O mundo está cada vez mais conectado, exigindo das empresas a adoção de práticas que facilitem o acesso às suas informações. Digitalizar documentos, então, se mostrou fundamental para garantir essa acessibilidade, mas também para tornar as informações mais seguras e aprimorar a eficiência dos fluxos de trabalho.
Não importando o tamanho da empresa, a quantidade de documentos em papel tende a se tornar um fardo com o passar do tempo, ocupando espaços que poderiam ser utilizados para otimizar os negócios e prejudicando a produtividade dos funcionários.
No entanto, a tecnologia evoluiu de tal forma que digitalizar documentos se tornou mais simples, rápido e barato, podendo ser realizado internamente ou contando com o apoio de um provedor especializado em gestão documental. Ou seja, a digitalização se tornou um fator de virada de jogo para o crescimento dos negócios.
A digitalização de documentos é, basicamente, o processo de converter documentos físicos em formatos digitais. Esses arquivos, então, são armazenados em servidores e podem ser acessados por meio de um sistema de gerenciamento de documentos, como o Portal All Store.
O fluxo de trabalho para digitalizar documentos envolve processos de indexação, reconhecimento óptico de caracteres e integração desses documentos aos sistemas da empresa, tornando-os facilmente recuperáveis para o dia a dia de trabalho.
Ao digitalizar documentos, diversos benefícios são gerados, como:
Manter cópias impressas dos documentos ocupa muito espaço, e muitas empresas simplesmente não tem muitos metros quadrados disponíveis para tanto papel. Digitalizar documentos significa que esse espaço físico pode ser aproveitado para outros fins, já que os arquivos gerados podem ser mantidos em servidores remotos.
E, com a adoção da transformação digital nos negócios, novos documentos já podem ser emitidos digitalmente, reduzindo ainda mais a necessidade de armazenamento interno e os custos envolvidos.
Manter processos baseados em documentos físicos pode expor a empresa a diversos riscos, como roubo, extravio, calamidades naturais etc. Ao digitalizar documentos, essa papelada é enviada para uma empresa especializada para ser armazenado com maior segurança e atendendo aos mais diferentes requisitos de conformidade que uma empresa deve seguir.
Esses arquivos são criptografados e só podem ser acessados por usuários autorizados, garantindo sua proteção e privacidade e evitando que políticas e regulamentos sejam descumpridos.
Documentos em papel são mais difíceis de serem compartilhados, exigindo que sejam digitalizados para serem enviados por e-mail ou copiados, aumentando o desperdício de papel. Esse processo se torna complexo se a empresa adota o trabalho remoto.
Com a digitalização de documentos, essas informações se tornam disponíveis a poucos cliques a partir de uma plataforma centralizada, como o Portal All Store, que permite a fácil recuperação dos documentos e seu rápido compartilhamento quando necessário.
Estudos mostram que os funcionários perdem algumas horas por dia procurando documentos físicos, sendo que muitas vezes não os encontram.
A digitalização de documentos permite a implementação de uma solução de gestão de documentos que facilita a busca e recuperação de documentos por meio de metadados previamente cadastrados, tornando o acesso oportuno às informações desejadas.
A sustentabilidade é uma preocupação crescente na sociedade, tornando-se parte importante da estratégia de negócios. Digitalizar documentos reduz o uso de papel, evitando que árvores sejam cortadas e permitindo um uso mais sábio dos recursos naturais.
Clientes, funcionários, parceiros e fornecedores estão cada vez mais atentos às práticas ambientais implementadas pelas empresas, e a digitalização de documentos se torna parte vital dessas práticas.
Apesar dos benefícios, o processo de digitalizar documentos pode se tornar muito complexo se não for bem planejado e implementado. Entretanto, é uma tarefa que pode ser concluída com sucesso com a preparação adequada.
A primeira etapa é voltada para identificar os documentos e priorizar quais serão digitalizados de acordo com a necessidade e frequência de uso.
Feita a análise, o passo seguinte é organizar os documentos. Remova grampos, clipes e qualquer outro item que prejudique a digitalização. Avalie as condições dos documentos e os organize de acordo com a ordem desejada: alfabética, cronológica, por assunto ou categoria, prioridade, localização, projeto, entre outros fatores.
Agora é necessário escolher o scanner ideal para as necessidades da organização e configurar o equipamento de acordo com o tipo de documento. Defina a resolução e selecione o tipo de saída (PDF, JPEG etc.), posicione os documentos no scanner e faça um teste inicial de digitalização.
A escolha da solução de armazenamento de documentos ideal, como a fornecida pela Access, é vital para garantir que os documentos sejam organizados de forma lógica e segura, facilitando sua recuperação.
Nesta fase, para que tudo seja realizado com eficiência, é necessário manter a área de digitalização em ordem, com iluminação suficiente e sem distrações. Realize o teste de digitalização e, se tudo estiver correto, inicie o processo e monitore o andamento para evitar possíveis atolamentos de documentos.
Aplicativos OCR, que reconhecem os caracteres e convertem as imagens em texto, são utilizados para que a busca e edição do conteúdo digitalizado possa ser realizado. Por isso, é aconselhável verificar a qualidade dos documentos digitalizados, para garantir que as informações sejam legíveis e nenhum dado seja perdido durante o processo.
Realizado concomitantemente com a digitalização de documentos, a indexação e categorização aprimoram a busca e recuperação das informações, tornando o acesso mais rápido.
Escolher a solução de armazenamento ideal para o projeto de digitalização, como a solução de armazenamento digital da Access, é um passo importante. Pois, assim, garante-se que os documentos sejam organizados de forma lógica e segura, facilitando sua recuperação.
Medidas de segurança são fundamentais para manter a integridade dos documentos digitais. Portanto, implementar recursos para controle de acesso e backup regular evita que os dados sejam acessados por usuários sem autorização e possam ser recuperados rapidamente quando falhas ou situações imprevistas ocorrerem.
Apenas digitalizar os documentos não é suficiente para garantir que eles estejam acessíveis. Para isso, é necessária a integração de uma plataforma para tornar o gerenciamento centralizado, como o Portal All Store, que facilita o monitoramento, rastreamento e organização das informações.
Se sua organização está precisando de apoio para digitalizar documentos, entre em contato conosco e conheça nossas soluções. Estamos preparados para guiar sua equipe rumo a um projeto de transformação digital eficaz e bem-sucedido.
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