Com o crescimento dos ambientes de trabalho híbridos, o gerenciamento de documentos conquistou um papel ainda mais importante para garantir o acesso fácil e seguro a esses documentos, não importando o local onde o funcionário estiver. De acordo com a Accenture, 83% dos trabalhadores entrevistados afirmaram preferir um modelo híbrido de trabalho, mas isso implica, obviamente, em riscos de segurança que não podem ser ignorados.
Claro, além dos riscos, há benefícios suficientes para a adoção do modelo de trabalho híbrido, mas o maior fluxo de documentos circulando para fora do ambiente empresarial levanta questões importantes sobre possíveis vulnerabilidades, o que torna a adoção de um sistema de gerenciamento de documentos robusto essencial, claro, desde que as melhores práticas tanto de segurança como de gestão sejam implementadas.
Em um mundo híbrido, basicamente, ao falar sobre gerenciamento de documentos, estamos falando sobre documentos digitais, como PDFs, imagens, arquivos de texto e capturas eletrônicas de documentos em papel, e um gerenciamento eficiente envolve desde a captura desses documentos, passando pelo seu armazenamento, rastreamento, acesso e, por fim, sua destruição.
A digitalização, então, torna muito mais fácil indexar e classificar os documentos, permitindo que uma equipe remota tenha acesso rápido a eles.
Importância do gerenciamento de documentos em um ambiente híbrido
A importância do gerenciamento de documentos é clara para garantir que o fluxo de trabalho diário não seja prejudicado, já que, frequentemente, trabalhadores remotos e no local devem conseguir acessar os mesmos documentos para que os objetivos de negócios sejam alcançados.
Com isso, o gerenciamento de documentos traz os seguintes benefícios:
- Fluxo de trabalho eficiente
Ao garantir que todo os documentos sejam gerenciados, armazenados e acessados em um sistema centralizado, não importa o local onde o funcionário estiver, ele consegue recuperar facilmente as informações que precisa para seu trabalho. - Colaboração
Garantir o acesso fácil aos documentos facilita a colaboração. Ao eliminar silos, esses registros ficam disponíveis em um sistema centralizado, o que contribui para que equipes em diferentes locais possam interagir tranquilamente. Com isso, menos tempo será gasto para encontrar as informações e a continuidade dos negócios é garantida.
Práticas de segurança no gerenciamento de documentos
O gerenciamento de documentos em um ambiente híbrido pode ser um desafio para muitas empresas. A migração para a nuvem exige uma transformação nos processos que precisam se tornar mais eficazes para garantir que sejam compartilhados e armazenados com segurança.
Como o trabalho remoto não vai acabar – de acordo com o Gartner, 74% dos CFOs acreditam que ao menos 5% da força de trabalho continuará trabalhando remotamente -, proteger as informações da empresa é uma prioridade. Além de perdas financeiras imediatas, violações de dados prejudicam a reputação e têm impacto negativo no relacionamento com os clientes, portanto, é fundamental implementar as melhores práticas de segurança para garantir a integridade dos documentos.
Mas, por onde começar?
Implemente um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)
Sim, o primeiro passo para tornar o gerenciamento de documentos mais seguro em um ambiente híbrido é implementar um sistema DMS que fornece acesso seguro às informações e possibilita o armazenamento, gerenciamento e rastreamento de documentos, facilitando o acesso, atualização e compartilhamento de documentos.
O DMS também facilita a implementação de práticas de segurança, centralizando o armazenamento de documentos, controlando o acesso, gerenciando senhas e mapeando o fluxo de trabalho.
Eduque os funcionários
É fundamental conscientizar os funcionários sobre a importância de manter os documentos em segurança, e não apenas os documentos digitais. O gerenciamento de documentos também implica em lidar com arquivos físicos, que precisam estar armazenados em locais próprios e protegidos de acessos indevidos e até contra desastres ambientais.
É preciso entender que as pessoas são, normalmente, o elo mais frágil e a maior ameaça à segurança de documentos, por isso, realizar treinamentos regulares com as equipes contribui para mantê-los informados sobre tendências relacionadas à segurança cibernética e também sobre as práticas recomendadas para garantir a segurança dos documentos físicos e digitais.
Controle de acesso centralizado
Manter os documentos armazenados em um repositório central permite acesso facilitado por todo os funcionários, além de garantir sua organização e segurança, pois, dessa forma, é mais fácil implementar uma política de acesso restrita, com o uso de permissões forte, de forma que apenas usuários autorizados possam acessar os documentos. Implementar a autenticação de 2 fatores ou multifator também é altamente recomendada para garantir a conformidade e segurança dos dados.
Além disso, a solução de gerenciamento de documentos deve ser capaz de monitorar esse acesso, criando uma trilha de auditoria que mostre quais documentos foram visualizados, compartilhados ou alterados e se algum deles foi baixado para dispositivos pessoais.
Criptografia e backup
A nuvem é essencial para tornar o trabalho remoto possível, mas isso também aumenta os riscos para o gerenciamento de documentos. Então, para garantir a segurança e privacidade, as informações devem ser criptografadas quando estiverem em trânsito e também em repouso. Mesmo que o provedor ofereça recursos de criptografia, as empresas também podem implementar a tecnologia individualmente, garantindo controle total da chave de criptografia.
Da mesma forma, backups são fundamentais para garantir a segurança e integridade das informações, portanto, implemente uma política de backups regulares e armazene essas informações em um local diferente, também sob forte criptografia.
Destrua documentos antigos
Todos os documentos precisam ser armazenados por prazos definidos, então manter um cronograma de retenção de documentos é essencial para eliminar documentos quando eles não são mais necessários. Isso inclui a destruição de documentos físicos e suas versões digitais.
Busque apoio externo
Contar com o apoio de uma empresa especializada no gerenciamento de documentos, como a Access, garante que as melhores práticas de gestão e segurança são implementadas e seguidas por todos, além de atender às necessidades especificas da empresa e atendendo as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (PGPD) e regras específicas de cada setor.
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