Uma gestão de documentos eficaz precisa garantir que as informações da empresa sejam facilmente recuperadas, afinal, nada é mais frustrante que buscar por um documento e não encontrá-lo, ainda mais quando essas informações são vitais para fechar um contrato ou evitar alguma punição legal.
Basicamente, a gestão de documentos consiste em categorizar, organizar, compartilhar e armazenar informações, não importando se esses documentos sejam físicos ou digitais. Apesar de, aparentemente, ser muito mais fácil organizar arquivos eletrônicos, a realidade é outra. Devido ao excesso de documentos, esse gerenciamento pode ser tão desafiador quanto documentos em papel.
Essa complexidade torna imprescindível a utilização de um sistema de gestão de documentos (DMS) para tornar a gestão mais eficiente e manter a produtividade dos funcionários ao mesmo tempo em que facilita o compartilhamento de informações corretas e a colaboração entre funcionários e equipes.
A importância da gestão de documentos para o trabalho remoto
O crescimento de um modelo híbrido de trabalho trouxe novas demandas para a gestão de documentos, que precisa permitir o acesso às informações a qualquer hora e de qualquer lugar.
A eficiência no trabalho remoto depende totalmente do acesso fácil e rápido aos documentos da empresa. Isso significa a adoção de uma abordagem que leve as plataformas de gerenciamento para a nuvem, permitindo que documentos sejam criados, modificados, compartilhados e armazenados em uma mesma plataforma centralizada e que também se integre aos sistemas de gerenciamento de projetos, vendas, marketing e atendimento ao cliente.
Melhores práticas na gestão de documentos
Independentemente do modelo de trabalho utilizado pela empresa, sistemas modernos de gestão de documentos trazem recursos avançados que permitem otimizar o fluxo de trabalho e facilitam a organização e a busca pelas informações.
Ou seja, fazem com que os dados sejam fáceis de manter, atualizar e de serem encontrados e compartilhados. Mas isso exige que regras claras e transparentes sejam criadas para guiar o manuseio e a manutenção desses documentos.
Escolha um bom sistema de gestão de documentos
Com essas regras criadas e compartilhadas entre todos os funcionários, o passo seguinte é escolher um DMS que atenda às necessidades da empresa e que reduza riscos de conformidade e privacidade.
Crie a estrutura adequada de arquivos e pastas
O DMS não irá organizar os documentos sozinho, cabe aos usuários criarem uma estrutura de arquivos e pastas, de acordo com as regras anteriormente divulgadas, para organizar e padronizar hierarquicamente as informações da empresa, inclusive por temas e departamentos.
Evite duplicações
O DMS fornece uma única fonte de informações que mantém sempre a versão mais atualizada de um documento para evitar que as informações estejam desatualizadas ou duplicadas e que garante que todos trabalhem sempre com a versão mais atualizada do documento. Além disso, a ferramenta deve ser capaz de identificar arquivos, pastas e conteúdos semelhantes para tornar a gestão mais eficiente.
Rotulagem
Assim como os arquivos e pastas precisam seguir uma padronização nas informações, a rotulagem deve ser uniforme, com nomenclatura compatível com a já implementada nos arquivos e pastas.
Controle de acesso
Um bom sistema de gestão de documentos permite que o controle de acesso aos documentos seja mais eficiente, garantindo que apenas funcionários autorizados possam acessá-los, além de monitorar o que esse usuário fez com o documento e quando o acessou.
Aumente a segurança
Com novos regulamentos de proteção e privacidade de dados, as empresas precisam estar preparadas para proteger as informações de funcionários e clientes, além de propriedade intelectual e informações comerciais confidenciais.
Invista na automação
Erros humanos são um dos maiores desafios para qualquer sistema de gestão de documentos. Portanto, automatizar processos repetitivos e rotineiros aumenta a eficiência e produtividade dos funcionários.
Investir em uma solução de gestão de documentos é fundamental para tornar o acesso às informações mais fácil e seguro, seja localmente ou remotamente. E nós podemos ajudar sua empresa nessa jornada. Fale com um dos nossos especialistas e conheça nossas soluções.
