Com o volume de dados digitais que as empresas estão acumulando atualmente, é muito fácil simplesmente aumentar o volume de armazenamento durante a operação – sem necessariamente verificar o que está sendo guardado. De fato, muitas organizações, hoje, contam com um enorme volume de dados armazenados – que aparentemente parecem ter importância, mas é possível que uma boa parte seja apenas lixo.
Esse não é um problema isolado: muitas empresas cometem o mesmo erro de cálculo, pensando que comprar cada vez mais espaço para armazenar essa quantidade de informações vai resolver seus problemas. Embora essa estratégia possa realmente contornar temporariamente o problema, ela não aborda os maiores desafios que as organizações enfrentam para lidar com registros e gerenciamento de informações: determinar quais arquivos manter, por qual período, quais podem ser excluídos e como gerenciar a conformidade em todos os níveis.
No cenário digital em constante expansão, onde tecnologias digitais como a inteligência artificial, a IoT e a computação em nuvem estão fazendo com que os dados proliferem em taxas sem precedentes, as empresas devem descobrir como gerenciar suas informações de forma eficaz, garantindo conformidade, qualidade das informações, acesso, segurança e eficiência.
A aquisição e manutenção de espaço de armazenamento adicional incorre em custos significativos, não apenas em termos de hardware, mas também em relação à manutenção, o consumo de energia e os potenciais riscos de segurança. Essa despesa pode rapidamente sair do controle, principalmente quando as empresas falham em implementar estratégias robustas de gerenciamento de dados.
Além disso, armazenar grandes quantidades de dados sem uma compreensão clara do que deve ser retido por motivos de conformidade pode deixar o ambiente organizacional ainda mais vulnerável a multas regulatórias.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece diretrizes rigorosas sobre o tempo de guarda de documentos e dados pessoais. De acordo com a lei, as informações pessoais devem ser mantidas apenas pelo tempo necessário para cumprir com as finalidades para as quais eles foram coletados, salvo dispositivos legais específicos que determinem um prazo maior.
Após o término dessas finalidades ou do período estipulado por lei, os dados devem ser eliminados, anonimizados ou armazenados de forma segura para impedir o acesso não autorizado. A LGPD também enfatiza a importância de as empresas adotarem políticas claras e transparentes de retenção de dados, garantindo que titulares de dados sejam informados sobre os períodos de retenção e os critérios utilizados para determinar os prazos necessários para a guarda dessas informações. O não cumprimento dessas diretrizes pode resultar em penalidades severas, incluindo multas significativas para as organizações.
Outra questão que torna esse imenso volume de dados uma verdadeira “bomba-relógio”, é que mais dados significam mais pontos de entrada para ameaças cibernéticas. Sem medidas de segurança adequadas em vigor, como controle de acesso por função e autenticação multifator, entre outras, as organizações correm o risco de sofrerem violações e vazamentos de dados e acesso não autorizado, o que pode colocar em risco informações confidenciais e prejudicar suas reputações e finanças.
As empresas devem implementar estruturas robustas que estabeleçam políticas e procedimentos claros sobre coleta, armazenamento, retenção e descarte de dados para garantir uma governança de dados eficaz. Desenvolver políticas abrangentes que definam como as informações são manipuladas desde o momento em que são coletadas até seu eventual descarte deve ser uma prioridade para tornar o gerenciamento adequado a quantidade de dados produzidos e guardados. Afinal, priorizar a governança de dados garante a conformidade com regulamentações e padrões relevantes, ao mesmo tempo em que minimiza os riscos legais e financeiros. Para isso:
Adotar uma classificação de dados é essencial para gerenciar a segurança e a acessibilidade dos dados com base em sua importância e sensibilidade. As organizações devem definir padrões de classificação e categorizar os dados com base na sua importância, sensibilidade e relevância para as operações comerciais. A adoção de metadados tem sido uma prática cada vez mais comum para facilitar a recuperação e o gerenciamento de informações.
Desenvolver uma abordagem estruturada para gerenciar o ciclo de vida dos dados, da criação ao descarte, é uma opção que ajuda a padronizar a operação. Defina períodos de retenção para diferentes tipos de dados e estabeleça procedimentos para arquivar ou descartar com segurança as informações obsoletas. Ao configurar protocolos seguros para descartar dados que não são mais necessários, você garante a privacidade dos dados.
Aproveite tecnologias avançadas de análise e aprendizado de máquina para obter insights sobre padrões de uso de dados, identificar informações redundantes ou obsoletas e otimizar recursos de armazenamento de forma eficaz. Empregar a análise preditiva para antecipar futuras necessidades de geração e armazenamento de dados pode auxiliar no gerenciamento proativo de dados.
Criar um ambiente de trabalho consciente em relação aos dados envolve treinar regularmente os funcionários sobre as melhores práticas para manipulação de dados e protocolos de segurança para aprimorar o gerenciamento das informações. Promova a conscientização e a responsabilização entre os funcionários em relação às suas funções e responsabilidades no gerenciamento de dados. Implementar iniciativas que reconheçam e recompensem práticas adequadas de gerenciamento de dados entre as equipes pode promover uma cultura de responsabilidade de dados.
A solução para o acúmulo enorme de dados não está apenas na aquisição de mais espaço de armazenamento, mas também na adoção de uma abordagem holística para o gerenciamento de dados. Ao incorporar princípios e práticas sólidas de gerenciamento de informações, as empresas podem navegar pelas complexidades da era digital com confiança e eficiência.
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