Há mais de um ano, boa parte das empresas tomou a decisão de migrar seus funcionários para trabalharem à distância, de suas casas. Enquanto outros países, devido a campanhas de vacinação bem-sucedidas, já experimentam uma volta à “normalidade”, por aqui, a previsão para uma volta, ainda que gradual para o escritório ocorra apenas em 2022, afirma pesquisa da KPMG, que também destaca que 87,3% das empresas devem manter um sistema híbrido, com trabalho remoto e presencial.
Claro, essa transição foi desafiadora e obrigou as empresas a se modernizarem e digitalizarem seus processos, inclusive aquelas que sequer haviam começado sua jornada de transformação digital e ainda se apoiavam em pilhas de documentos em papel. Isso significou uma busca enorme por serviços de gestão documental em nuvem – de acordo com o Gartner, os gastos com nuvem pública devem crescer 18% em 2021, um reflexo direto à essa procura.
Entretanto, a implementação de um sistema de gestão de documentos (GED) e a consequente migração para a nuvem nem sempre é fácil ou tranquila, exatamente pela empresa, até então, manter uma abordagem baseada em documentos em papel e processos manuais; e mesmo entre as que já começaram um processo de digitalização, a falta de um repositório centralizado para os documentos, contribuiu para que a transição se tornasse ainda mais turbulenta.
Evitando o caos e o desperdício de recursos
Não importa o grau de maturidade digital da empresa, equívocos relacionados ao armazenamento de documentos sempre podem ocorrer, mas eles são muito mais frequentes em empresas que ainda estão dando seus primeiros passos na implementação de um sistema de gestão documental ou enfrentam problemas com a solução que já utilizam. Principalmente se essa empresa optou por usar o serviço de redes compartilhadas para o armazenamento e compartilhamento de seus documentos e acreditaram em algumas “lendas urbanas”.
1 Arquivos armazenados em unidades de rede compartilhadas são seguros
Usar uma rede compartilhada é uma modalidade muito popular entre os funcionários, pois permite o compartilhamento rápido de documentos. Entretanto, se isso é feito de modo aleatório, sem um acompanhamento real da equipe de TI, há riscos significativos de que essas informações sejam roubadas.
O uso de serviços gratuitos de compartilhamento, associados a contas de e-mail pessoais – normalmente com senhas simples e fáceis de serem quebradas -, é uma das formas mais fáceis de perder documentos críticos. Afinal, a equipe de TI da empresa não tem tem controle sobre os protocolos de segurança utilizados pelos diversos aplicativos.
2 Eles estão em conformidade
De acordo com a Cyber Risk Analytics, apenas em 2020, mais de 3 bilhões de e-mails foram comprometidos. Ainda assim, o uso da redes compartilhadas, que não contam com políticas de segurança efetivas que contemplem, por exemplo, o local onde os arquivos estão armazenados ou por quanto tempo eles devem ser retidos – questões importantes para garantir a conformidade e a melhor governança da informação – é crescente.
Apesar da preocupação em relação à segurança e privacidade de dados já está presente no dia a dia das grandes empresas, isso não quer dizer que serviços de armazenagem na nuvem seguem as mesmas diretrizes afinal eles são voltados para a experiência do usuário, não para garantir a segurança das informações da empresa. Já um serviço de gestão documental responde diretamente às diretrizes da LGPD (e outras leis).
3 São mais fáceis de ser encontrados
Um sistema de gestão documental permite a fácil localização de arquivos e documentos e isso é possível devido ao uso de palavras-chave inseridas na descrição de cada arquivo. Isso, obviamente, não é possível em um serviço gratuito de compartilhamento de arquivos, o que torna a busca, dependendo da quantidade de arquivos armazenados, quase impossível. Da mesma forma, o controle de versão do documento é dificultado, pois, normalmente, esses serviços não contam com um controle de versões simples e fácil de ser utilizado.
4 Os documentos estão em segurança
Apesar de muito utilizados, compartilhar arquivos críticos da empresa por meio desses serviços, traz riscos para essas informações. As redes compartilhadas são vulneráveis a ataques de cibercriminosos, e não é difícil que o arquivo tenha sido corrompido ou tenha seu acesso indisponibilizado, normalmente, por erros causados pelo próprio usuário devido à falta de conhecimento em relação à plataforma. Além disso, as informações podem ficar inacessíveis simplesmente por que o provedor cortou o acesso à plataforma devido à suspensão da conta por alguma violação.
5 A rede compartilhada é uma solução de longo prazo
De acordo com o relatório Igloo State of the Digital Workplace, 51% dos funcionários não compartilham documentos simplesmente por não encontrá-los. Então, é fundamental que a empresa conte com uma solução confiável e com os recursos necessários para tornar o trabalho de suas equipes mais fácil e eficiente, e que essa solução seja sustentável e escalável. Exatamente o que não acontece em uma rede compartilhada, que não contam com recursos que permitam a fácil localização e monitoramento dos documentos de forma centralizada.
Um sistema de gestão de documentos precisa oferecer segurança e tornar o trabalho dos funcionários mais fácil, permitindo que processos sejam automatizados e integrados aos demais sistemas já em uso pela empresa, de forma a tornar a informação disponível a qualquer hora e em qualquer lugar, e com a máxima segurança.
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