Final de ano é uma época propícia para arrumação, você sabia que a desorganização nos faz perder em média 150 horas por ano? Uma pesquisa realizada pela Coopers & Lybrand revela que os executivos gastam todo esse tempo procurando e esperando documentos. O estudo mostra também que um em cada 20 documentos se perde. A virada do ano é o momento perfeito para fazer uma grande faxina a fim de otimizar processos, reduzir custos e proporcionar qualidade de trabalho aos colaboradores.
Com o fim do ano fiscal as empresas podem guardar e destruir vários documentos, mas a maioria não sabe disso e acabam amontoando tudo em suas salas, ocupando espaços valiosos, e ainda colocando em risco a saúde física e mental de seus colaboradores. Não é à toa que, de outubro em diante, a procura por serviço de armazenagem cresce 20%.
A burocracia brasileira exige que alguns documentos sejam armazenados por décadas ou anos. Há arquivos que podem ser descartados anualmente ou digitalizados e mesmo assim manter o seu valor legal. Junto com o exercício para a definição do budget do próximo ano a empresa pode contar com o auxílio de experts para uma avaliação.
A falta de percepção dos gestores e de conhecimento sobre o tema faz com que a gestão documental não tenha a devida importância dentro das companhias. Salas repletas de documentos geram custos com aluguel e pessoas, além de consumir tempo quando é preciso localizar e gerenciar.
Cada departamento possui suas particularidades que devem ser levadas em consideração na hora de procurar por esse serviço. Os documentos menos acessados podem ser armazenados na guarda simples, onde o custo é reduzido. Já as áreas de RH e jurídico podem ter seus prontuários digitalizados e armazenados em guarda gerenciada, para aumentar a agilidade na pesquisa e consulta de documentos.
Ter a solução ideal para cada área garante ao processo menos resistência e mais adesão dos colaboradores em cumprirem as novas atividades. Dessa forma, a gestão documental não será mais vista como uma burocracia, mas sim como algo útil no dia a dia. Além do benefício imediato da possibilidade de ter os documentos e informações sempre à mão, de maneira ágil e com total segurança. Os principais ganhos são o aumento da produtividade e a redução de custos.
*Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente em 46 mercados como nos Estados Unidos, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.
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