Se 2020 forçou muitas empresas a migrar seus funcionários para trabalhar remotamente, isso foi feito com pouco ou nenhum planejamento; aprendendo e se adaptando à novidade, trocando o pneu com o carro em movimento. Como parte desse processo, as empresas que usam o Microsoft 365 e a plataforma de colaboração Microsoft Teams descobriram que a utilização das plataformas para o trabalho remoto tem como efeito a grande geração de registros.
Entre conversas em vários canais e o compartilhamento de arquivos, novos registros são criados em escala exponencial no Teams, e gerenciar esses registros pode se tornar um grande desafio.
O primeiro passo gerenciar esses registros com maior eficiência é entender quais as ferramentas disponíveis dentro das próprias plataformas, bem como qual tecnologia pode ser adicionada para ajudar na padronização do gerenciamento de registros no ambiente Microsoft 365.
Ferramentas integradas para gerenciar registros do Microsoft Teams
O Compliance Manager (Gerenciador de Compliance) do Microsoft 365 possui diversas ferramentas para ajudar a gerenciar suas informações. Não apenas para o Teams, mas para todo o pacote de aplicativos. Isso entrega aos gestores a capacidade de proteger, controlar, reduzir riscos, entre outros recursos.
O Microsoft Teams conta com uma política de retenção de registros própria
Quase todos os registros gerados dentro do ambiente Microsoft 365 podem estar sujeitos a regras de retenção, que podem ser marcadas com rótulos. Esses rótulos são atribuídos a diferentes locais dentro da plataforma: Teams, grupos, SharePoint, Outlook ou Exchange. Gerenciar a atualizar esses rótulos regularmente é o ponto de conexão crucial entre o conteúdo, suas regras e a as políticas de retenção reais.
Por padrão, essas programações podem ser determinadas com base na data de criação, pela data de rótulo e pela data da última modificação. O Microsoft 365 também oferece suporte à retenção baseada em eventos que pode ser acionada por metadados ou outro evento por meio do centro de conformidade. Dessa forma, com recursos de retenção com base em eventos, é possível adicionar outras datas que podem afetar o registro, como uma venda de ativos, rescisão de funcionários, etc.
Quando ocorrem modificações nesses registros, há um processo de revisão que ocorre no Microsoft 365 dentro do Gerenciador de Compliance. A guia de disposição mostra todas as categorias de registros que são gerenciadas e rastreadas. Conforme novos registros são feitos, eles são listados abaixo de cada categoria de retenção apropriada. Este processo pode não ser o mesmo em todas as empresas, pois depende de um nível específico de conformidade que varia de acordo com o segmento dos negócios.
O Microsoft 365 é personalizável
Uma das vantagens do cronograma de retenção do Microsoft 365 é que ele permite uma personalização no nível que a empresa desejar. Ele permite configurar a segurança para que diferentes usuários possam examinar diferentes categorias de registros e participar da aprovação. Também é possível selecionar vários registros e aprovar todos ao mesmo tempo. Todos serão rastreados automaticamente pelo Microsoft 365.
Registros do Microsft Teams e cronogramas de retenção
O Microsoft Teams é uma das mais novas adições ao pacote da Microsoft e é considerado o “hub para colaboração da equipe”, integrando pessoas, conteúdo e ferramentas em um só lugar.
Os registros do Teams e a colaboração ocorrem em três lugares
- Canais – as mensagens são visíveis para todos os integrantes da equipe
- Canais privados- as mensagens são visíveis para um subconjunto definido de outros integrantes da equipe
- Bate-papos – as conversas são feitas em uma base ad hoc com qualquer colega ou grupo de colegas (independentemente de fazerem para ou não da equipe)
Por padrão, os dados de chat, canal e arquivos do Teams são retidos indefinidamente.
O Microsoft 365 também permite que usuários apliquem um rótulo retroativamente. Além disso, o gestor de registros ou oficial de conformidade com acesso ao Centro de Conformidade pode publicar o rótulo e aplicá-lo automaticamente.
Isso permite que a empresa realmente aplique a conformidade. Assim, todos os registros gerados terão um rótulo automaticamente aplicado.
Essa capacidade de reter ou marcar conteúdo não é perfeita. Existem algumas ressalvas às políticas de retenção dentro das equipes:
- O Teams conta com políticas próprias de retenção que não serão afetadas pelas políticas de retenção de toda a empresa
- Qualquer mensagem privada entre indivíduos ou grupos fora de um canal público não serão e não podem ser retidas
- O Teams conta com menos configurações de retenção que outros aspectos do Microsoft 365, não sendo possível aplicar uma política de conteúdo que contenha palavras-chave ou informações confidenciais, por exemplo.
- A exclusão não é em tempo real e dependendo da carga do serviço, pode levar até sete dias para excluir permanentemente o chat e o canal de armazenamento de back-end e do Teams, e ele permanecerá pesquisável com qualquer ferramenta de conformidade até que seja excluído permanentemente.
Quando as ferramentas integradas da Microsoft não são suficientes
A maior desvantagem das políticas de retenção da Microsoft é que elas só são úteis para registros gerados ou retidos pela plataforma. Isso significa que o Gerenciador de Compliance é apenas mais um lugar onde as políticas devem ser atualizadas para serem consistentes e compatíveis com todo o sistema de gerenciamento de informações.
Devido à frequência com que leis e regulamentações mudam, pode ser um desafio manter sua programação de retenção em conformidade; e o Microsoft 365 é apenas mais um lugar para gerenciar. Por isso, muitas empresas optam por contratar um fornecedor externo para gerenciar sua política de retenção, não importando o local onde as informações estejam e independentemente do meio que se encontram. Evitar a duplicação de dados e reduzir erros, bem como o número de vezes que a entrada de dados é necessária, é fundamental.
A melhor solução é atualizar seu cronograma de retenção uma vez e colocá-lo em vários depósitos diferentes. Algumas soluções, como a Virgo, da Access, podem fornecer uma central de comando que permita um cronograma de retenção de registro compatível que pode ser enviado para o Microsoft 365 e para plataformas na nuvem, outros sistemas EPM e para armazenamento físico externo.
Dessa forma, as atualizações podem ser feitas na solução e, a partir daí, podem ser configuradas para serem publicadas automaticamente de acordo com as regras da empresa. A solução também ajuda a identificar quando uma cópia está circulando e permite sua remoção, evitando duplicação de informações. E quando algum registro precisa ser excluído, ele também será sinalizado.
Também é possível aplicar rótulos por meio de várias opções diferentes, incluindo listas ou pastas – que representam locais, como instalações, andar, sala, corredor, etc.
A beleza da programação de retenção integrada do Microsoft 365 é que as empresa podem, por meio do Teams, voltar retroativamente e decidir como desejam aplicar a política de retenção às informações dos registros.
Agora, com a crise se acalmando, pode ter chegado a hora de analisar as mudanças feitas durante o ano e avançar em direção a um cronograma de retenção mais abrangente que funciona não apenas para as equipes, mas também para todos os tipos de registros.
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