Grandes empresas geram e armazenam um volume massivo de informações diariamente. Com o tempo, boa parte desses arquivos torna-se documentos obsoletos – registros que já não possuem valor operacional, legal ou estratégico para o negócio. A princípio, mantê-los arquivados indefinidamente pode parecer inofensivo; porém, a retenção prolongada de documentos desatualizados traz diversos riscos e custos ocultos. Estudos indicam que apenas cerca de 15% dos dados armazenados por organizações têm valor real, sendo todo o restante classificado como redundante, obsoleto ou trivial.
Em outras palavras, pilhas de documentos antigos acumulados representam não só desperdício de espaço e recursos, mas também potenciais ameaças à segurança e à conformidade legal da empresa.
“Documentos obsoletos” são todos aqueles arquivos corporativos que já cumpriram sua finalidade e perderam utilidade ativa para a empresa. Isso inclui documentos físicos ou digitais cujo prazo legal de retenção expirou, dados relacionados a projetos concluídos, registros desatualizados ou duplicados e informações que se tornaram irrelevantes ao longo do tempo.
Em grandes empresas, é comum que políticas de backup e armazenamento acabem preservando mais dados do que o necessário – e rapidamente a organização se vê gerenciando um arquivo com muitos papéis antigos e bases de dados legadas sem uso prático. Informações de mercado estimam que apenas 15% dos dados guardados têm alguma utilidade para os negócios. Além disso, cerca de um terço dos dados armazenados é redundante, obsoletos ou triviais.
Ou seja, a maior parte dos documentos mantidos não traz benefício, servindo apenas para lotar arquivos e sistemas. Exemplos comuns de documentos obsoletos incluem relatórios financeiros de anos já encerrados e auditados, contratos de clientes antigos já finalizados, prontuários de ex-funcionários após o fim do período legal de guarda, versões ultrapassadas de políticas internas e qualquer documentação cuja validade legal ou utilidade operacional já tenha expirado. Identificar esses documentos é o primeiro passo para uma gestão documental eficaz, pois mantê-los indefinidamente pode acarretar mais malefícios do que benefícios.
Manter documentos obsoletos armazenados além do tempo necessário expõe a empresa a riscos significativos em diversas frentes. Do ponto de vista legal e de compliance, a retenção indevida de dados pode implicar violação de leis como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
A LGPD exige que empresas conservem informações pessoais somente pelo tempo necessário à finalidade e determina a exclusão dos dados assim que a finalidade for alcançada.
Ou seja, guardar dados pessoais por prazo além do justificável constitui descumprimento da lei e pode resultar em sanções. As penalidades administrativas da LGPD incluem multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração, além da possibilidade de ações judiciais civis.
Documentos obsoletos frequentemente contêm dados sensíveis de clientes, funcionários ou informações confidenciais do negócio; mantê-los indefinidamente aumenta a superfície de ataque em caso de incidente de segurança. Do ponto de vista de segurança da informação, armazenar dados desnecessários é como guardar “material inflamável” num depósito: quanto maior o volume de informações acumuladas, maior o impacto potencial se ocorrer um vazamento ou acesso indevido.
Estatísticas recentes reforçam essa preocupação – o custo médio de uma violação de dados no Brasil em 2024 alcançou R$ 6,75 milhões por incidente. Ou seja, um único vazamento pode custar milhões em notificações, multas, indenizações e mitigação de danos. Vale destacar que quase metade (47%) das violações de dados nas empresas brasileiras envolvem dados espalhados em múltiplos ambientes de armazenamento, refletindo a dificuldade de controlar informações que se proliferam sem critérios de retenção. Em outras palavras, dados antigos e espalhados – muitas vezes documentos obsoletos esquecidos em sistemas legados, pastas de arquivo ou mídias de backup – tendem a escapar aos controles de segurança, tornando-se alvos fáceis para vazamentos.
Manter documentos inúteis também gera custos operacionais ocultos: gastos crescentes com armazenamento físico (locação de espaço, manutenção de arquivos mortos) e digital (backup, servidores), além de prejudicar a eficiência na busca por documentos relevantes no meio de tanta informação desnecessária. Em suma, reter documentos obsoletos por tempo excessivo expõe a companhia a multas regulatórias, ações judiciais, perdas financeiras com vazamentos, danos reputacionais, ineficiências operacionais e até riscos de usar informações desatualizadas em decisões de negócio. A gestão proativa do ciclo de vida documental – incluindo a eliminação oportuna do que já não serve – é essencial para mitigar esses riscos.
Diante desse cenário, torna-se imprescindível estabelecer e aplicar uma política de retenção documental robusta na empresa. Essa política (ou cronograma de retenção de dados) define por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido, com base nas leis e regulamentações aplicáveis, bem como nas necessidades operacionais e estratégicas do negócio.
No Brasil, diversas normas legais estipulam prazos mínimos de guarda para documentos corporativos. Por exemplo, a legislação tributária (artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional) determina que documentos fiscais sejam arquivados por pelo menos 5 anos– prazo correspondente ao período em que o fisco pode realizar auditorias e cobrar tributos retroativamente.
