Manter uma equipe conectada seja no escritório ou trabalhando remotamente e garantir o acesso fácil, rápido e seguro às informações necessárias para que o fluxo de trabalho não seja prejudicado é fundamental para manter a produtividade, além de ser o foco de uma gestão documental eficiente.
Com uma produção cada vez maior de documentos, físicos ou digitais, o uso de uma solução de gestão de documentos deixou de ser uma opção e se tornou obrigatória para manter a eficiência da força de trabalho. De acordo com a Association for Intelligent Information Management (AIIM), o volume de informações deve ser multiplicada por 4,5 nos próximos dois anos.
Dessa forma, se os documentos continuarem espalhados por diversos escritórios e equipes, a tendência é uma parte dessas informações seja perdida, fique desatualizada e, na pior das hipóteses, caia em mãos erradas.
Uma solução de gestão de documentos deve tornar o fluxo de trabalho mais fácil e automatizado, permitindo maior transparência nos processos e permitindo que o funcionário encontre rapidamente as informações que deseja, no momento que precisa. A solução, também, precisa reunir todos os documentos em um único local, o que garante que todos na empresa acessem sempre o mesmo conjunto de informações.
Dessa forma, dependendo do método usado para a digitalização dos documentos, é possível pesquisar diretamente no conteúdo de cada arquivo ou usando palavras-chave, o que permite que o funcionário encontre a informação rapidamente. Novas tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina também contribuem para aprimorar a capacidade de extrair informações dos documentos.
A solução, também, comporta o compartilhamento de conteúdo com maior segurança, inclusive com pessoas de fora da empresa, garantindo armazenamento em local seguro e monitorando quem acessou, o que acessou, o que fez com o documento e quando o acessou. Assim, a empresa também incentiva a colaboração entre funcionário e clientes em tempo real, reduzindo o fluxo de papel e e-mails e as diversas versões de cada documento, de forma que todos, sempre, estão acessando a versão mais atualizada armazenada.
Além disso, com o crescimento do trabalho remoto, a empresa precisa garantir o acesso fácil e seguro às informações críticas para o trabalho de suas equipes e para que o fluxo de trabalho não sofra interrupções desnecessárias. Por meio da solução de gestão de documentos, é possível conceder ou negar acesso a determinados documentos, além de permitir que eles sejam acessados de qualquer local. Essas facilidades, combinadas com protocolos de segurança avançados, oferecem a maneira mais segura e eficaz de acessar e compartilhar documentos, ao mesmo tempo em que garante a manutenção da conformidade e regras de segurança e privacidade.
De acordo com pesquisa da revista Economic Times, os funcionários gastam mais de 25% do seu tempo de trabalho na busca por informações. Com a maior movimentação de documentos físicos e digitais e o uso de processos manuais e ineficientes isso torna ainda mais crítico buscar maneiras de reduzir o tempo que as equipes perdem com a captura, arquivo e compartilhamento desses documentos por toda a empresa. Dessa forma, a implementação de uma solução de gestão de documentos permite tornar boa parte desse fluxo de trabalho automatizado.
Como os documentos são automaticamente indexados, isso, rapidamente, melhora a eficiência e a produtividade dos funcionários, pois reduz erros administrativos e perda de documentos, evitando a necessidade de retrabalho.
O impacto na produtividade é claro, com a força de trabalho podendo se dedicar a tarefas mais estratégicas, de forma a agregar mais valor aos negócios.
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