Capturar, armazenar, gerenciar e recuperar, essas são as funções de uma plataforma de gestão de documentos que, com o tempo, passou a lidar com funcionalidades mais complexas, automatizando processos e aprovações, trabalhando integrado com um sistema sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) é possível fazer a gestão de versões e trilhas de auditoria.
Essa evolução também é vista na quantidade de fornecedores existente no mercado, cada um com características e recursos próprios, de forma a atender as necessidades das mais diferentes empresas.
Portanto, na hora de buscar um fornecedor e a plataforma ideal, é necessário analisar os requisitos da empresa, buscar o sistema que melhor atenda a esses requisitos e que torne a gestão de documentos mais simples e fácil, tanto online quanto offline.
O que uma plataforma de gestão de documentos deve ter
Não importa o porte da empresa, o custo para encontrar um documento armazenado incorretamente ou perdido é muito maior que o custo envolvido para seu arquivamento eficiente.
Assim, com uma plataforma de gestão de documentos adequada à empresa, é possível reduzir o risco e o custo da perda de documentos e ter acesso às informações de forma muito mais simples e rápida.
Então, o que uma plataforma assim deve ter?
Repositório central
Apesar de ser uma prática conhecida, muitas vezes ela é ignorada na hora da implementação de uma plataforma de gestão de documentos. Dessa forma, é fundamental que a plataforma mantenha sempre a última versão do documento disponível para atualização e compartilhamento, evitando que os funcionários trabalhem com informações defasadas ou erradas.
Pesquisa otimizada
Perde-se muito tempo com a busca de informações dentro de uma empresa. Em média, um funcionário gasta mais de uma hora do seu dia de trabalho com essa pesquisa. Então, a plataforma de gestão de documentos deve tornar esse processo mais simples, fácil e rápido. Ela deve ser capaz de classificar os documentos de acordo com sua relevância, assunto, data e outras informações relevantes.
Captura facilitada
O processo de captura deve ser realizado próximo aos pontos de origem dos documentos. Por exemplo, usando uma impressora com conexão direta ao GED (sistema de gestão eletrônica de documentos) salvar documentos diretamente na plataforma de gestão de documentos. Da mesma forma, formulários eletrônicos reduzem a necessidade de entrar manualmente com as informações no sistema.
Além disso, capturando os dados diretamente na sua entrada reduz a possibilidade de duplicidade dessas informações à medida que o documento passa por setores diferentes da empresa, garantindo a qualidade desses dados.
A utilização da tecnologia OCR pode auxiliar nesse processo para identificação de caracteres e facilitar a indexação desse documento no GED.
Taxonomia eficiente
É fundamental manter uma taxonomia padronizada para os documentos, isso permite que o documento seja facilmente rastreado. Para isso, qualquer funcionário que capture esse documento precisa cadastrá-lo seguindo um conjunto de regras de classificação e localização para garantir sua rápida recuperação quando necessário.
Um ponto importante é que a experiência oferecida ao usuário seja a mais amigável possível para que ele faça esse trabalho corretamente. A plataforma de gestão de documentos deve ser intuitiva para facilitar os processos, não sobrecarregar o funcionário.
Integração entre plataformas
A plataforma de gestão de documentos precisa ser capaz de trabalhar de forma integrada aos demais sistemas da empresa, inclusive com a possibilidade de integração por API ao sistema do cliente de forma a garantir que os processos não sejam interrompidos porque um dos sistemas não conversa com os demais.
Gestão de acessos
Nem todos os documentos devem ser acessados por todos os funcionários e a plataforma de gestão de documentos deve garantir níveis de permissão para que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos.
O que buscar em um fornecedor
Com a quantidade de plataformas de gestão de documentos e de fornecedores diferentes, a tarefa de escolher o melhor pode ser um grande desafio. Afinal, uma má parceria, por melhor que seja a plataforma, pode causar diversos atritos que prejudicam os negócios.
Então, para buscar o fornecedor ideal, alguns fatores devem ser levados em conta.
Custos envolvidos
Obviamente que os custos para contratar uma plataforma de gestão de documentos devem ser considerados na hora de escolher o fornecedor. É importante entender que a plataforma mais cara, com grande número de recursos, pode não ser a ideal para a estratégia da empresa. Porém, é preciso analisar pensando no futuro. Um recurso que hoje parece sem utilidade, pode se tornar vital de acordo com o crescimento da empresa.
Qualidade
Nem sempre existe correlação entre os custos e a qualidade de serviço oferecida pela empresa. Portanto, é necessário conversar com outros clientes e pesquisar em diversas fontes para ter certeza que as expectativas da empresa como cliente serão atendidas.
E a qualidade não está conectada unicamente aos serviços relacionados à plataforma, mas também ao suporte oferecido ao cliente, tempo de resposta, SLA, etc.
Experiência e confiabilidade
No momento que a empresa escolhe um fornecedor, todos esperam que o relacionamento seja de longo prazo, então verificar suas referências é uma prática essencial e as respostas encontradas podem ser o diferencial para decidir fechar um negócio.
Novamente, conversar com seus clientes atuais e antigos pode trazer informações importantes de como funciona ou funcionou essa parceria, listando seus pontos fortes e fracos.
Cultura compartilhada
Um bom relacionamento depende, também, de que as empresas compartilhem metas e culturas em comum. Por exemplo, se a cultura da empresa for a de se comunicar constantemente, mas seu fornecedor não trabalhar dessa forma, dificilmente a parceria vai funcionar.
É importante questionar o fornecedor, que deve fazer o mesmo, para entender se as expectativas são semelhantes e para ter certeza que o relacionamento será benéfico para todos.
Um bom relacionamento com o fornecedor é tão importante quanto encontrar a melhor plataforma de gestão de documentos que, em nenhum dos dois casos, é uma decisão que deve ser tomada por impulso.
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