Com um mercado ultracompetitivo, investir no BPO da gestão de documentos permite que as empresas consigam se dedicar ao seu core business, sem que precisem se preocupar com a montanha de documentos gerados diariamente, reduzindo custos e tornando suas equipes mais produtivas.
O BPO nada mais é que uma das modalidades de terceirização de serviços que, resumindo, se trata de contratar uma empresa especializada para realizar tarefas que apesar de importantes não dizem respeito ao foco dos negócios das empresas. Seus benefícios vão desde a redução de custos, aumento de produtividade e eficiência, e maior flexibilidade, pois os funcionários não precisam se preocupar com determinadas tarefas, tendo mais tempo para se dedicar a projetos mais importantes.
Por que realizar um BPO da gestão de documentos?
Construir um programa de gerenciamento de documentos internamente leva tempo e dinheiro, e, se isso não for feito corretamente, pode acarretar em riscos e superexposição de informações críticas e confidenciais, por isso trabalhar com um parceiro experiente contribui para tornar a organização, armazenamento e acesso a essas informações mais eficiente, fácil e seguro, e sem a necessidade de grandes investimentos em hardware, software e habilidades.
Pague apenas pelos recursos em uso
Investir em uma solução de gerenciamento de documentos pode ser um investimento caro dependendo do porte da empresa, então, buscar um provedor de BPO que ofereça um modelo baseado no uso dos recursos permite que a empresa pague apenas pelo que realmente está utilizando e pelo volume de documentos processados. Além disso, elimina a preocupação de atualizar constantemente o hardware e software, que passa a ser de responsabilidade do provedor de serviços.
Conte com uma solução especializada
As empresas geram um volume enorme de documentos físicos e digitais, o que exige uma solução que capture as informações, organize, armazene e torne a recuperação fácil e rápida. Ao realizar o BPO, o fornecedor contratado fornece uma solução de gerenciamento de documentos que reduz os riscos operacionais ao gerenciar as informações de maneira holística, utilizando as melhores tecnologias e práticas para atender os requisitos do cliente.
Agilidade na busca
De acordo com o IDC, os funcionários gastam, em média, 30% do dia de trabalho procurando documentos e, na maior parte das vezes, não encontram a informação que procuravam. Com o BPO do gerenciamento de documentos, o acesso às informações é facilitado pelo uso de ferramentas e práticas corretas, permitindo que o funcionário use esse tempo para funções mais importantes, como tornar o processo decisório mais rápido e aumentar sua produtividade.
Cadeia de custódia
Cadeia de custódia é todo um conjunto de procedimentos utilizados para gerenciar documentos, rastreando e monitorando seu acesso e manuseio. Por isso ela é essencial para reduzir riscos dos negócios. Com o BPO é possível buscar um provedor que atenda aos requisitos da empresa e mantenha as informações em um repositório único, digitalizando documentos físicos e garantindo que eles nunca saiam das instalações de armazenamento. Além disso, trilhas de auditoria podem ser criadas, permitindo que um histórico de acesso seja mantido.
Maior acesso à informação
O papel do especialista em gerenciamento de documentos deixou de ser apenas um guardião de registros e passou a ser um “mentor” do acesso à informação. Por isso o BPO do gerenciamento de documentos precisa atender a essa necessidade. Por meio do uso de recursos inteligentes de digitalização e captura de imagens, à medida que os documentos são criados e organizados, eles já podem ser disponibilizados para atender às necessidades da empresa.
Acesso a especialistas
Ao realizar um BPO, a empresa passa a contar com o apoio de especialistas em gerenciamento de documentos e ter a segurança de que o processo de captura, cronograma de retenção e o uso das melhores práticas de gestão de documentos e segurança cibernética sejam implementadas para evitar riscos de violações de dados ou problemas de conformidade.
Tendências e oportunidades de BPO do gerenciamento de documentos
O BPO do gerenciamento de documentos eficiente permite que as empresas desenvolvam seus negócios, sem se preocuparem com a organização de seus documentos e algumas tendências tornam esse processo ainda mais fácil.
Automação
A automação de processos de gerenciamento de documentos, ou RPA, elimina a necessidade de intervenção humana na captura de informações e organização dos documentos. Além disso, a automação baseada em Inteligência Artificial IA e aprendizado de máquina permite maior eficiência em relação aos processos, tornando a indexação do conteúdo mais rápida.
Segurança cibernética
Um DMS robusto conta com recursos de segurança para reduzir riscos cibernéticos, gerenciando e monitorando permissões e acessos e implementando processos de autenticação mais robustos, como a autenticação multifator.
Armazenamento na nuvem
Com o crescimento do trabalho remoto, o armazenamento na nuvem ganhou destaque ao garantir acesso a documentos e aplicativos a qualquer hora e em qualquer lugar, com mais segurança.
Inteligência artificial (IA)
A IA permite uma indexação mais eficiente e inteligente dos documentos, tornando mais simples e rápida sua busca e recuperação. Ao tornar a captura mais inteligente, permite que informações relevantes sejam extraídas dos documentos e enviadas para análise automaticamente, otimizando o processo de tomada de decisão.
Sustentabilidade
A ESG passou a ser mais debatido dentro das empresas e, quando alinhada à gestão de documentos, permite que práticas sustentáveis, como a redução do uso de papel no escritório, sejam mais facilmente adotadas. E é aí que implementar uma estratégia de BPO aumenta a capacidade da empresa em implementar uma política sustentável para o gerenciamento de documentos.
Escalabilidade e acessibilidade
Contratar um BPO garante às empresas rápida adaptação às demandas dos negócios, aumentando ou reduzindo os recursos de acordo com a necessidade dos negócios. Além disso, ao contratar uma empresa especializada, é possível acessar relatórios e documentos por meio de um portal único, tornando a busca e recuperação das informações mais fácil e rápida e deixando a colaboração entre equipes mais eficiente e produtiva.
Optar ou não pelo BPO depende dos objetivos da empresa, mas as tendências citadas dão uma ideia do que já está acontecendo, e está por vir, no gerenciamento de documentos, o que exige uma atualização constante de sistemas e habilidades profissionais para atender aos novos requisitos que vão surgindo. Se sua empresa está presa em sistemas legados e desatualizados, o BPO pode ser o caminho mais simples e rápido para que sua equipe se dedique ao que realmente importa, que são os negócios.
Entre em contato e fale com um dos nossos especialistas para conhecer as soluções de gerenciamento de documentos da Access. Nós estamos aqui para te ajudar.
