A digitalização dos departamentos fiscais das empresas é vital para impulsionar a inovação, entretanto, a digitalização pode alterar diversos processos voltados para a tributação, desde a cobrança de impostos até, de acordo com a KPMG, “a própria base tributária”.
Mas, para o projeto ser bem-sucedido, é necessário mobilizar as diversas partes interessadas para implementar as mudanças e conquistar o financiamento e apoio necessários para que a transformação ocorra e para focar na geração de valor para o setor, simplificando processos e incentivando os funcionários a adotarem a digitalização na coleta, armazenamento e compartilhamento de registros fiscais.
É exatamente por isso que as empresas adotam uma estratégia de digitalização e automação. Para garantir que suas obrigações fiscais sejam cumpridas no prazo correto, com maior sustentabilidade, redução dos desafios para tornar a tributação mais eficiente e impulsionar a inovação.
E isso exige das empresas ir além da simples digitalização de notas fiscais e preenchimento de declarações fiscais. É necessário investir na total transformação digital do setor fiscal, reformulando sistemas para torná-los mais simples e fáceis de usar.
Para a PwC, “se os departamentos fiscais conseguirem analisar eficazmente toda a informação gerenciada, poderão prestar serviços melhores e se tornar mais eficientes”. Em um ambiente fiscal extremamente complexo, como o brasileiro, a utilização da tecnologia não é uma opção para as empresas, mas uma necessidade para impulsionar a inovação, mas não apenas para isso, é vital para reduzir custos, melhorar o cumprimento das obrigações fiscais e tornar operações mais simples.
A utilização de novas tecnologias, como o blockchain, que torna a manutenção dos registros mais segura e transparente, fornecendo trilhas de auditoria e evitando falsificação das informações, tem como principal foco tornar as transações fiscais mais seguras e transformar os processos de conformidade.
Por exemplo, soluções baseadas em inteligência artificial (IA) automatizam processos de entrada de dados e processamento de documentos, liberando os funcionários para lidar com atividades fiscais mais complexas, além de melhorar a capacidade de capturar e analisar informações sobre a situação fiscal e financeira da empresa.
O sistema fiscal brasileiro é, como citado acima, extremamente complexo, tornando o trabalho da área fiscal das empresas muito difícil. Entretanto, muitas empresas ainda patinam na adoção de novas tecnologias para o setor fiscal, gerando uma grande lacuna na forma com que elas operam em relação ao setor público, que está investindo em soluções na nuvem para tornar seus sistemas mais eficientes e reduzir a evasão fiscal. Isso se deve, principalmente, à falta de competências digitais e conhecimento das equipes sobre como a tecnologia pode melhorar a operação fiscal. Mas a digitalização pode transformar essa realidade, levando as empresas a investirem em sistemas mais modernos para impulsionar a inovação no setor fiscal para:
Devido às crises econômicas dos últimos anos, existe uma grande urgência em tornar os processos fiscais mais transparentes. Essa tarefa pode ser realizada com a adoção de sistemas baseados em IA e automação.
O sistema fiscal produz uma gigantesca quantidade de dados. As empresas, então, precisam coletar e processar essas informações de forma eficaz para tornar suas operações mais eficientes e produtivas. Mas, no lugar de apenas armazenar enormes quantidades de dados, elas podem implementar registros digitais criptografados e armazenados em um sistema central que permite a fácil recuperação das informações de forma integrada e em tempo real, por exemplo.
Com acesso facilitado às informações fiscais, os gestores têm acesso a insights gerados pela IA, tornando as decisões mais embasadas e assertivas. O acesso a essas análises também permite monitorar a operação para evitar riscos e formular uma estratégia fiscal que permita aos gestores avaliar a situação fiscal da empresa e realizar previsões mais assertivas.
Com a digitalização, os processos fiscais se tornam mais simples e eficientes. O sistema também pode ser integrado ao ERP utilizado pela organização ou a sistemas contábeis e plataformas eletrônicas para o pagamento das obrigações fiscais, liberando os funcionários para que se dediquem a tarefas mais complexas.
Com a crescente pressão regulamentar por maior transparência e controle das operações fiscais, a digitalização se torna crucial para os negócios. Pesquisa Tax and Finance Operations realizada em 2023 pela EY divulgou que 96% das empresas consultadas estão procurando remodelar seus departamentos fiscais e financeiros e abraçando novas tecnologias para otimizar a gestão de impostos e suas obrigações fiscais.
Como, de acordo com a pesquisa da EY, não há profissionais suficientes para lidar com os crescentes requisitos de conformidade fiscal, o uso da tecnologia se torna um ativo competitivo para as empresas aumentarem a eficácia das equipes e evitarem riscos. Além disso, contar com a expertise de um parceiro confiável e com competência para gerenciar registros, tecnologias e centrais de serviços compartilhadas pode se tornar um diferencial competitivo importante ao mesmo tempo em que contribui para que as empresas reduzam custos e o tempo.
As lideranças empresariais já perceberam a importância de implementar ferramentas para suportar a governança da informação e seu ciclo de vida, garantindo acesso fácil e seguro aos dados necessários para que os funcionários realizem seu trabalho com eficiência. Ou seja, é cada vez mais necessário contar com um programa de gerenciamento de registros que organize o acervo documental, lide com preocupações com a guarda física de documentos, controle o acesso e torne o processo de descarte mais eficiente.
A Access conta com soluções para digitalização e gestão de registros para empresas de todos os setores de atuação, fornecendo um sistema customizado para atender às necessidades de cada cliente. Com a solução de gestão de registros da Access, sua empresa pode automatizar e simplificar fluxos de trabalho, ter acesso a notificações sobre documentos desatualizados ou obrigações fiscais em atraso. E também pode integrar a solução aos sistemas em uso pela empresa, ter acesso a uma trilha de auditoria segura e permitir que os usuários possam compartilhar e exportar arquivos de acordo com suas necessidades. Entre em contato e saiba mais.
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