Se 2020 forçou muitas empresas a migrar seus funcionários para trabalhar remotamente, isso foi feito com pouco ou nenhum planejamento; aprendendo e se adaptando à novidade, trocando o pneu com o carro em movimento. Como parte desse processo, as empresas que usam o Microsoft 365 e a plataforma de colaboração Microsoft Teams descobriram que a utilização das plataformas para o trabalho remoto tem como efeito a grande geração de registros.
Entre conversas em vários canais e o compartilhamento de arquivos, novos registros são criados em escala exponencial no Teams, e gerenciar esses registros pode se tornar um grande desafio.
O primeiro passo gerenciar esses registros com maior eficiência é entender quais as ferramentas disponíveis dentro das próprias plataformas, bem como qual tecnologia pode ser adicionada para ajudar na padronização do gerenciamento de registros no ambiente Microsoft 365.
O Compliance Manager (Gerenciador de Compliance) do Microsoft 365 possui diversas ferramentas para ajudar a gerenciar suas informações. Não apenas para o Teams, mas para todo o pacote de aplicativos. Isso entrega aos gestores a capacidade de proteger, controlar, reduzir riscos, entre outros recursos.
Quase todos os registros gerados dentro do ambiente Microsoft 365 podem estar sujeitos a regras de retenção, que podem ser marcadas com rótulos. Esses rótulos são atribuídos a diferentes locais dentro da plataforma: Teams, grupos, SharePoint, Outlook ou Exchange. Gerenciar a atualizar esses rótulos regularmente é o ponto de conexão crucial entre o conteúdo, suas regras e a as políticas de retenção reais.
Por padrão, essas programações podem ser determinadas com base na data de criação, pela data de rótulo e pela data da última modificação. O Microsoft 365 também oferece suporte à retenção baseada em eventos que pode ser acionada por metadados ou outro evento por meio do centro de conformidade. Dessa forma, com recursos de retenção com base em eventos, é possível adicionar outras datas que podem afetar o registro, como uma venda de ativos, rescisão de funcionários, etc.
Quando ocorrem modificações nesses registros, há um processo de revisão que ocorre no Microsoft 365 dentro do Gerenciador de Compliance. A guia de disposição mostra todas as categorias de registros que são gerenciadas e rastreadas. Conforme novos registros são feitos, eles são listados abaixo de cada categoria de retenção apropriada. Este processo pode não ser o mesmo em todas as empresas, pois depende de um nível específico de conformidade que varia de acordo com o segmento dos negócios.
Uma das vantagens do cronograma de retenção do Microsoft 365 é que ele permite uma personalização no nível que a empresa desejar. Ele permite configurar a segurança para que diferentes usuários possam examinar diferentes categorias de registros e participar da aprovação. Também é possível selecionar vários registros e aprovar todos ao mesmo tempo. Todos serão rastreados automaticamente pelo Microsoft 365.
O Microsoft Teams é uma das mais novas adições ao pacote da Microsoft e é considerado o “hub para colaboração da equipe”, integrando pessoas, conteúdo e ferramentas em um só lugar.
Por padrão, os dados de chat, canal e arquivos do Teams são retidos indefinidamente.
O Microsoft 365 também permite que usuários apliquem um rótulo retroativamente. Além disso, o gestor de registros ou oficial de conformidade com acesso ao Centro de Conformidade pode publicar o rótulo e aplicá-lo automaticamente.
Isso permite que a empresa realmente aplique a conformidade. Assim, todos os registros gerados terão um rótulo automaticamente aplicado.
A maior desvantagem das políticas de retenção da Microsoft é que elas só são úteis para registros gerados ou retidos pela plataforma. Isso significa que o Gerenciador de Compliance é apenas mais um lugar onde as políticas devem ser atualizadas para serem consistentes e compatíveis com todo o sistema de gerenciamento de informações.
Devido à frequência com que leis e regulamentações mudam, pode ser um desafio manter sua programação de retenção em conformidade; e o Microsoft 365 é apenas mais um lugar para gerenciar. Por isso, muitas empresas optam por contratar um fornecedor externo para gerenciar sua política de retenção, não importando o local onde as informações estejam e independentemente do meio que se encontram. Evitar a duplicação de dados e reduzir erros, bem como o número de vezes que a entrada de dados é necessária, é fundamental.
A melhor solução é atualizar seu cronograma de retenção uma vez e colocá-lo em vários depósitos diferentes. Algumas soluções, como a Virgo, da Access, podem fornecer uma central de comando que permita um cronograma de retenção de registro compatível que pode ser enviado para o Microsoft 365 e para plataformas na nuvem, outros sistemas EPM e para armazenamento físico externo.
Dessa forma, as atualizações podem ser feitas na solução e, a partir daí, podem ser configuradas para serem publicadas automaticamente de acordo com as regras da empresa. A solução também ajuda a identificar quando uma cópia está circulando e permite sua remoção, evitando duplicação de informações. E quando algum registro precisa ser excluído, ele também será sinalizado.
Também é possível aplicar rótulos por meio de várias opções diferentes, incluindo listas ou pastas – que representam locais, como instalações, andar, sala, corredor, etc.
A beleza da programação de retenção integrada do Microsoft 365 é que as empresa podem, por meio do Teams, voltar retroativamente e decidir como desejam aplicar a política de retenção às informações dos registros.
Agora, com a crise se acalmando, pode ter chegado a hora de analisar as mudanças feitas durante o ano e avançar em direção a um cronograma de retenção mais abrangente que funciona não apenas para as equipes, mas também para todos os tipos de registros.
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