Qual é maior das dores da sua equipe de RH? Os últimos dois anos têm sido bastante desafiadores, com a implantação do eSocial, aprovação da terceirização de atividades fins… Então, certamente o gerenciamento de documentos tem sido uma preocupação dos gestores de RH. E o final de ano, quando geralmente se fecha o último trimestre fiscal e quando se avalia do budget para o RH do próximo ano, é a época ideal para avaliar a implantação de um sistema de gestão documental, automatizando processos de negócios e distribuição eletrônica segura de documentos.

E comprovar o ROI (Return on Investiment) de incluir no budget para o RH e investimento em sistemas de gerenciamento é simples. Inovadoras soluções de gestão documental são uma das maneiras mais fáceis de economizar tempo e dinheiro, e ao mesmo tempo aumentar a produtividade da equipe de RH, que pode focar em tarefas mais estratégicas.

Reduzir a quantidade de papel

Um bom líder de RH deve ser uma pessoa carismática, ter uma visão estratégica do negócio e o potencial de alavancar as habilidades em todo e qualquer departamento da empresa. Pense no seu gestor de RH favorito: quanto tempo ele gasta tentando encontrar arquivos de funcionários ou garantindo que esses arquivos estão completos e atualizados?

Os sistemas de gestão de documentos podem classificar, arquivar e rastrear documentos com segurança e precisão, sem intervenção humana. Ao automatizar os processos, a solução, combinada a um processo de digitalização, permite que a equipe gaste menos tempo arquivando e procurando documentos, e use seu tempo em projetos estratégicos como iniciativas de recrutamento e engajamento de funcionários.

Evitar custos de rotatividade de funcionários

Uma vez que o budget para o RH já não está sendo desperdiçado com processos administrativos manuais e com tarefas burocráticas, a equipe de RH pode então focar no que realmente importa: atrair e reter os melhores talentos disponíveis no mercado.

Sem comprometer o budget para o RH com a burocracia, sobra mais tempo e dinheiro para investir em treinamento e engajamento, em todas as áreas da empresa.

Simplificar os processos de contratação

Contratar novos funcionários é um processo caro e demorado. Desde a definição do escopo e habilidades necessárias para o cargo até as entrevistas com candidatos e processo de onboarding do profissional selecionado, inúmeros formulários devem ser preenchidos.

Ao automatizar o maior número possível de etapas desse processo, sistemas de gestão documental permitem abolir horas de trabalho burocrático e as equipes de RH podem então voltar a se concentrar em tarefas estratégicas mais rapidamente.

Reduzir o espaço físico do escritório

A locação de espaços comerciais tem um alto custo, mesmo que não seja no endereço mais nobre da cidade. Incluir no budget para o RH a implantação de um sistema de gestão documental acaba com a necessidade de espaço dedicado a salas de arquivo morto, já que todos os documentos serão digitalizados e os documentos que precisam ser conservados em formato físico são alocados na dependência do fornecedor da solução, com toda a segurança.

Então, com todas essas vantagens, já está mais do que comprovado que a implantação de um sistema de gestão de documentos reduz drasticamente a quantidade de burocracia no RH. Gerir documentos é uma operação basicamente burocrática, mas essencial para manter a empresa funcionando com eficiência e evitar problemas legais (o armazenamento de determinados documentos é uma obrigação acessória que, se não cumprida, pode resultar em multas pesadas).

Ao firmar uma parceria com a Access, decisão que não terá um grande impacto no budget para o RH, a sua empresa terá a oportunidade de reduzir custos e otimizar o tempo, bem como contar com a atuação de profissionais especializados na guarda e administração de arquivos, garantindo eficiência e segurança.