4 características que os programas de governança da informação bem-sucedidos têm em comum

Um dos muitos benefícios de uma abordagem de governança da informação (IG) baseada em dados é que é possível tomar decisões mais claras sobre o que está funcionando na empresa e o que não está.

Com uma abordagem holística, a IG gerencia, por meio da implementação de processos, funções, controles e métricas, informações corporativas com o objetivo de disponibilizar informações para quem precisa ao mesmo tempo em que reduz os custos com armazenamento e melhora a conformidade. Além disso, o programa contribui para reduzir riscos associados à má gestão de informações.

O foco da governança da informação é oferecer aos funcionários as informações necessárias para que realizem seu trabalho.

Quando se trata de mensurar a eficácia de um programa de governança da informação, o Modelo de Implementação de Governança da Informação (IGIM) da ARMA International é uma ferramenta padronizada poderosa para avaliar o desempenho do programa em suas áreas principais.

Características em comum de programas de governança da informação com base no IGIM

Empresas de todos os tamanhos e setores podem sofrer com a má gestão de suas informações, o que leva a problemas de acessibilidade, uso e segurança, mas alguns programas de governança da informação bem sucedidos têm alguns fatores em comum.

Eles investem no melhor para fazer o trabalho

Não faz muito tempo que falar na gestão da informação significava organizar registros em papel, seu armazenamento com segurança, contar com um inventário preciso e descartá-los no momento correto. Hoje, com mais de 2,5 quintilhões de bytes de dados criados diariamente, a maioria digital, essa abordagem não é a mais adequada.

Os programas de governança da informação transformadores são movidos pela integração entre pessoas e tecnologia. Isso significa ter as pessoas certas, no lugar certo, e dar a elas as ferramentas de que precisam para apoiar as metas de gestão da informação e sistemas de apoio da empresa.

Ou seja, é necessário contar com um programa de gestão da informação tecnologicamente habilitado que garanta que a empresa tenha a capacidade não apenas de mitigar riscos, mas de usar suas informações para obter uma vantagem competitiva.

As pessoas certas são formalmente autorizadas a tomar decisões

Relatório Tendências em Governança da Informação para 2021 da ARMA mostrou que mais de 28% dos entrevistados afirmaram que estavam investindo na tecnologia necessária para disponibilizar as informações para as pessoas certas no momento certo.

Infelizmente, ao mesmo tempo, menos de um quarto das empresas (23,8%) tinha mais do que os recursos essenciais quando se tratava do lado pessoal da governança da informação.

Esse é um equilíbrio perigoso, pois, sem o número certo de pessoas com a experiência necessária e em posição de tomar decisões, o resultado pode ser a tecnologia ser deixada por si própria, o que significa um desastre para um programa de governança da informação.

Programas bem-sucedidos contam com um comitê de direção formalmente estabelecido, representado por um amplo grupo de stakeholders de forma que garanta que toda a empresa esteja representada. Esse grupo se reúne regularmente para tomar decisões e tem autoridade para tomar decisões relacionadas ao programa.

Eles têm um plano…

O relatório revelou que nenhuma empresa tem um programa de governança da informação 100% perfeito. Cada programa tem pelo menos uma área que requer melhorias, e é aí que entram ferramentas como o IGIM.

As informações coletadas da comparação entre os programas com uma ferramenta padronizada significam que as empresas podem identificar deficiências e realizar as melhorias apropriadas, e também mensurar os resultados.

… e o plano reflete a realidade

É essencial ter em mente que embora o IGIM e os dados relacionados sejam uma forma fantástica de avaliar uma empresa, juntamente com  as práticas recomendadas de governança da informação, não existem duas empresas iguais. Portanto, não há dois programas iguais.

Como a ARMA observa no relatório, seu programa de governança da informação “existe no contexto de uma empresa específica [e deve, portanto, considerar] os requisitos, prioridades e objetivos específicos da empresa contra os quais o sucesso deve ser medido”.

Para ter acesso a todos os resultados da pesquisa, baixe o relatório Índice de Maturidade de Governança da Informação 2021 da ARMA.

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