Muitos profissionais que lidam com informações sensíveis estão atuando remotamente pela primeira vez. Há uma série de desafios a enfrentar. Um dos mais relevantes: preservar a segurança e limitar os riscos envolvendo os dados da empresa. É preciso ter cautela na hora de mudar o ritmo e adotar novos processos e fluxos de trabalho.
O principal risco: nós mesmos
Lembre-se de que gerenciar a segurança e o risco dos dados envolve uma equação, da qual fazem parte: a tecnologia do software, as máquinas, os processos e o comportamento humano – e, geralmente, é este último o elo mais fraco.
Pense no seguinte:
– Se você costumava lidar com informações confidenciais antes da quarentena – por exemplo, registros de RH, segredos comerciais ou financeiros, pesquisas –, elas permanecem sigilosas e continuam necessitando de proteção.
– Se tinha que colaborar com outras pessoas para cumprir tarefas, ainda precisa.
– A exigência de completude e precisão dos dados e registros ainda vale, inalterada.
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Maximize a experiência do home office
Você precisa ser realista sobre o que, realmente, precisa para conseguir executar suas tarefas. Considere quatro fatores:
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Espaço dedicado
Você não pode compartilhar o espaço de trabalho com seu companheiro ou companheira de vida, com os filhos, os animais de estimação. Nem conseguirá ser eficiente despachando numa mesa de refeições ou outro ambiente coletivo, exposto a distrações e barulhos, como o da faxina. Escolha um local reservado, por mais compacto que seja.
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Tela
Se você costuma trabalhar usando um monitor grande ou vários monitores, não pense que conseguirá manter o mesmo nível de produtividade com um laptop ou uma tela única de 12 polegadas. Não subestime o componente psicológico e seu estado emocional durante a quarentena. Lidar com uma série de arquivos, simultaneamente, em visualização limitada causará irritação e afetará seu desempenho. Se possível, invista em equipamento adequado ou, pelo menos, adapte a televisão para uso profissional.
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Papel
A verdade é que, mesmo com todos os avanços tecnológicos, muita gente ainda precisa lidar com documentos físicos. Planeje-se e organize-se. A pior situação é ter sob sua responsabilidade papeis confidenciais perdidos em pilhas aleatórias ou até pela casa. O estresse a que se submeterá será imenso. Trate seu home office como um escritório real.
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Fontes de energia
Talvez não tenha se dado conta, mas precisará muitos acessos à energia elétrica para conseguir trabalhar de casa. Escolha um local que possua o máximo de tomadas disponíveis. E providencie réguas e extensões.
Outra coisa: se mora em uma área onde a queda de energia é frequente, considere também comprar uma bateria reserva e um filtro de proteção. Faltas ou picos de luz podem queimar equipamentos, fazendo com que perca arquivos.
Nesse sentido, lembre-se também de salvar seus avanços constantemente, em backup externo, como uma pen drive ou um HD.
