Reconhecer a importância de manter um programa robusto de gerenciamento de registros e informações (RIM) e seu impacto no dia a dia da empresa é fundamental para mantê-lo atualizado e atendendo as necessidades dos negócios. Isso também exige adotar uma abordagem de limpeza regular nesta estratégia e à medida que o ano vai passando, pode ser oportuno revisar o status dos registros, os métodos de armazenamento e as necessidades de organização da empresa.
Se tudo isso parece assustador, não se preocupe. Conheça estes quatro aspectos críticos de um programa de gerenciamento de registros e informações: usar, proteger, organizar e excluir, e saiba como avaliar esses quatro fatores irá ajudar a revitalizar o programa, melhorar a eficiência e agilizar os processos em toda a organização.
Ao avaliar o programa de gerenciamento de registros e informações, é fundamental certificar que as equipes pensem sobre essas informações de forma holística em cada estágio do ciclo de vida e qual o papel que cada setor da empresa tem nesse processo. Por exemplo, como o RH está protegendo seus arquivos? Quais registros são criados pelo marketing? O setor financeiro consegue encontrar facilmente os dados necessários para criar previsões precisas?
Ao adotar a abordagem apropriada e avaliar os dados em todas as fases do seu ciclo de vida, é possível fazer avanços significativos no aprimoramento do gerenciamento dos ativos e processos de informações. Esse esforço resultará em uma organização mais simplificada, eficiente e eficaz.
Ao embarcar nessa jornada, foque os esforços nas quatro principais áreas:
O primeiro passo é fazer um inventário detalhado sobre quais informações existem, onde estão armazenadas e como podem ser acessadas — seja em papel, arquivos eletrônicos ou ambos os modelos. Depois que todas as informações forem contabilizadas, compartilhe-as com as equipes e garanta que todos estejam atualizados sobre as melhores práticas de gerenciamento de documentos e políticas de retenção.
Mesmo que a empresa esteja enfrentando desafios relacionados ao gerenciamento de registros e informações, não ignore esta etapa. Dedique o tempo necessário para garantir que todos estejam alinhados com as melhores práticas de gerenciamento de registros e que processos consistentes sejam seguidos em toda a organização para evitar problemas futuros.
O passo seguinte exige ter certeza de que as informações da empresa estão seguras. A proteção e segurança de dados é parte crítica do gerenciamento de registros e informações e está entre as principais questões que impactam na reputação da organização. Portanto, avalie se o programa RIM da empresa segue procedimentos e protocolos seguros e identifique pontos fracos que possam levar a uma violação de dados. Se encontrar algum arquivo mal protegido, esse é um sinal de que o gerenciamento de registros e informações não está funcionando corretamente.
Para superar esse problema, trabalhe com a TI para atualizar regularmente todos os softwares e aplicativos em uso pela empresa para mantê-los em segurança. Se os registros forem armazenados no local, a proteção adequada deve incluir armários e cofres trancados, vigilância 24 horas por dia, sete dias por semana, com o uso de câmeras e sistemas de alarme, além de manter um controle de acesso rigoroso. Considere mover os registros para fora do local para maior segurança. No caso de desastres como inundações — como as que ocorreram no Sul do Brasil — ou incêndio, os documentos da empresa permanecerão protegidos contra danos potenciais.
Em seguida, é preciso implementar um método de organização eficiente, caso contrário a recuperação de documentos pode ser prejudicada. Entenda se os registros em papel estão adequadamente armazenados e organizados com metadados e se os arquivos digitais foram corretamente indexados.
Assim como os arquivos em papel bem organizados são sistematicamente armazenados com categorias para recuperação futura, como nome do cliente, ano ou número de identificação do funcionário, os arquivos eletrônicos também deve seguir uma abordagem semelhante. Isso envolve a indexação estruturada e hierárquica de metadados. Os metadados categorizam e resumem os dados vitais nos arquivos da organização, enquanto a indexação captura os metadados relevantes durante as pesquisas, eliminando a necessidade de realizar pesquisas mais profundas e extensas. A organização da qualidade é essencial para o gerenciamento de registros e informações, tornando o programa mais forte ao abordar questões de curto prazo, com produtividade e eficiência.
Por fim, certifique-se de que a organização esteja cumprindo os regulamentos de retenção de registros, destruindo ou excluindo registros que expiraram e estão além da data de retenção. O gerenciamento de registros e informações exige um cronograma de retenção abrangente, que cubra registros em papel, documentos eletrônicos e dados, além de atender a todos os requisitos regulatórios e operacionais aplicáveis a espinha dorsal de um programa RIM bem-sucedido.
Além disso, esse é o melhor momento para eliminar quaisquer documentos em papel duplicados. Se a empresa tiver cópias físicas e digitais dos mesmos registros, descarte as versões em papel de acordo com as diretrizes de retenção. Embora a maioria dos registros esteja adequada para armazenamento eletrônico, existem algumas exceções que devem ser mantidas em seu formato original em papel — documentos de inventário, contratos autenticados com seles em relevo, documentos que comprovem propriedade, com títulos, e instrumentos negociáveis, como cheques e notas promissórias assinadas, por exemplo.
Esse momento também é o ideal para repensar fluxos de trabalho e entender se eles precisam ser redesenhados. Será que é preciso fazer a transição para o armazenamento externo? Ou as cópias impressas originais dever ser destruídas com segurança, ou devolvidas ao armazenamento?
Sim, essa lista de dúvidas é longa. Ao avaliar o programa de gerenciamento de registros e informações, novas questões surgem a todo o momento. Por isso, ao iniciar os esforços de limpeza, pode ser que seja identificado que algumas áreas requerem atenção mais aprofundada para resolver possíveis lacunas ou melhorar processos. Por outro lado, a empresa pode estar preparada para enfrentar um projeto mais extenso.
Seja qual for o objetivo final, conte com uma Lista de Verificação para o gerenciamento de registros e informações que ajudará a organização a avaliar o programa RIM, elaborar uma estratégia de melhorias e implementar o programa de forma eficaz em qualquer cenário.
E se a equipe não souber por onde começar o programa RIM, fale com nossos representantes que estão prontos para orientá-lo sobre soluções de gerenciamento de registros e informações personalizadas para sua empresa, ajudando a identificar objetivos de gerenciamento e ensinando como priorizar etapas críticas para alcançar seus objetivos mais facilmente. Entre em contato e saiba mais.
Share