Documentos trabalhistas e previdenciários possuem prazos variáveis: a Constituição Federal prevê a possibilidade de reclamações trabalhistas até 2 anos após o término do contrato, abrangendo os 5 anos anteriores, enquanto a legislação previdenciária exige que a empresa mantenha comprovantes de cumprimento de obrigações (como guias de INSS, folha de pagamento etc.) por até 10 anos.
Essas e outras “normas de retenção” precisam ser mapeadas na política interna. Uma boa política de retenção documental equilibra compliance legal e necessidades de negócio, estabelecendo prazos claros para descarte após o término da utilidade dos documentos. Tão importante quanto definir os prazos é cumpri-los na prática – o que requer processos e sistemas que alertem sobre vencimentos e automatizem, quando possível, o arquivamento inativo ou a eliminação segura. A LGPD reforça a urgência disso ao obrigar a exclusão de dados pessoais assim que expirou a necessidade informada ao titular.
Caso a empresa não tenha um cronograma implementado e continue armazenando dados além do necessário, poderá enfrentar multas e penalidades, conforme já destacado. Infelizmente, muitas organizações ainda falham na aplicação dessas diretrizes: embora a maioria possua alguma política formal, 38% das empresas admitem não implementar corretamente seus cronogramas de retenção e descarte.
Ou seja, não basta “ter no papel” – é preciso integrar a retenção documental ao dia a dia, com governança da informação eficaz. Quando bem executada, a política de retenção traz diversos benefícios: reduz o volume de arquivos mortos, liberando espaço físico e capacidade de armazenamento digital; previne riscos (já que dados expirados são removidos, diminuindo a exposição a vazamentos); facilita auditorias e e-discovery (pois há rastreabilidade do ciclo de vida dos documentos); e promove uma cultura de disciplina informacional na empresa.
Implementar um descarte seguro e eficiente de documentos obsoletos é a etapa final – e talvez uma das mais importantes – do ciclo de vida documental. Uma vez identificado que um documento atingiu o fim de sua vida útil (seja pelo cumprimento do prazo legal de retenção, seja pelo término de sua necessidade operacional), a empresa deve providenciar sua eliminação de maneira confidencial, irreversível e em conformidade com as normas aplicáveis.
Jamais se deve descartar documentos sigilosos no lixo comum ou de forma improvisada, pois isso amplifica o risco de vazamento de dados e pode caracterizar infração à LGPD e outras leis. Em vez disso, recomenda-se adotar procedimentos padronizados de destruição que garantam que as informações não poderão ser recuperadas por terceiros não autorizados.
Para documentos em papel, a prática mais comum é a trituração mecânica segura, preferencialmente utilizando trituradoras de nível industrial e corte em partículas finas (níveis altos na escala DIN 66399, por exemplo). Muitas organizações optam por contratar empresas especializadas em destruição confidencial de documentos, o que traz uma série de vantagens: essas fornecedoras disponibilizam recipientes lacrados e coletores de segurança para armazenagem temporária dos papéis descartados, fazem o transporte rastreado até a central de destruição e realizam a trituração sob rígidos protocolos de confidencialidade.
Todo o processo deve ser documentado, com emissão de um certificado de destruição para cada lote destruído, atestando que aqueles documentos foram eliminados de forma segura e responsável. Após a trituração, é prática sustentável encaminhar os resíduos de papel para reciclagem – o que além de reduzir o impacto ambiental, agrega valor de sustentabilidade ao projeto. Caso a empresa possua infraestrutura própria (por exemplo, fornos industriais certificados para incineração ou fragmentadoras de grande porte) e queira realizar a destruição internamente, é fundamental seguir as normas ambientais e de segurança do trabalho, além de registrar evidências do procedimento realizado.
Em qualquer dos casos, a confidencialidade deve ser priorizada: contratos de prestação de serviço com cláusulas de sigilo, equipes treinadas e supervisionadas, e medidas como acompanhamento do processo em tempo real ou auditorias periódicas são recomendáveis para assegurar que nenhum dado vaze durante o descarte.
No contexto da era digital, não podemos esquecer dos documentos eletrônicos obsoletos: bases de dados antigas, backups em mídias, discos rígidos ou SSDs com informações que já deveriam ter sido eliminadas. As práticas seguras aqui envolvem apagamento seguro (sobrescrita ou destruição criptográfica dos dados) e descarte adequado de mídias físicas (por exemplo, destruição física de HDs, fitas ou SSDs, muitas vezes utilizando os mesmos fornecedores especializados em descarte de documentos, que também lidam com mídia digital). Assim como no papel, o importante é garantir que os dados não possam ser reconstruídos após o descarte.
Lembre-se: a LGPD abrange tanto documentos físicos quanto digitais, de modo que a eliminação segura deve contemplar todos os formatos de informação. Adotar um cronograma regular – por exemplo, destruições programadas trimestral ou semestralmente – ajuda a evitar acúmulo de documentos obsoletos e demonstra diligência da empresa na proteção dos dados que armazena. Em síntese, as melhores práticas para o descarte seguro passam por: planejamento (saber o que, quando e como eliminar), parceria com serviços confiáveis (seja infraestrutura interna ou terceirizada certificada), registro e certificação de todo processo, e integração desse fluxo ao programa de compliance e governança de dados da empresa.
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