O armazenamento externo de documentos é uma das principais opções para empresas que adotaram o regime home-office ou híbrido nos últimos tempos. O sistema de trabalho híbrido continua sendo uma tendência próspera no local de trabalho, mesmo após o término da crise humanitária de 2020 que obrigou o mundo corporativo a atuar de casa.
De acordo com uma pesquisa da 18ª edição do Índice de Confiança Robert Half, 48% das empresas brasileiras preferem o modelo híbrido. Mas essa tendência não é exclusiva do Brasil, de acordo com uma pesquisa da Global Workplace Analytics, 56% dos trabalhadores dos EUA atuam no modelo híbrido ou home-office. Esse número se traduz em cerca de 75 milhões de trabalhadores.
As organizações que apoiam essa tendência mantêm os funcionários trabalhando remotamente enquanto colaboram com seus colegas, gerentes e clientes de forma virtual. Embora isso seja benéfico por vários motivos, esse sistema também apresenta novos desafios quando se trata de gerenciar dados confidenciais em vários locais. Em resposta, muitas empresas estão recorrendo a soluções que combinam gerenciamento de registros digitais e serviços de armazenamento externo de documentos. Eles podem oferecer às empresas conveniência, segurança, eficiência e economia de custos, ao mesmo tempo em que aumentam a produtividade.
Armazenamento externo de documentos: mais vantajoso do que o armazenamento local
O armazenamento externo de documentos é mais conveniente, econômico e mais seguro do que o armazenamento local. Se você está atualmente armazenando os documentos da sua empresa em uma sala ou instalação de registros local, sua equipe pode ficar atolada na busca de arquivos.
O armazenamento externo de documentos é uma opção viável a ser considerada se você deseja terceirizar tarefas domésticas para que sua equipe possa se concentrar em trabalhos de maior valor, gerando mais produtividade e eficiência entra a equipe.
Quando os documentos são armazenados no local, a empresa precisa investir em imóveis caros adicionais para alojá-los, além de pagar pelo equipamento que os gerencia e mantém.
Além do custo de alugar ou possuir um prédio, as empresas também devem pagar por: serviços públicos – energia, aquecimento, ar-condicionado, água e internet; compra e manutenção dos sistemas necessários para controlar o acesso à informação (servidores, segurança de TI e equipamentos de segurança física como câmeras de segurança); salários de colaboradores para manter e monitorar sistemas e recursos para rastrear quando descartar esses registros. Isso torna o armazenamento externo de documentos uma opção muito mais econômica e conveniente.
O armazenamento externo de documentos, tradicionalmente, oferece mais camadas de segurança do que o armazenamento local. O armazenamento no local pode ser um risco de segurança por vários motivos. Primeiro, é suscetível a toda a gama de vulnerabilidades potenciais que existem em qualquer edifício, como roubo e desastres naturais.
Em segundo lugar, você precisa contratar funcionários para supervisionar a instalação e seu conteúdo — e esse pessoal pode estar comprometendo inadvertidamente a segurança de seus documentos ao não seguir as diretrizes de conformidade e os padrões de segurança do setor (ou seja, erro humano).
Em terceiro lugar, as instalações externas são geralmente muito mais seguras do que as instalações internas, porque têm medidas de segurança física adicionais empregadas, como entrada biométrica ou com código de barras, fechaduras eletrônicas e sensores de movimento que são mais difíceis de serem implementadas por uma instalação no local.
Digitalização para o armazenamento externo de documentos
A digitalização de documentos é uma ótima maneira de preservar as informações e reduzir os custos de armazenamento de registros em papel. A digitalização de seus documentos permite organizá-los e gerenciá-los melhor, além de torná-los mais seguros e compartilháveis para colaboração.
Quando você digitaliza documentos com o Access, por exemplo, rastreamos quem tem acesso a cada documento para você, o que facilita o controle de permissões em diferentes níveis. Isso pode ajudar a melhorar a produtividade, tornando mais fácil para os funcionários de todos os departamentos colaborarem sem se preocupar com segurança, problemas de privacidade ou ficar confuso sobre quem tem acesso a que tipo de informação.
A digitalização de documentos é apenas uma das muitas maneiras pelas quais sua organização pode se beneficiar de soluções de armazenamento e digitalização fora do local. A digitalização e o armazenamento externo de documentos ajudarão a tornar seu negócio mais eficiente e eficaz, capacitando-o para acelerar o crescimento.
Destruição segura de documentos armazenados
Seja você uma empresa de pequeno, médio ou grande porte, a eliminação e destruição de documentos é uma parte importante do gerenciamento do ciclo de vida que muitos provedores de armazenamento externo de documentos oferecem.
A fragmentação de documentos pode ajudar sua organização a descartar documentos confidenciais de maneira econômica e segura, de acordo com as políticas de retenção de sua empresa. Ele também protege contra violações de dados e outras ameaças de segurança, que podem resultar em danos à reputação e perdas financeiras para sua empresa. Além disso, a destruição segura de documentos ajuda a garantir a conformidade com as leis, regulamentos e políticas aplicáveis referentes ao descarte de informações confidenciais.
Os dias de trabalho híbrido remoto chegaram e não devem partir tão cedo. Hoje, mais e mais empresas estão procurando maneiras de mesclar sua presença no local com seus recursos externos e economizar dinheiro desinvestindo ou vendendo imóveis. No entanto, muitas vezes eles lutam para encontrar uma solução que lhes permita fazê-lo sem problemas. Ao aproveitar a ajuda de uma empresa de gerenciamento de documentos externo, as organizações híbridas e remotas ganham a capacidade de gerenciar seus arquivos de maneira segura, compatível, econômica e eficiente.
A Access oferece soluções de gerenciamento de registros que atendem a todo o ciclo de vida do documento, incluindo armazenamento externo, digitalização de documentos, sala de correspondência digital, gerenciamento de retenção de registros, governança de informações, destruição segura de documentos e atua de acordo com as normas da LGPD.
Além disso, a Access conta com tecnologia de última geração para garantir o melhor serviço do mercado e pode te ajudar com o armazenamento externo de documentos. Acesse o site e entre em contato para mais informações.
