Business Process Outsourcing é um termo cuja tradução pode ser feita para “terceirização de processos de negócios”, ou seja, BPO é a terceirização para a execução de um serviço.
Porém, para fazer essa contratação, o cliente deve procurar uma corporação que seja especialista no serviço, para que a mesma possa atuar de forma completa e integrada assumindo uma única atividade ou um setor completo da empresa.
Além disso, o custo-benefício é um fator de extrema importância quando falamos de terceirização. No sistema BPO, alguns custos são otimizados, como contratação de funcionários, remuneração, investimento em espaço físico, entre outros.
Nesta publicação, vamos explorar um pouco mais sobre como o sistema BPO pode ser útil na otimização de processos e na digitalização de documentos físicos, e como a Access pode ajudar sua empresa no gerenciamento de arquivos e informações.
Os benefícios do BPO
Sabemos que contratar uma empresa para realizar serviços na sua corporação não é uma tarefa fácil, por isso separamos alguns benefícios que podem ajudar na tomada dessa decisão:
Aumento da produtividade
O serviço de BPO permite que a sua equipe foque no que realmente importa, no core business da corporação, aumentando o foco e a produtividade em serviços de maior relevância.
Custo-benefício
Com a contratação de serviços terceirizados, alguns custos podem ser evitados, como remuneração de membros da equipe, abertura de processos seletivos, treinamentos, investimento em espaços físicos, compra de aparelhos para realização do trabalho, entre outros.
Otimização de espaço físico
O espaço físico é de extrema importância para os colaboradores da empresa, afinal, é o local onde realizam atividades para o desenvolvimento da sua função e passam a maior parte do tempo. Com a contratação do sistema BPO, o espaço físico deixa de ser o foco da operação, pois a empresa terceirizada se responsabiliza pelo local de atuação.
Como o BPO atua na digitalização de documentos
A digitalização de documentos é um sistema que vem sendo utilizado por muitas empresas nos últimos tempos, principalmente com o avanço da transformação digital. Facilitar o acesso dos colaboradores às informações importantes pode ser um desafio para as empresas continuarem funcionando à distância. Dessa forma, terceirizar a gestão de documentos pode ser uma solução.
Realizar o BPO na gestão de arquivos é uma opção para quem deseja ter o ciclo de vida dos documentos monitorado por uma equipe especializada, ou para empresas que estão no mercado há muitos anos e possuem grande quantidade de arquivos físicos em suas instalações. Transformar esses documentos em arquivos digitais traz facilidade para os colaboradores acessarem dados importantes, além de otimizar espaço, custo e tempo na hora de buscar informações.
A otimização do espaço físico também é um ponto de atenção em relação a gestão de arquivos. Com o BPO atuando na digitalização de documentos, as instalações que são usadas para arquivar esses papéis podem ser reutilizadas e transformadas em salas de convivência ou demais departamentos.
Outro ponto importante é a segurança da informação, pauta que vem sendo tratada com grande notoriedade pelas corporações. Pela exigência da LGPD, Lei Geral da Proteção de Dados, empresas que atuam com dados e informações devem seguir as novas normas de segurança jurídica. Para isso, é preciso contar com processos avançados e efetuar o arquivamento, digitalização e destruição dos documentos de forma segura. Portanto, é importante contratar os serviços de uma empresa que age de acordo com as normas LGPD.
Digitalizando documentos com a Access
O serviço pode ser realizado nas unidades da Access ou nas instalações do próprio cliente, para isso, é preciso montar uma estação com equipamentos e mão de obra especializada na realização do serviço.
Os centros de imagens da Access possibilitam a armazenagem digital de grandes volumes de documentos, com o sistema ALL STORE, permitindo que os usuários possam acessar em qualquer meio eletrônico.
Outro software especializado em operações de escaneamento é o Scanet, que facilita a integração de documentos gerados em diferentes lojas, filiais, agências, corporações, entre outros.
Após a digitalização o documento fica disponível no portal ALL STORE, facilitando o acesso a qualquer momento e de qualquer lugar.
A Access conta com soluções modernas e tecnológicas para realizar a gestão e digitalização de documentos de pequenas e grandes empresas, além de garantir a segurança de todas as informações. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa na gestão dos seus arquivos.
