Estudos mostram que uma má gestão de registros e informações prejudica a produtividade e coloca barreiras para encontrar as informações necessárias para o trabalho. Então, não importando o setor de atuação da empresa, o impacto nos negócios pode ser significativo, e isso pode prejudicar, até, a satisfação do funcionário.
Mas qual o valor da gestão de registros e informações? Para calcular é preciso imaginar como a tecnologia lida com as informações. São e-mails, sites, redes sociais, arquivos e um mundo de dados que precisam ser capturados e armazenados por meio da tecnologia. E quem é responsável por gerenciar essas informações em uma empresa?
Muitas vezes, esse gerenciamento é realizado por pessoas sem experiência na gestão de registros e informação. Ou seja, devido à grande variedade, volume e velocidade que essas informações chegam, os próprios usuários precisam lidar com esses registros e cada um faz isso de uma forma diferente.
O resultado é um só: apesar da tecnologia disponível para tornar a gestão de registros mais eficiente, as empresas têm em seu poder, muitas vezes, milhares de documentos, arquivos e dados catalogados de maneira diferente, armazenados em silos e que boa parte dos funcionários não tem acesso.
No momento que a empresa entender o impacto que essas informações podem ter nos negócios, também vão entender a importância de tornar a gestão de registros estratégica.
O papel da gestão de registros
A norma ISO 15489: 2001 define a gestão de registros como o “gerenciamento responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e descarte de registros” e isso inclui a captura e manutenção de informações da empresa.
Dessa forma, apesar de, muitas vezes, ser enxergada como uma obrigação para a manutenção da conformidade, na verdade a gestão de registros deve ser vista como uma possibilidade de agregar valor aos negócios. Como?
Inovação
Mudar a forma de trabalho, migrando do papel para o digital permite que produtos e serviços sejam atualizados com mais velocidade e frequência, o que permite sua introdução mais rápida no mercado.
Experiência do cliente
Uma gestão de registros mais eficiente pode oferecer experiências personalizadas, mais simples e ágeis aos clientes. Permitindo que ele próprio encontre as informações que precisa por meio do autoatendimento ou outro canal.
Funcionários
Ao identificar rapidamente quais informações os funcionários precisam para o trabalho, a empresa garante acesso fácil, a qualquer momento, por meio de qualquer dispositivo, aos documentos.
Riscos
Informações, registros e documentos organizados permitem a rápida identificação e redução de riscos legais, operacionais e até mesmo de reputação.
Conformidade
Não ter acesso ou ter dificuldade para encontrar os registros pode implicar em penalidades para a empresa. Apesar de ser possível criar regras próprias para a gestão de registros, é importante que essas regras atendam às normas e regulamentos em vigência.
Eficiência
Um sistema eficiente de gestão de registros permite que as informações sejam facilmente encontradas e cria um sistema de classificação que auxilia na busca, inclusive de registros físicos.
Proteção de dados
Os registros também podem conter informações críticas e confidenciais, o que exige que a gestão seja feita de forma a garantir a segurança desses dados e sua destruição quando for o momento correto. Isso também implica em seguir normas de conformidade que indicam os prazos para manutenção desses registros.
Ciclo de vida da gestão de registros
São quatro os estágios do ciclo de vida de um registro: identificação, armazenamento, rastreamento e descarte.
Identificação
A ISO 15489-1:2016 determina que um registro é a “informação criada, recebida e mantida como evidência e como um ativo por uma empresa ou pessoa, em busca de obrigações legais ou transações de negócios”. Isso inclui requerimentos, responsabilidades e evidências legais, valor histórico e informações para a continuidade dos negócios.
Armazenamento
Como nem todos os registros são iguais, cada um deles pode exigir níveis de armazenamento diferentes. Informações pessoais, por exemplo, precisam ser armazenadas de acordo com as normas da LGPD para garantir a privacidade e segurança dos dados. Além disso, para registros físicos também é preciso considerar o local onde esses registros irão ficar armazenados. Outro ponto a ser considerado é a frequência de acesso a esses registros.
Rastreamento
Alguns registros podem precisar ser mantidos fisicamente, mas isso não quer dizer que o acesso e rastreamento também precisam ser físicos. A digitalização desses registros permite que sejam pesquisados facilmente, além de simplificar o acompanhamento do ciclo de vida desse registro, enviando alertas sobre quais arquivos devem ser destruídos e até quando isso deve ocorrer.
Descarte
Por quanto tempo cada registro precisa ser mantido? Isso varia de acordo com o setor de atuação da empresa, do tipo de registro e da legislação vigente. Com essa informação em mãos, o passo seguinte é saber quais registros devem ser destruídos e a data para que isso ocorra, além de decidir qual o melhor processo para o descarte para que não seja possível sua reconstrução.
As empresas precisam estar organizadas para realizar a gestão de registros com eficiência se quiserem atender às normas de conformidade e evitar punições. Sua empresa está preparada para isso? Fale com um dos nossos especialistas e entenda.
