A gestão de documentos já oferece diversos desafios para empresas de todos os setores, mas para os escritórios de advocacia pode ser ainda mais complicado. Os profissionais do setor chegam a lidar com um número assustador de documentos diariamente, e a maioria precisa ser mantida em segurança e confidenciais por períodos muito longos, além de estarem disponíveis rapidamente quando necessário.
Controlar essas informações manualmente, como era feito no passado, é muito caro, ineficiente e totalmente sujeito a erros que podem gerar prejuízos imensuráveis para as empresas e seus clientes.
Já a gestão de documentos adequada garante que essas informações sejam armazenadas com segurança, sejam organizadas corretamente e tenham rápida recuperação, aumentando a eficiência e produtividade do escritório.
Contar com um sistema de gestão de documentos é vital para transformar a realidade do setor jurídico. Esse sistema fornece um repositório centralizado para os documentos, ferramentas para organizar as informações, recursos de pesquisa e recuperação.
Uma gestão de documentos eficiente categoriza e indexa os documentos para serem facilmente encontrados. Isso reduz significativamente o tempo gasto na busca por uma informação específica, um fator crítico para o setor jurídico. Além disso, a solução fornece recursos aprimorados para garantir a proteção dessas informações, criptografando os dados e implementando controles de identidade e acesso e fornecendo uma trilha de auditoria que permite saber exatamente quem visualizou, fez alterações, compartilhou ou imprimiu o documento.
Um sistema de gestão de documentos também melhora a colaboração entre equipes, permitindo que vários profissionais trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo, identifiquem alterações e mantenham sempre a versão mais atualizada do documento em uso.
Além disso, a solução contribui para que a empresa cumpra mais facilmente com normas e regulamentos de conformidade, mantendo os documentos seguros e garantindo sua privacidade.
O setor jurídico exige que o sistema de gestão de documentos ofereça alguns recursos específicos para atender às particularidades dos escritórios e permitam uma gestão eficiente e eficaz:
A gestão de documentos jurídicos precisa de um sistema de armazenamento robusto para garantir a proteção das informações. Esse armazenamento pode ser no local ou na nuvem e deve, independentemente do modelo, garantir que as informações sensíveis e confidenciais sejam mantidas em total segurança.
Isso requer recursos para autenticação de usuários, controle de acesso, criptografia e backups regulares. Com isso, garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos e possam realizar alterações, evitando que as informações sejam perdidas, roubadas ou alteradas sem autorização.
Os escritórios de advocacia operam sob uma estrutura regulatória rígida e também precisam estar atentos aos regulamentos que guiam o trabalho dos seus clientes, como leis de privacidade e regulamentações específicas, por exemplo, voltadas para o setor de saúde.
Para isso, o sistema de gestão de documentos deve oferecer recursos integrados para que regulamentos de privacidade, confidencialidade e retenção de dados sejam atendidos com eficácia. Além disso, precisa contar com a capacidade de rastrear históricos de uso, aplicar políticas de segurança e retenção e gerar relatórios.
Conseguir buscar e recuperar informações rapidamente é fundamental para o setor jurídico. O sistema de gestão de documentos precisa fornecer recursos de pesquisa robustos que permitam aos usuários encontrar as informações desejadas utilizando os mais diferentes critérios, como palavras-chave, tipos de documentos, trecho do documento, autores e datas.
Uma pesquisa e recuperação eficiente reduz o tempo de busca e, principalmente, a frustração do usuário em ter que pesquisar em arquivos lotados de papel ou pastas digitais totalmente desorganizadas. Um sistema eficiente permite que essa busca seja realizada com alguns poucos cliques.
Documentos jurídicos podem passar por diversas revisões e atualizações. Por isso, o sistema de gestão de documentos precisa fornecer recursos para controlar as versões, rastrear alterações e garantir a manutenção de um histórico de versões de cada documento.
O controle de versão monitora o que cada usuário faz com determinado documento, permitindo que visualize as informações, reverta para versões anteriores e mantenha sempre a versão atualizada em destaque. Isso elimina riscos de encontrar informações erradas ou desatualizadas nos documentos. O sistema também permite que cada documento seja numerado, garantindo um identificador exclusivo para seu rastreamento e referência ao longo do ciclo de vida.
Os documentos podem ser gerados em vários formatos, como PDF, Word, Excel, entre outros. O sistema de gestão de documentos deve poder armazenar e abrir esses documentos em seus formatos, facilitando sua visualização, edição e colaboração sem que seja necessário implementar um aplicativo diferente ou convertê-lo. Isso facilita a usabilidade do sistema, permitindo que o usuário trabalhe com os documentos facilmente.
O sistema de gestão de documentos deve ser facilmente integrado aos outros sistemas e ferramentas em uso pela empresa. Essa integração garante que os dados fluam entre diferentes sistemas sem atrito, eliminando a entrada manual de dados e reduzindo erros. Com isso, os fluxos de trabalho são agilizados, permitindo que os usuários tenham acesso às informações em um único local.
A troca de informações é vital para o setor jurídico. Assim, o sistema deve contar com ferramentas que garantam o compartilhamento seguro de informações e facilitem o trabalho em equipe. Para isso, recursos de compartilhamento, definição de permissões e níveis de acesso, rastreamento de alterações e manutenção de histórico são fundamentais. O sistema também precisa permitir que diversos usuários visualizem e atualizem documentos simultaneamente e em tempo real.
Muitas vezes, diversos documentos podem estar relacionados a um único caso ou cliente. Os sistemas de gestão de documentos jurídicos precisam vincular automaticamente essas informações, permitindo uma visualização integrada e que facilite aos usuários o acesso automático aos demais arquivos vinculados. Isso torna os fluxos de trabalho mais eficientes e reduz o risco de perder informações críticas.
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