Estamos em uma época que digitalização é palavra de ordem, apesar disso, muitas empresas ainda enfrentam o desafio de gerenciar uma montanha de papel, caixas e armários de arquivos com anos de registros e documentos, e quase sem saber quais informações estão em cada um desses arquivos. Ao considerar a digitalização de todo esse conteúdo em papel uma pergunta surge rapidamente: Por onde começar?
Processos baseados em papel destroem a eficiência, afetam negativamente a produtividade e podem ser um risco à segurança. Além disso, usar e manter documentos em papel exige que uma série de recursos extras sejam utilizados, seja para sua utilização, armazenamento e até para sua destruição.
Mas, é possível mudar esse cenário e planejar um projeto de digitalização eficiente usando algumas práticas.
Priorização por urgência e frequência de acesso
Começar com os documentos acessados com maior frequência, criando uma hierarquia para as próximas fases e usando essa frequência de acesso como fator principal, pode ser o primeiro passo. Arquivos armazenados localmente também são bons candidatos para o ponto de partida da digitalização. Por estarem em um local de fácil acesso, provavelmente são usados com maior frequência, mas isso, claro, precisa ser confirmado antes do início do processo de digitalização. Para arquivos externos, é preciso revisar os registros de acesso para determinar quais são acessados frequentemente.
Como a maioria das empresas têm papel suficiente para uma abordagem de digitalizar tudo, sem a priorização, essa estratégia pode render mais dores de cabeça do que benefícios, estourando rapidamente orçamentos e outros recursos.
Priorizar a digitalização pela frequência que são acessados tem como foco arquivos que estão em fases ativas do ciclo de vida da informação, e isso pode resultar em ganhos imediatos de produtividade com a facilidade de acesso, colaboração mais eficaz e com custos reduzidos.
Esse é apenas um modelo de abordagem, antes de implementá-lo deve-se considerar o que faz sentido para a empresa, mas é essencial que o projeto seja dividido em partes menores, mais gerenciáveis e tocá-lo de forma que atenda às prioridades e necessidades da empresa.
Coisas para entender antes de digitalizar
Um programa de governança da informação eficiente conta com um ciclo de vida consistente para todas as informações da empresa. Então, antes de começar a digitalizar, consulte a política de retenção, cronograma e stakeholders para entender quais as obrigações com essas informações. Esse é o momento em que falhas em processos podem ser revistas.
Se não houver o melhor entendimento sobre as informações em posse da empresa – o que deve ser feito para manter esses documentos ou por quanto tempo -, a digitalização irá apenas replicar possíveis problemas já existentes na manutenção dos arquivos em papel. Por exemplo, arquivos que não são mais necessários ou próximos do fim de seu ciclo de vida não precisam ser digitalizados – nesse caso, talvez seja mais eficiente gerenciá-los até o final do ciclo em papel mesmo.
Documentos em papel e a LGPD
A digitalização cria uma cópia digital de um documento em papel, mas é importante entender que é a própria informação que precisa ser monitorada, controlada e protegida. Portanto, entender o que está em seus arquivos de papel e quais as obrigações em relação a essas informações é essencial para cumprir com as regras da LGPD.
Apesar de muito se falar da Lei Geral de Proteção de Dados no meio digital, ela também diz respeito aos documentos em papel. Logo no artigo 1º artigo isso fica claro, obrigando que as empresas tomem as mesmas precauções dos dados digitais em relação aos documentos físicos, sob o risco de pesadas sanções no caso de vazamentos ou comprometimento dessas informações. E isso diz respeito, também, com a forma com que esses documentos são excluídos.
Então, é preciso garantir que essas informações sejam tratadas de forma consiste, de acordo com as necessidades legais, regulatórias e de negócios, sejam elas em papel ou digital. Realizar um processo de referência cruzada garante que qualquer alteração nas leis ou regras sejam rapidamente seguidas para os dois casos.
Disposição de arquivos de papel
Um projeto de digitalização cria uma oportunidade para destruir papel desnecessário. Se não houver motivo ou obrigação para manter esses documentos em papel, exclui-los reduz custos com armazenamento e recursos com pessoal. Destrua o que não é mais necessário apenas após confirmar que isso pode ser feito, de forma que atenda a abordagem de digitalização da empresa e mova os demais arquivos para um armazenamento seguro.
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