Manter uma equipe conectada seja no escritório ou trabalhando remotamente e garantir o acesso fácil, rápido e seguro às informações necessárias para que o fluxo de trabalho não seja prejudicado é fundamental para manter a produtividade, além de ser o foco de uma gestão documental eficiente.
Com uma produção cada vez maior de documentos, físicos ou digitais, o uso de uma solução de gestão de documentos deixou de ser uma opção e se tornou obrigatória para manter a eficiência da força de trabalho. De acordo com a Association for Intelligent Information Management (AIIM), o volume de informações deve ser multiplicada por 4,5 nos próximos dois anos.
Dessa forma, se os documentos continuarem espalhados por diversos escritórios e equipes, a tendência é uma parte dessas informações seja perdida, fique desatualizada e, na pior das hipóteses, caia em mãos erradas.
Por que implementar uma solução de gestão documental
Uma solução de gestão de documentos deve tornar o fluxo de trabalho mais fácil e automatizado, permitindo maior transparência nos processos e permitindo que o funcionário encontre rapidamente as informações que deseja, no momento que precisa. A solução, também, precisa reunir todos os documentos em um único local, o que garante que todos na empresa acessem sempre o mesmo conjunto de informações.
Dessa forma, dependendo do método usado para a digitalização dos documentos, é possível pesquisar diretamente no conteúdo de cada arquivo ou usando palavras-chave, o que permite que o funcionário encontre a informação rapidamente. Novas tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina também contribuem para aprimorar a capacidade de extrair informações dos documentos.
A solução, também, comporta o compartilhamento de conteúdo com maior segurança, inclusive com pessoas de fora da empresa, garantindo armazenamento em local seguro e monitorando quem acessou, o que acessou, o que fez com o documento e quando o acessou. Assim, a empresa também incentiva a colaboração entre funcionário e clientes em tempo real, reduzindo o fluxo de papel e e-mails e as diversas versões de cada documento, de forma que todos, sempre, estão acessando a versão mais atualizada armazenada.
Além disso, com o crescimento do trabalho remoto, a empresa precisa garantir o acesso fácil e seguro às informações críticas para o trabalho de suas equipes e para que o fluxo de trabalho não sofra interrupções desnecessárias. Por meio da solução de gestão de documentos, é possível conceder ou negar acesso a determinados documentos, além de permitir que eles sejam acessados de qualquer local. Essas facilidades, combinadas com protocolos de segurança avançados, oferecem a maneira mais segura e eficaz de acessar e compartilhar documentos, ao mesmo tempo em que garante a manutenção da conformidade e regras de segurança e privacidade.
E o que a gestão de documentos tem a ver com a produtividade?
De acordo com pesquisa da revista Economic Times, os funcionários gastam mais de 25% do seu tempo de trabalho na busca por informações. Com a maior movimentação de documentos físicos e digitais e o uso de processos manuais e ineficientes isso torna ainda mais crítico buscar maneiras de reduzir o tempo que as equipes perdem com a captura, arquivo e compartilhamento desses documentos por toda a empresa. Dessa forma, a implementação de uma solução de gestão de documentos permite tornar boa parte desse fluxo de trabalho automatizado.
Como os documentos são automaticamente indexados, isso, rapidamente, melhora a eficiência e a produtividade dos funcionários, pois reduz erros administrativos e perda de documentos, evitando a necessidade de retrabalho.
O impacto na produtividade é claro, com a força de trabalho podendo se dedicar a tarefas mais estratégicas, de forma a agregar mais valor aos negócios.
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