A transformação digital já deixou de ser algo opcional para as empresas, entretanto, mover a organização para que ela se torne totalmente digital não é algo fácil ou simples, isso exige a escolha das ferramentas certas e, principalmente, que a estratégia realmente elimine o uso de papel no escritório. 

A maneira com que as empresas lidam com seus documentos mudou muito nas últimas décadas. O uso de sistemas eletrônicos para gestão de documentos e a adoção de assinaturas eletrônicas tornaram o fluxo de trabalho mais simples e eficiente, deixando claro que a adoção de uma estratégia de transformação digital é fundamental para que a organização continue competitiva. Sem o uso de um sistema de gestão eletrônica de documentos e registros, por exemplo, é muito provável que a empresa esteja perdendo dinheiro e clientes simplesmente pela dificuldade de recuperar as informações. 

Entretanto, adotar uma estratégia de escritório sem papel vai além de apenas capturar as informações de documentos e armazenar os dados em uma rede. Essa jornada requer que fluxos de trabalho e processos sejam modificados para que esse conteúdo seja facilmente capturado e possa trafegar pelo escritório da mesma forma que os processos tradicionais, caso contrário, se a transformação digital tornar os processos mais complexos, a adoção por parte dos usuários será negativa. 

Iniciando a jornada para a transformação digital

Fazer a transição para um escritório sem papel exige das organizações uma atuação em duas frentes: a primeira é implementar uma estratégia de transformação digital e digitalizar registros e documentos, a segunda frente é empregar uma plataforma de gestão de documentos. 

Para começar, a organização pode investir em uma ferramenta que digitalize e indexe as informações, tornando-as rastreáveis e acessíveis em qualquer dispositivo utilizado pelos usuários. Também é possível reduzir o fluxo de papel ao direcionar a captura das informações para sistemas integrados, como o SCANET, software de captura de imagens da Access que facilita a integração de documentos gerados em diferentes locais e que atua de forma integrada ao Portal ALL STORE para que as informações sejam disponibilizadas aos usuários a qualquer momento e de qualquer lugar. 

Embora seja possível realizar esses processos com ferramentas separadas – digitalização, gestão de documentos, controle de acesso – optar por uma plataforma de gestão eletrônica de documentos (GED) torna o fluxo mais eficiente e seguro. 

Transformação digital: não basta digitalizar documentos

A transformação digital significa também mudar a forma com que os usuários interagem com os documentos. No lugar do papel, eles poderão editar e compartilhar as informações via telas dos mais diversos dispositivos. Por isso, é fundamental que a organização analise como são os processos atuais e estude formas de torná-los mais simples. 

Isso exige que a empresa opte por continuar aceitando documentos em papel para serem digitalizados posteriormente, elimine totalmente o uso de papel, ou, ainda, adote uma abordagem híbrida, que torna a transição lenta, mas sem atritos. Outro ponto importante é entender como as informações são armazenadas — no local, espalhadas por vários escritórios, na nuvem ou nos próprios dispositivos dos usuários —, mapeando esses locais para tornar a migração para um sistema unificado mais ágil. 

Da mesma forma, ao digitalizar os documentos, a organização precisa criar processos de aprovação, revisão e assinatura eletrônica para permitir que o fluxo de trabalho não seja impactado e, principalmente, contar com uma política de acesso robusta, com o uso de um sistema de gestão de acesso e identidade, que crie níveis de permissão para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos. 

Adesão do usuário

Além disso, é importante lembrar que a transformação digital também diz respeito às pessoas, então, é necessário analisar como as mudanças irão impactar no dia a dia de trabalho e garantir a adesão de todos. 

Ao adotar a transformação digital e visar um escritório sem papel é essencial contar com o apoio dos usuários, afinal, eles serão os reais beneficiados por essa transição. Portanto, garantir que a equipe concorde com as mudanças em seus fluxos de trabalho e processos, deixando claro que a mudança visa melhorar a eficiência e produtividade, contribui que a ideia seja mais facilmente aceita. 

É indicado que as organizações incentivem a discussão sobre os benefícios de um escritório sem papel e permita que os funcionários tirem suas dúvidas e deem opiniões. Isso permite que as lideranças entendam as práticas em uso e o que será preciso mudar para adotar a transformação digital. 

Entendendo os custos de um escritório sem papel

A redução de custos é sempre citada como um dos benefícios da transformação digital e de um escritório sem papel, mas isso pode não ser notado de imediato devido aos investimentos associados à implementação de uma infraestrutura que permita capturar e armazenar as informações. 

Um escritório sem papel exige a implementação de scanners, sistemas de armazenamento digital, servidores de back-end e aplicativos para o gerenciamento dos documentos. E os custos variam de acordo com o porte da empresa e sua área de atuação. Além disso, a organização precisa se preocupar em contratar profissionais com habilidades específicas. 

Apesar dos custos, os benefícios no médio e longo prazos tornam o investimento bem-sucedido. A transformação digital torna o fluxo de trabalho em um escritório sem papel otimizado, permitindo que os usuários rastreiem e encontrem documentos com facilidade, o que, além de tornar o trabalho mais eficiente, contribui para melhorar o atendimento a clientes e fornecedores. Além disso, o impacto ambiental é reduzido, tornando a empresa ambientalmente consciente e melhorando a reputação da organização perante o mercado e consumidores. 

Mas é possível reduzir esses custos ao contratar uma empresa especializada na captura, guarda e gestão de documentos. A Access oferece diversas soluções para tornar a gestão de documentos da sua empresa mais eficiente. Nossas soluções permitem que sua empresa reduza custos e melhore a eficiência dos processos com a máxima segurança, permitindo que seus funcionários se dediquem ao que fazem melhor, que é o crescimento dos negócios. 

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