A digitalização de prontuários médicos é a maneira mais eficiente para que as empresas de saúde lidem com pilhas de documentos em papel e registros gerados diariamente para atender pacientes. Com isso, o número de organizações que buscam por serviços de escaneamento profissional rapidamente triplicou nos últimos anos. 

Os serviços de digitalização de prontuários médicos oferecidos por profissionais capacitados e experientes permite uma digitalização adequada ao conteúdo, atendendo normas de privacidade e conformidade, além de melhorar a eficiência operacional e praticamente eliminar processos baseados em papel. 

Enquanto boa parte das empresas já embarcou em uma jornada de transformação digital e está migrando para a adoção de um escritório livre de papel, o setor de saúde ainda está dando seus primeiros passos na digitalização de prontuários médicos e outras informações de pacientes, funcionários, fornecedores e parceiros.  

Entretanto, essa jornada não é algo simples ou fácil, afinal, o setor de saúde é um dos mais regulamentados em relação ao uso de dados de pacientes e a privacidade sobre informações pessoais. E contratar os serviços de digitalização de prontuários médicos é a forma mais eficaz de iniciar ou aprimorar a estratégia de digitalização e gestão de documentos de forma a otimizar processos, reduzir custos e aprimorar o atendimento ao paciente. 

Riscos de manter processos baseados em papel

Gerenciar documentos em papel é ineficiente e totalmente sujeito a erros que implicam em riscos para a organização e impactam negativamente na qualidade de atendimento prestado ao paciente. 

Aumento nos custos

Como ocorre com qualquer empresa, as organizações de saúde precisam manter os dados dos pacientes em segurança e permitir o acesso a essas informações apenas para funcionários autorizados. Quando esse gerenciamento é feito de forma manual e baseado em documentos em papel, processos ineficientes podem aumentar os custos e o tempo gasto pelos funcionários para organizar os registros e encontrá-los quando necessário. 

Além disso, muitos registros de saúde precisam ser armazenados por longos períodos, o que torna o armazenamento físico extremamente caro. Com a digitalização de prontuários médicos, esse problema é resolvido, liberando espaço e reduzindo os custos envolvidos. 

Problemas de conformidade

Organizações de saúde lidam diariamente com dados confidenciais dos pacientes, e, se essas informações não forem tratadas corretamente, podem colocar os profissionais de saúde e empresas em riscos relacionados à conformidade, e isso se deve, principalmente, ao gerenciamento de documentos em papel, que pode ser facilmente perdido, danificado ou rotulado incorretamente. 

No Brasil, a lei 13.787/2018 criou as regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos, determinando que esses dados são “considerados equivalentes ao original, caso sejam assinados por meio de um certificado digital”, e estabeleceu o prazo de 20 anos para o armazenamento dos prontuários médicos, sejam eletrônicos ou em papel. Além disso, com a LGPD em vigor, a violação da privacidade das informações dos pacientes pode acarretar multas pesadas. 

Assim, adotar um sistema de gerenciamento de documentos contribui para evitar riscos de conformidade e melhorar a segurança e privacidade dos documentos com a adoção de um controle de acesso eficiente. 

Erro humano

Erros podem acontecer a qualquer momento e em todos os ambientes de trabalho, mas no caso de informações médicas, extravios, armazenamento incorreto ou erros no preenchimento dos formulários podem acarretar a exposição de dados pessoais e perda de documentos.   

Além disso, registros em papel são mais propensos a serem roubados ou danificados. A digitalização de prontuários médicos reduz possíveis erros e torna os documentos mais claros e organizados. 

Benefícios da digitalização de prontuários médicos

Migrar para uma estratégia de escritório sem papel permite que os profissionais de saúde ofereçam um atendimento ao paciente com melhor qualidade, otimizem processos administrativos e a produtividade, entre outros benefícios. 

Melhore a segurança de dados

As violações de dados de saúde cresceram nos últimos anos. Ao contrário de números de cartão de crédito ou contas bancárias, que perdem sua utilidade no momento que uma violação é detectada, registros médicos permitem que os cibercriminosos cometam diversas fraudes. Por esse motivo, é vital que essas informações sejam protegidas, e a digitalização de prontuários médicos permite que os documentos sejam armazenados na nuvem, em local seguro, e com acesso controlado unicamente a usuários autorizados. 

Maximize a satisfação do paciente

A digitalização de prontuários médicos permite que as informações sejam centralizadas e sejam rapidamente recuperadas quando necessário. Dessa forma, o atendimento é agilizado, o que melhora a satisfação do paciente. O uso de um sistema de gestão de documentos contribui para fortalecer a relação entre médicos e pacientes e permite que as organizações tomem decisões baseadas em dados. 

Libere espaço

Documentos em papel ocupam muito espaço, então a digitalização de prontuários médicos pode liberar espaço físico para que a organização o utilize para outras atividades. 

Otimize a colaboração

A digitalização permite simplificar processos e torná-los mais eficientes, tornando os registros acessíveis a todos, a qualquer hora. O armazenamento centralizado também permite que médicos, enfermeiros, atendentes e profissionais de outros setores acessem facilmente os registros, melhorando a colaboração entre equipes. 

Recuperação fácil

Registros em papel são mais fáceis de serem perdidos e danificados, a digitalização de prontuários médicos reduz o risco desses registros serem extraviados e torna sua recuperação mais fácil e rápida por meio de um portal que centraliza as informações. 

Reduz o uso de papel

Sustentabilidade não é apenas uma palavra da moda, cada vez mais empresas implementam práticas sustentáveis que, além de contribuírem para a preservação do meio ambiente, reduzem custos. Além disso, ao eliminar o uso de papel, funcionários podem se dedicar a tarefas mais importantes e agregar valor aos negócios. 

Atender a normas de conformidade

A digitalização de prontuários médicos contribui para que a organização cumpra mais facilmente com requisitos de conformidade e privacidade. A implementação de uma solução de gestão de documentos permite organizar, indexar e produzir relatórios que atendam às necessidades de uma possível auditoria. 

Embarque nessa jornada com a Access

Muitas organizações de saúde ainda enfrentam desafios para migrarem seus registros para formatos eletrônicos. Mas a Access pode tornar esse processo mais fácil e eficiente. Nossas soluções de gestão de documentos para a área de saúde incluem a guarda de registros médicos, digitalização sob demanda, conversão digital de documentos radiológicos, armazenamento de mídias, reciclagem e eliminação de registros médicos e serviços de consultoria. Entre em contato e saiba mais.