Embora vivamos em uma era cada vez mais digital, se sua empresa for como a maioria, é possível que tenha armazenamento físico espalhados por todos os cantos tornando, assim, o gerenciamento desses registros um processo complexo, mas muito comum.
Na verdade, a dependência por registros físicos pode resultar em um gerenciamento ineficiente e incorreto desses documentos, que pode contribuir para tornar os processos confusos, com perda de informações importantes, e até mesmo com funcionários insatisfeitos. Além disso, ainda há custos com o armazenamento e gestão desses documentos.
Essa confiança em registros físicos torna as empresas menos ágeis para tomar decisões de negócios e mais sujeitas a erros, uma combinação extremamente prejudicial para os negócios.
Desafios do armazenamento físico
O armazenamento e gestão de registros físicos pode ser um grande desafio para as empresas. Esses registros podem ser armazenados da maneira incorreta, perdidos, destruídos e comprometidos. O acesso a esses registros é muito difícil de monitorar, o que prejudica a privacidade e segurança. Além disso, sem o controle ambiental adequado, estão sujeitos a desastres, como o que vimos recentemente com o incêndio do depósito da Cinemateca.
Para fazer isso com eficiência, alguns passos precisam ser seguidos. O primeiro é identificar o conteúdo que deve ser digitalizado, atribuindo uma categoria e determinando o tempo que deve ser retido. O segundo trata do armazenamento desse registro, algumas empresas mantêm esses documentos em um depósito, outras terceirizam o armazenamento, mas, o mais importante, é manter próximos os registros semelhantes.
Esses documentos precisam ser armazenados de maneira que sejam facilmente rastreados, controlando quem os acessa quando for devolvido e, caso seja extraviado, que essa informação seja disponibilizada. Por último, é preciso determinar o prazo de retenção para cada registro.
Isso torna sua digitalização fundamental, pois reduz riscos e o impacto causado por algum desastre, além de contribuir para tornar os processos mais eficientes e inteligentes, contribuindo para o crescimento dos negócios.
Conformidade
As empresas são responsáveis pelas informações armazenadas internamente ou para seus clientes, no caso da gestão ser realizada por um parceiro terceirizado. Regulamentações como HIPPA, LGPD, GDPR e SOX exigem que esses dados sejam gerenciados mantendo a privacidade e confiança do cliente. E, gerenciar esse risco com registros físicos não é nada fácil.
O acesso indevido e o extravio de documentos podem levar a potenciais violações de dados e multas pesadas. Além disso, as práticas para manutenção de registros precisam ser feitas de maneira consistente, incluindo recursos de segurança, retenção, descarte e rastreamento. Isso garante que padrões de conformidade estejam sendo seguidos corretamente.
Meio ambiente em pauta
O desmatamento e o aquecimento global são reais. Então, reduzir o consumo de papel no escritório por meio da transformação digital permite tornar o negócio mais sustentável. Dessa forma, além de eliminar a necessidade de armazenar e gerenciar registros físicos, permite a melhor utilização dos imóveis, com o aproveitamento eficiente do espaço de acordo com as necessidades do negócio.
Essa guinada também reforça uma cultura corporativa com foco na preservação e sustentabilidade, assuntos cada vez mais valorizados por clientes e funcionários, que consideram o assunto um diferencial na hora de escolher um parceiro de negócios ou empregador.
Digitalização conforme demanda
Em nosso sistema All Store os usuários podem solicitar um registro físico e receber em formato digital, tornando o processo de recuperar esse registro mais rápido. A digitalização, também, permite acesso aos documentos a qualquer hora e local. Além disso, arquivos digitais são muito mais fáceis de serem monitorados, mantendo-os em segurança e garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos.
A Access pode ajudar sua empresa por meio de uma abordagem holística no gerenciamento de registros. Nosso foco é reduzir a necessidade de gerenciar documentos físicos no local e permitir seu acesso por meio do nosso sistema online ALL STORE. Saiba mais.
