Se sim, quando aconteceu e quem fez? Esse processo de rastreio torna ainda mais importante ter registros em formatos digitais para fornecer metadados auditáveis. Você deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:
- Onde o arquivo se originou?
- Quem fez revisões e quando?
- A versão recuperada é a mais atualizada?
Essas são algumas perguntas iniciais para entender em que fase do processo de digitalização sua empresa está e o quão importante é saber respondê-las. Na próxima publicação, voltaremos com a parte ll abordando outras fases do processo. Acompanhe nosso blog.
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