Sua empresa está tendo dificuldades para gerenciar o volume e a complexidade dos registros digitais e físicos que precisa manter? Para milhares de empresas, a resposta é sim. Mas existem muitos sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos que podem auxiliar nesse processo.
De acordo com as leis e normas de segurança da informação, você é obrigado, por questões operacionais e de conformidade, a armazenar registros de forma sistemática, acessível e de acordo com padrões rígidos de segurança e privacidade da informação. Mas o gerenciamento manual de registros é caro, antiquado, ineficiente, demorado e propenso a erros, razão pela qual muitas empresas recorrem a um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos.
Um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos ajuda as empresas a atingir suas metas operacionais e de conformidade com mais facilidade e eficiência, reduzindo o custo do gerenciamento de registros manual. Mas qual é o sistema de gerenciamento de registros certo para sua organização? Acompanhe o blog.
O que é um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos?
Um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos é uma solução de software para gerenciar o ciclo de vida dos registros, desde a adesão, armazenamento até o descarte. Ele fornece armazenamento e acesso seguro enquanto automatiza alguns dos aspectos mais complexos do gerenciamento de registros em conformidade, como criptografia, relatórios de cadeia de custódia, pesquisas de documentos e destruição segura de arquivos.
As empresas devem esperar que seus sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos forneçam um processo livre de atritos para coletar registros digitais e físicos. Isso inclui opções para digitalizar documentos físicos imediatamente ou conforme necessário, bem como entregar cópias impressas ou digitais com prazos de entrega curtos. Além de armazenar documentos, um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos também deve fornecer interfaces web intuitivas para acessar, pesquisar e gerar relatórios.
Três recursos que um sistema de gerenciamento de registros deve ter:
Armazenamento seguro de dados
Muitas das violações de dados mais significativas ocorreram porque os registros foram armazenados de forma insegura. Os dados confidenciais são valiosos para os criminosos e eles explorarão qualquer lacuna na segurança para acessar e infiltrar dados. Uma lacuna de segurança pode ser tão simples quanto esquecer de trancar um arquivo que contém registros médicos ou tão complexa quanto configurar incorretamente as permissões e criptografia de acesso ao armazenamento em nuvem.
Um sistema de gerenciamento de registros eletrônicos protege os usuários contra esses tipos de erros. A solução escolhida deve oferecer esse tipo de segurança.
Ferramentas flexíveis de gerenciamento de acesso
O armazenamento seguro de informações confidenciais é apenas um componente de um sistema abrangente de gerenciamento de registros. Seus colaboradores também devem ser capazes de acessar os registros de forma rápida e eficiente para facilitar as operações de negócios e atender aos requisitos de auditoria e relatórios. Além disso, o acesso deve ser rigidamente controlado por meio de um sistema de gerenciamento de identidade e acesso que permita que as organizações atribuam permissões granulares a usuários autorizados.
Ao avaliar os sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos, certifique-se de que eles fornecem uma interface intuitiva com ferramentas para pesquisar e adicionar registros, solicitar a entrega de registros e gerar relatórios.
Capacidade de integração com outras ferramentas
Sua empresa já utiliza uma gama de soluções para criar e gerenciar documentos. Você não precisa fazer a transição para um sistema totalmente novo para implementar o gerenciamento de registros compatível. Em vez disso, um sistema de gerenciamento de registros deve se adaptar aos seus processos existentes. Por exemplo, se você usa o Microsoft Office 365, pergunte aos fornecedores se seus sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos se integram a esses aplicativos para fornecer gerenciamento abrangente de registros como parte de seus processos existentes.
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