Como a crise gerada pela pandemia destacou a importância do ambiente de trabalho digital

A pandemia do COVID-19 tem sido emocionalmente desafiadora para muitas pessoas, mudando a vida cotidiana de maneiras sem precedentes. Todos os setores da sociedade – incluindo empregadores e funcionários – precisam proteger a si e ao outros e ajudar a evitar uma maior disseminação da doença.

E, se antes da pandemia o local de trabalho já não era apenas um espaço físico ocupado por funcionários durante o horário comercial, atualmente é preciso contar com um ambiente de trabalho digital, sempre conectado, fornecendo acesso instantâneo a tudo que os funcionários precisam. A divisão entre o escritório físico e o trabalho remoto certamente será cada vez mais tênue, assim como a distinção entre vidas pessoais e profissionais.

À medida que o local de trabalho se torna digital, toda a força de trabalho e a alta gerência podem se comunicar e colaborar de várias maneiras novas e eficazes. Essa força de trabalho digital pode combinar relações comerciais produtivas além dos grupos de trabalho naturais, permitindo o compartilhamento de conhecimento em toda a organização.

O ambiente de trabalho digital é mais do que tecnologia

Como o nome indica, um ambiente de trabalho digital depende da tecnologia. Ao mesmo tempo, é mais do que apenas ter tecnologia, mas também usar os melhores processos de tecnologia e negócios para permitir que os funcionários trabalhem em suas casas. Algumas empresas tradicionais ainda estavam buscando as melhores maneiras de permitir que seus funcionários trabalhem remotamente e, com a pandemia, foram forçadas a antecipar os seus projetos.

Segundo a Associação para Gerenciamento Inteligente de Informações (AIIM) a melhor maneira de escolher as soluções certas para um ambiente de trabalho digital começaria respondendo a essas três perguntas básicas:

  • Quais informações os funcionários precisam para fazer seu trabalho?
  • Onde essas informações estão armazenadas atualmente?
  • Os funcionários podem acessar essas informações remotamente e com segurança?

Quais são as ferramentas importantes para o ambiente de trabalho digital?

Quais são as etapas mais importantes para garantir que o seu ambiente de trabalho seja eficiente?

Digitalize tudo que é físico: um dos principais desafios para o trabalho remoto é obter acesso a papel ou outros documentos físicos. Mesmo que seja necessário reter algo em papel ou formato físico, ele ainda pode ser digitalizado e disponibilizado para trabalhadores remotos. E os ativos de informações digitais podem ser gerenciados e movidos de maneira automatizada: durante o processo de criação e colaboração, ao serem classificados e usados ​​para dar suporte aos processos de negócios e, finalmente, ao processo de descarte no final do ciclo de vida.

Digitalize seus processos de negócios: Melhor ainda, trabalhe digitalmente. Não imprima coisas que não precisam ser impressas; sempre que possível, use assinaturas digitais em vez de caneta. Simplifique e automatize seus processos de negócios sempre que possível com inovadoras ferramentas de RPA (Robotic Process Automation).

Determine a maneira correta de fornecer acesso remoto: por sua própria natureza, o ambiente de trabalho digital exige que os funcionários acessem os sistemas remotamente. Algumas organizações optam por exigir que os funcionários usem uma rede virtual privada (VPN) para acessar recursos em rede. Outras organizações podem optar por aproveitar as soluções baseadas na nuvem para otimizar a maneira como os funcionários acessam essas ferramentas, aproveitando os recursos de sistemas de gestão documental especialmente desenvolvidos para atender as necessidades de cada setor, como os oferecidos pela Access.

É muito importante a organização adotar um repositório único de documentos e informações – o trabalho remoto é desafiador o suficiente, sem a necessidade de acessar vários sistemas diferentes, migrando de um sistema em uso por um funcionário da Contabilidade ou o em uso pelo setor de RH, por exemplo.

Colaboração é a chave

Nessa época em que cada funcionário está em sua casa por conta da pandemia, um dos aspectos mais desafiadores do ambiente de trabalho digital para muitos é como colaborar remotamente em um documento. Isso geralmente se transforma em uma série de trocas de e-mail com anexos, em uma variedade de formatos e versões, que tornam a colaboração muito mais difícil do que precisa ser.

Em vez disso, as organizações devem considerar a implementação de ferramentas projetadas para colaboração. Um eficiente sistema de gestão documental faz com que a colaboração seja transparente e sem atrito, obedecendo a todos os requisitos de segurança.

Indo além da pandemia

Embora o rápido crescimento da adoção do ambiente de trabalho digital se deva a problemas imediatos com o coronavírus, as organizações também devem considerar se o ambiente de trabalho digital pode realmente tornar os funcionários mais eficazes. Simplesmente reorientar os processos da organização para longe do papel em direção ao digital pode causar um impacto significativo, e qual funcionário não seria mais produtivo sem gastar 60 ou 90 minutos (ou mais!) no caminho entre sua casa e o escritório?

Adotar o ambiente de trabalho digital requer planejamento adequado e as tecnologias envolvidas devem ser planejadas, padronizadas sempre que possível e suportadas pela TI. Tanto os empregadores quanto os funcionários precisam confiar que o trabalho será realizado da maneira necessária e com controles de acesso apropriados e considerações de segurança.