Você ainda depende de malote ou estagiário quando precisa compartilhar uma informação confidencial para outras filiais da empresa? Se a sua resposta foi sim, saiba que os processos da sua companhia andam retrógrados e isto pode comprometer a sua segurança e expansão. Mas, qual seria o procedimento ideal para realizar esta atividade de forma dinâmica e segura?
A primeira coisa a se pensar é digitalizar o documento e enviar por e-mail. Porém, a atividade em si expõe o dado para a pessoa que fará todo o processo.. Concluído o procedimento, ao enviar o arquivo para o executivo que precisa compartilhar o dado, a informação ficará salva nos itens enviados do seu e-mail. O mesmo também ficará salvo na conta de e-mail do receptor da mensagem, que pode facilmente ser acessado por terceiros. Enfim, o tráfego da informação envolve uma cadeia e se você não colocar a mão no fogo por todos os envolvidos neste processo, com certeza o seu documento confidencial estará em perigo.
Pode parecer uma realidade muito distante, mas o ideal seria uma plataforma com login e senha de acesso aos funcionários/executivos, autorizados previamente, para consultar a informação/documento de todas as unidades da empresa e em qualquer lugar do país. Assim, caso ocorresse um vazamento da informação delicada, o programa geraria um histórico das últimas pessoas que consultaram aquela informação.
Pois é, a solução existe e foi criada pela ACCESS, é a maior empresa de capital privado do mundo na indústria de gestão da informação. Batizada de All Store, a plataforma traz segurança, dinamismo e funcionalidade nas necessidades de consulta à informação permitindo o acesso simultâneo do documento às pessoas autorizadas. Revolucionária ela funciona como um Google das informações documentadas e compartilha, além do documento principal solicitado, uma remessa de outras informações similares à busca principal para complementar a pesquisa realizada com o máximo possível de informações.
Esta oferta integra o serviço de Guarda Gerenciada, que além dos benefícios citados acima, ainda oferece centros operacionais apropriados para tratar e armazenar o documento físico, todos identificados com códigos de barra, liberando espaços das empresas dedicados a guarda de documentos. Os espaços físicos da ACCESS contam com os mais rígidos sistemas de segurança da informação, incluindo tecnologia preventiva de incêndio e monitoramento 24h por dia.
